ISBN 5-238-01016-8 Агентство CIP РГБ Рассмотрены теоретические основы администрирования: сущность администрирования и понятие административной службы, роль офиса как центра административной деятельности, проблемы организации и функционирования офиса, принципы организации управления фирмой, определение целей и стратегии ее деятельности, проектирование оптимальной структуры офиса. <...> Современный офис может трансформироваться в достаточно крупную и сложную административную структуру, которая нуждается в собственном эффективном управлении. <...> Управленческий труд как разновидность общественного труда возник на определенной стадии развития общества, когда произошло отделение сферы управления от сферы производства и соответствующее обособление труда. <...> Управленческий труд отличен от физического труда как по содержанию, так и по характеру. <...> Он считал, что, чем выше уровень власти, тем шире сфера компетенции и ответственности и тем в большей степени деятельность руководителя выражается в собственно административной деятельности и в меньшей связана с другими специализированными областями деятельности. <...> Административная служба и административная деятельность Органом, осуществляющим администрирование на конкретном предприятии, является административная служба, функции которой, по мнению Файоля, многочисленны. <...> Таким образом, административные службы возникли в процессе развития и усложнения процесса управления разрастающимися предприятиями. <...> Есть учреждения, в которых предоставление административных услуг — их основная производственная функция и административные службы осуществляют главную, а не вспомогательную задачу. <...> Только в этом случае административные службы как вспомогательные органы могут функционировать на всех уровнях управления, начиная с самого высокого. <...> Одной из трудностей деятельности административных служб является то, что административная исполнительская деятельность <...>
Управление_офисом._Уч._пос._Гриф_МЦ_Проф._уч-к.pdf
УДК 658(075.8)
ББК 65.290-2ÿ73-1
ß62
Рецензенты:
профессор, заслуженный экономист РФ Н.А. Лупей
(зав. кафедрой Российского государственного
торгово-экономического университета);
доктор экономических наук, профессор С.В. Пирогов
(Московская международная высшая школа бизнеса)
Главный редактор издательства
кандидат юридических наук,
доктор экономических наук Н.Д. Эриашвили
Янкович, Шулим Абрамович.
Я62 Управление офисом: учеб. пособие для студентов вузов,
обучающихся по специальностям 062100 «Управление персоналом»
и 061100 «Менеджмент организации» / Ø.À. ßíêîâè÷.
— Ì.: ÞÍÈÒÈ-ÄÀÍÀ, — 255 ñ.
ISBN 5-238-01016-8
Агентство CIP РГБ
Рассмотрены теоретические основы администрирования: сущность администрирования
и понятие административной службы, роль офиса как центра
административной деятельности, проблемы организации и функционирования
офиса, принципы организации управления фирмой, определение целей и стратегии
ее деятельности, проектирование оптимальной структуры офиса. Дается
представление о субъектах управления и типах предпринимательских фирм.
Значительное место отведено подготовке и оформлению управленческих
документов, ведению деловой переписки, управлению персоналом,
деловому общению и эргономике.
Для студентов вузов, обучающихся по специальностям «Менеджмент
организации» и «Управление персоналом», а также руководителей фирм
и организаций, специалистов кадровых служб и делопроизводств.
ББК 65.290-2ÿ73-1
ISBN 5-238-01016-8
© Ø.À. ßíêîâè÷, 2006
© ИЗДАТЕЛЬСТВО ÞÍÈÒÈ-ÄÀÍÀ, 2006
Воспроизведение всей книги или любой ее
части любыми средствами или в какой-либо
форме, в том числе в Интернет-сети, запрещается
без письменного разрешения издательства.
Стр.3
ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ 3
Глава 1. АДМИНИСТРИРОВАНИЕ
И АДМИНИСТРАТИВНАЯ СЛУЖБА
1.1. Структура бизнеса и субъекты управления
1.2. Административная служба и административная
деятельность
Глава 2. ОФИС В СОВРЕМЕННОЙ СИСТЕМЕ
УПРАВЛЕНИЯ
2.1. Теоретические модели офиса
2.4. Роль руководителя офиса
Глава 3. ОРГАНИЗАЦИЯ ОФИСА
3.1. Принципы организации управления фирмой
3.2. Вопросы организации офиса
3.3. Организационные документы
Глава 4. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ СЛУЖБЫ ОФИСА
4.1. Разделение и кооперация труда в учреждениях
и организациях
4.2. Информационно-документационная служба офиса
4.3. Юридическая служба
4.4. Финансово-бухгалтерская служба
4.5. Кадровая служба (служба управления персоналом)
4.6. Техническая служба
4.7. Социально-бытовая служба
4.8. Служба безопасности
6
6
13
16
17
2.2. Специфика деятельности офиса и виды офисных работ 19
2.3. Функции офиса
21
22
27
27
33
35
41
41
42
47
48
51
53
53
54
4.9. Служба связей с общественностью и служба рекламы 55
4.10. Секретарская служба
252
56
Стр.253
Глава 5. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
5.1. Понятие документирования
5.2. Унификация и стандартизация управленческих
документов
5.3. Правила оформления управленческих документов
5.4. Виды управленческих документов
Глава 6. ДЕЛОВАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ
6.1. Рекомендации по написанию деловых писем
6.2. Типичные ошибки в языке и стиле деловой
корреспонденции
6.3. Правила оформления делового письма
6.4. Схема построения деловых писем в России
и за рубежом
6.5. Виды писем
6.6. Деловая переписка с использованием иных средств
связи
7.2. Регистрация документов
7.3. Контроль исполнения документов
7.4. Систематизация документов и составление
номенклатуры дел
7.5. Экспертиза ценности документов и оформление
дел для сдачи в архив
7.6. Работа с документами, содержащими коммерческую
тайну
Глава 8. УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ ОФИСА
8.1. Характеристика управленческого персонала
8.2. Кадры управления
8.3. Основные документы по личному составу
64
64
68
69
81
86
87
89
92
95
98
103
Глава 7. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ 107
7.1. Документооборот
107
110
113
114
117
120
128
128
131
135
8.4. Порядок приема, перемещения и увольнения
работников 137
8.5. Документирование движения и оценки персонала
8.6. Основные правила ведения трудовых книжек
8.7. Ведение личных карточек и личных дел
8.8. Взаимоотношения администрации и работников
офиса 157
8.9. Режим труда и отдыха персонала
8.10. Мотивация вознаграждения и оплата труда персонала 163
253
142
150
156
159
Стр.254
8.11. Дисциплина труда и трудовой распорядок
8.12. Разрешение трудовых споров
Глава 9. ДЕЛОВОЕ ОБЩЕНИЕ
9.1. Деловой разговор
9.2. Деловая беседа
9.3. Ñïîð, полемика
9.4. Подготовка и проведение совещаний
9.5. Прием посетителей в офисе
9.6. Телефонные разговоры
9.7. Проведение протокольных мероприятий
Глава 10. ЭРГОНОМИКА ОФИСА
10.1. Факторы, влияющие на условия труда
10.2. Охрана труда персонала офиса
10.3. Культура труда в офисе
10.4. Оборудование офиса
10.5. Офисный дизайн
10.6. Организация рабочих мест в офисе
Глава 11. ПЕРСПЕКТИВЫ РАЗВИТИЯ ОФИСА
11.1. Концепция офиса будущего
11.2. Новые требования к персоналу
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК
ПРИЛОЖЕНИЯ
173
175
177
177
179
180
181
183
184
187
197
197
199
200
201
203
204
209
210
213
216
222
254
Стр.255