Офис-менеджер (200,00 руб.)

Стр.1

Стр.2

Стр.3

Стр.4

Стр.5

Стр.6

Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°» È. Â. Волгина ОФИС-МЕНЕДЖЕР Практическое пособие 2-е издание • Специфика и секреты профессии • Компетенции и полномочия • Проблемы и практика их решения • Договоры, офис, транспорт • Аутсорсинг услуг Москва 2016

Стр.1

УДК 65 ББК 65.29 В64 Под редакцией В. В. Волгина, экономиста-международника, члена Международной академии наук информации, информационных процессов и технологий (МАН ИПТ). В64 Волгина И. В. Офис-менеджер: Практическое пособие / И. В. Вол- гина. — 2-е изд. — М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2016. — 452 с. ISBN 978-5-394-01729-2 В книге приведены подробные практические рекомендации по исполнению конкретных бизнес-процессов и функций, обычно относя- щихся к компетенции офис-менеджера в западных компаниях или ру- ководителя административного отдела в российских компаниях. Книга подготовлена на основе инструктивных материалов зарубежных ком- паний и многолетнего опыта работы автора в западных фирмах. Книга является образовательным и справочным ресурсом для ру- ководителей соответствующих подразделений. ISBN 978-5-394-01729-2 2 © Волгина И. В., 2006

Стр.2

Содержание Глава 1. ПОЛНОМОЧИЯ ОФИС-МЕНЕДЖЕРА ................................................. 7 Обязанности и права..................................................................................................................... 7 Зарубежная практика .................................................................................................................. 7 Российская практика..................................................................................................................... 8 Требования к офис-менеджеру............................................................................................ 9 Обязанности офис-менеджера .......................................................................................... 11 Права офис-менеджера ........................................................................................................... 14 Функции и персонал .................................................................................................................. 15 Примерное положение об административном (административно-хозяйственном) отделе ..................................................... 15 Подчиненный персонал ............................................................................................................19 Управление персоналом .......................................................................................................... 22 Аттестация сотрудников ......................................................................................................... 30 Мотивация ........................................................................................................................................... 34 Охрана труда ..................................................................................................................................... 36 Компьютеризация в управлении персоналом ...................................................... 37 Глава 2. ПОДДЕРЖКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КОМПАНИИ ......................... 41 Организация работы офиса ................................................................................................. 41 Функции административного отдела ........................................................................... 41 Эргономика рабочих мест сотрудников ..................................................................... 42 Порядок в офисе ............................................................................................................................. 45 Аутсорсинг .......................................................................................................................................... 48 Использование клининговых компаний для уборки офиса ...................... 50 Вопросы технической эксплуатации помещения .............................................. 54 Оргaнизaция систeмы бeзопaсности ............................................................................. 56 Телефонная связь ......................................................................................................................... 58 Видео-конференц-связь .......................................................................................................... 62 Организация питания сотрудников ............................................................................. 65 Организация поездок ................................................................................................................ 66 Общие вопросы ................................................................................................................................ 66 Бронирование мест в гостиницах ..................................................................................... 68 3

Стр.3

Визовая поддержка ..................................................................................................................... 71 Заказ билетов .................................................................................................................................... 73 Трансферы .......................................................................................................................................... 74 Корпоративные мероприятия ........................................................................................... 74 Корпоративный отдых .............................................................................................................. 75 Корпоративные тренинги ....................................................................................................... 84 Инсентив-программы, туры ................................................................................................. 85 Организация конференций ................................................................................................... 86 Глава 3. ЗАКУПКА ОФИСНОГО ОБОРУДОВАНИЯ................................... 88 Выбор офисной техники ........................................................................................................ 88 Определение потребностей ................................................................................................... 88 Виды офисной техники ............................................................................................................. 90 АТС ............................................................................................................................................................ 95 Мобильные телефоны ................................................................................................................ 97 Сервисные контракты ............................................................................................................... 99 Снабжение офиса расходными материалами .....................................................100 Выбор поставщиков .................................................................................................................103 Переговоры .......................................................................................................................................107 Ведение переговоров ................................................................................................................ 107 Общение с партнерами и клиентами .......................................................................... 110 Телефонные переговоры .......................................................................................................115 Договоры .............................................................................................................................................117 Основные положения ...............................................................................................................117 Поставка ..............................................................................................................................................141 Претензии ..........................................................................................................................................146 Глава 4. ОФИСНОЕ ПОМЕЩЕНИЕ............................................................................149 Подбор офисного помещения ..........................................................................................149 Классификация зданий ..........................................................................................................151 Полностью оборудованные офисы ................................................................................157 Виртуальные офисы .................................................................................................................158 Временные офисы ....................................................................................................................... 159 Вентиляция помещений ......................................................................................................... 160 Охранные системы .....................................................................................................................161 Противопожарные системы ............................................................................................... 162 Договоры аренды.......................................................................................................................... 167 Субаренда ........................................................................................................................................... 170 Планировка нового офиса .................................................................................................. 172 План офиса ........................................................................................................................................ 172 4

