МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ
БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ
«ВОРОНЕЖСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
УНИВЕРСИТЕТ»
В.А. Вялых
ОФИСНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ
Учебная программа курса
Воронеж
Издательский дом ВГУ
2016
Стр.1
Тематический план курса «Офисные технологии»
Виды занятий (часов)
№
п/п
Наименование темы
Лекции
Прак
тические
1
Введение в предмет
2
3
4
5
6
7
8
9
Построение организационной
структуры офиса. Эволюция
офисной деятельности
Планирование
деятельности
Внедрение в офисе корпоративной
культуры
Управление офисным персоналом.
Офис-менеджер в системе
секретариата
Организация
офисного делопроизводства
Требования к оснащению современного
офиса
Документирование проведения
инвентаризации и ревизий
Формирование и подготовка отчетной
документации
офисного
руководителя
Всего
3
18
56
34
108
1
3
Лаборатор
торные
Самостоятель
ная
работа
1
2
6 5
офисной
2 7 5
2 6 4
2 7 4
эффективного
3 6 4
2 7 4
2 7 4
для 2 7 3
Все
го
5
13
14
12
13
13
13
13
12
Стр.3
Организационно-методические указания
Курс «Офисные технологии» состоит из нескольких тематических
разделов, логически выстроенных в определенной последовательности.
Программа курса «Офисные технологии» предусматривает анализ и проектирование
офисной
деятельности,
изучение
информационных
процессов современного офиса.
Целью методических рекомендаций по изучению дисциплины является
обеспечение эффективности самостоятельной работы студентов с литературой:
учебно-теоретической, учебно-практической, учебно-наглядной
на основе рациональной организации ее изучения.
Целью дисциплины является знакомство с организацией современного
офиса, а также получение знаний в сфере эффективной организации
информационно – документационного обеспечения офисной деятельности.
Задачи
дисциплины:
- изучение нормативно-правовой базы офисной деятельности;
- знакомство с требованиями, предъявляемыми к организации современного
офиса;
- рассмотреть роль офис-менеджера в общей структуре секретариата;
- ознакомить студентов с организацией эффективного ведения систем документации
офиса;
- сформировать профессиональные практические навыки.
В результате изучения курса студент должен иметь представление:
о роли и значении офиса в современных условиях;
о современных видах офисов, их специфике и назначении;
об информационно - документационных технологиях и программных
продуктах, используемых специалистами функциональных служб офиса;
о разнообразии и сложности внутриофисных отношений между со6
документационно
Стр.6
трудниками;
о перспективах развития офиса;
Знать:
функции и задачи основных функциональных служб офиса;
роль руководителя офиса и предъявляемые к нему требования;
требования эргономики офиса и охраны труда сотрудников офиса;
требования к коммуникативной и информационно-документационной
деятельности офиса;
требования к оформлению, ведению и хранению документации офисной
деятельности;
Уметь:
организовывать повседневную офисную деятельность;
грамотно вести делопроизводство офисной деятельности;
использовать информационные технологии в профессиональной деятельности;
правильно организовывать свое рабочее место.
Изучение данного курса направлено на формирование следующих компетенций:
-
общекультурные компетенции ОК-7;
- общепрофессиональные компетенции ОПК-1, ОПК-6;
- профессиональные компетенции ПК-16.
Курс «Офисные технологии», общим объемом 108 часов, изучается в
течение второго семестра и завершается зачетом. Обучение по программе
данной дисциплины организуется в форме лекционных занятий с последующим
контролем знаний преподавателем. Промежуточный контроль заключается
в проверке знаний определенного объема материала, включающего
в себя информацию нескольких тем курса. Формами контроля явля7
Стр.7
ются устный опрос и письменное тестирование. Изучение курса студентами
завершается зачетом во втором семестре. Для контроля усвоения курса
предусматривается подготовка докладов, а также участие студентов в ролевых
играх по осваиваемым темам.