Стр.4

Оборудование рабочих мест ............................................................................................... 173 Логистика переезда в новое помещение ...............................................................176 Сдача прежнего офиса ............................................................................................................ 180 Глава 5. УЧЕТ И КОНТРОЛЬ........................................................................................... 182 Планирование и бюджетирование ................................................................................182 Текущие задачи ............................................................................................................................182 О бухгалтерском учете ...........................................................................................................185 Хищения и потери ......................................................................................................................191 Материальная ответственность ......................................................................................197 Глава 6. АВТОТРАНСПОРТ .............................................................................................204 Работа с транспортом ..............................................................................................................204 Организация автопарка ........................................................................................................205 Приобретение автомобилей ................................................................................................205 Лизинг....................................................................................................................................................209 Аренда ...................................................................................................................................................213 Авторынок .........................................................................................................................................214 Аутсорсинг в транспорте ...................................................................................................... 215 Документация и учет................................................................................................................ 216 Доверенность и ответчики .................................................................................................219 Глава 7. ВОПРОСЫ СТРАХОВАНИЯ......................................................................226 Страхование ответственности арендодателя...................................................... 227 Страхование имущества юридических лиц ......................................................... 228 Страхование от несчастных случаев, болезней и на время поездок ......................................................................................231 Страховые случаи ....................................................................................................................... 232 Страхование корпоративного автотранспорта ............................................... 234 Виды и условия.............................................................................................................................. 234 Действия при нaступлении стpaxового случaя .................................................241 ПРИЛОЖЕНИЯ ............................................................................................................................249 Примерные договоры ..............................................................................................................249 Договор на оказание юридических услуг ...............................................................249 Договор аренды помещения ............................................................................................... 251 Договор найма жилого помещения ...............................................................................257 Договор аренды жилого помещения у гражданина (физического лица) организацией (юридическим лицом) ................ 269 5

Стр.5

Договор на аренду локальной компьютерной сети .........................................280 Договор предоставления услуг (аутсорсинг) по уборке .............................285 Договор лизинга ............................................................................................................................289 Договор предоставления услуг (аутсорсинг) .......................................................295 Примерный договор подряда на уборку улиц и проездов ........................298 Договор аренды транспортного средства с экипажем (фрахтование на время) .................................................................................................301 Договор аренды транспортного средства (без экипажа) ...........................306 Договор об организации перевозок пассажиров автомобильным транспортом .....................................................................................311 Нормативные документы....................................................................................................319 Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51870-2002 “Услуги бытовые. Услуги по уборке зданий и сооружений. Общие технические условия” ...................................................................................319 Гражданский кодекс РФ о страховании ..................................................................335 Положение об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха водителей автомобилей (приложение к приказу Минтранса России от 20 августа 2004 г. № 15) ........................................... 338 Особенности регулирования труда работников транспорта в Трудовом кодексе РФ (глава 51) .........................................................................345 СанПиН 2.2.4.548-96 Гигиенические требования к микроклимату производственных помещений. (утв. постановлением Госкомсанэпиднадзора России от 1 октября 1996 г. № 21) (извлечение) ............................................................ 346 Правила пожарной безопасности в Российской Федерации (ППБ 01-03) (извлечения) (утв. приказом МЧС РФ от 18 июня 2003 г. № 313) ................................. 361 Нормы пожарной безопасности “Перечень зданий, сооружений, помещений и оборудования, подлежащих защите автоматическими установками пожаротушения и автоматической пожарной сигнализацией” (НПБ 110-03) ..........396 Нормы пожарной безопасности “Системы оповещения и управления эвакуацией людей при пожарах в зданиях и сооружениях”(НПБ 104-03) .................................................................................... 401 СНиП 21-01-97 Пожарная безопасность зданий и сооружений ......... 409 Примерная инструкция по пожарной безопасности для рабочих, ИТР и служащих ................................................................................445 Литература .......................................................................................................................................451 6

Стр.6