Обязательным условием допуска студента к зачету является подготовка
докладов по отдельным темам дисциплины. Объем материала включенного
в доклад зависит от емкости освещаемой темы. Подготовка студентами
докладов включает в себя изучение конспекта лекций преподавателя,
источников, а также основной и дополнительной литературы.
Тематический план курса «Офисные технологии» характеризует
структуру дисциплины с учетом видов организации учебного процесса
(лекции, практическая работа, самостоятельная работа студентов) на основании
учебного плана.
Тематическое содержание дисциплины
Тема 1. Введение в предмет.
Предмет, содержание и задачи курса. Основные понятия.
Понятие «офис» и его развитие.
Понятие «офисные технологии». Понятия «система делопроизводства
офисных технологий», «оргструктура офиса».
Структура офисных технологий.
Нормативно-правовая база дисциплины. Нормативно-методические
документы по делопроизводству. Характеристика обязательной и дополнительной
литературы, рекомендуемой для изучения дисциплины. Связь курса
с другими дисциплинами специальности.
8
Стр.8
Тема 2. Построение организационной структуры офиса. Эволюция
офисной деятельности.
Основные типы офисных организационных структур. Линейный тип и
его свойства. Функциональный тип и его свойства. Линейнофункциональный
тип и его свойства. Дивизиональный тип и его свойства.
Проблема выбора оргструктуры офиса и ее решение.
Эволюция офисной деятельности. Традиционный офис. Производственный
офис. Электронный офис.
Виртуальный офис, принципы функционирования. Особенности деятельности
организаций по обслуживанию виртуальных офисов в странах
Европы, США и России. Выбор и особенности необходимых услуг для
функционирования виртуального офиса: получение служебного адреса, пересылка
почты, виртуальный телефонный номер, пересылка факсовых сообщений,
услуги секретаря, хостинги обслуживание WEB-сайта, предоставление
помещений для ведения переговоров и проведения конференций.
Проблема выбора организации по предоставлению услуг виртуального
офиса.
Тема 3. Планирование офисной деятельности.
Виды офисной деятельности.
Информационная модель. Способы улучшения качества работы офиса
в информационном подходе.
Офис как коммуникационная модель. Иерархия взаимосвязанных
коммуникационных процессов. Типы коммуникаций. Автоматизация процессов
в коммуникационной модели.
Социально-техническая модель. Влияние внедрения информационных
технологий на ролевые структуры офиса. Требования к организации работы
офиса в социотехническом подходе.
9
Стр.9
Классификация офисных зданий. Различие западноевропейской и российской
классификации офисных зданий.
Принцип комплексности в планировании. Зависимость варианта деятельности
и планируемых результатов. Принципы оптимальности и детализации.
Планирование офисного пространства. Офис кабинетного типа. Открытое
пространство. Комбинированный офис. Пространство рабочей и
входных зон офиса.
Тема 4. Внедрение в офисе корпоративной культуры.
Понятие «корпоративная культура».
Формирование корпоративной культуры на начальном этапе офисной
деятельности, анализ ее эффективности. Поверхностный (видимый) и глубинный
(невидимый) уровни корпоративной культуры.
Элементы видимого уровня корпоративной культуры. Особенности
архитектуры зданий. Интерьер и экстерьер, их влияние на деятельность сотрудников
фирмы. Роль дизайна в формировании имиджа фирмы. Понятие
«миссия организации». Миссия фирмы как один из основных элементов
корпоративной культуры. Особенности формулировки миссии. Виды и планирование
корпоративных развлечений Влияние корпоративных развлечений
на эмоциональную привязанность сотрудников. Корпоративная фирменная
символика, ее составляющие. Профессиональная разработка фирменной
символики. Название и логотип. Психология восприятия символики
потребителями. Эксклюзивная фирменная символика. Корпоративные флаги.
Нагрудные и памятные знаки. Дресс-код как элемент корпоративной
культуры. Консервативный, коммуникативный, креативный стили одежды
персонала. Язык общения персонала. Корпоративные традиции. Герои и легенды
фирмы, их влияние на корпоративную культуру. Внутренние корпо10
Стр.10