Делопроизводство и документооборот

Стр.1

Стр.2

Стр.35

Стр.36

Министерство образования Российской Федерации Омский государственный университет УДК 65.012.224(075) ББК 65.052я73 С 34 Рекомендовано к изданию учебно-методическим советом ОмГУ Рецензенты: д-р экон. наук, проф. А.Е. Миллер, д-р ист. наук, проф. В.Д. Полканов, канд. ист. наук, доц. Г.И. Евсеева ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И ДОКУМЕНТООБОРОТ Учебное пособие (для студентов экономического факультета) С 34 Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие (для студентов экономического факультета) / Сост. Т.В. Сиганова. – Омск: Омск. гос. ун-т, 2004. – 71 с. ISBN 5-7779-0451-3 В пособии рассматриваются вопросы документационного обеспечения управления, компьютерных технологий в ДОУ, системы документации, организации документооборота и его анализа. Описаны особенности и правила работы с кадровой документацией и конфиденциальными документами. Приводятся контрольные вопросы и задания к практическим работам. Предназначено для студентов экономического факультета дневной, вечерней и заочной форм обучения по дисциплине «Делопроизводство и документооборот». УДК 65.012.224(075) ББК 65.052я73 ISBN 5-7779-0451-3 Издание ОмГУ Омск 2004 © Сиганова Т.В., составление 2004 © Омский госуниверситет, 2004

Стр.1

Введение Основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждения составляют документы. Содержащаяся в них информация будет обладать юридической силой и может быть использована в профессиональной деятельности только при соблюдении ряда обязательных делопроизводственных операций. При работе с документами ежедневно приходится решать большой комплекс вопросов, связанных с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, с подписанием, согласованием, отправкой, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив либо уничтожением. Без правильной организации работы невозможно справиться с потоком документов, быстро найти требуемый документ, навести по нему справки, а также проконтролировать его исполнение или обеспечить сохранность. Реалии современного производства и бизнеса диктуют определенные требования в области документационного обеспечения управления (ДОУ). При существующей смешанной системе делопроизводства, когда все документопотоки в организации рассредоточиваются по структурным подразделениям для их обязательного исполнения, знания в области ДОУ необходимы всем. Молодому специалисту, впервые пришедшему на работу, помимо знаний и навыков составления документов необходимо иметь представление об особенностях взаимодействия и движения документов на предприятии. Руководителям, которые не являются, как правило, конкретными исполнителями оформления документов, важно знать не только структуру самого документа, но и иметь представление, посредством издания какого документа и как можно разрешить ту или иную административную ситуацию. Таким образом, в наши дни все служащие являются участниками единого делопроизводственного процесса. Сегодня наряду с профессиональными навыками работник должен уметь создавать документы в соответствии с существующими нормами, государственными стандартами, законами Российской Федерации, методическими рекомендациям Росархива, министерств, ведомств и организаций. Не стоит забывать также, что под созданием и исполнением документа, как правило, подразумевается выполнение работником конкретного производственного задания, а информация, содержащаяся в том или ином документе, подчас предопределяет развитие производственного или управленческого процесса. Документ, оформленный должным образом, обеспечивает не только оперативность работы, но и создает имидж серьезного, делового партнера. 3 В связи с внедрением в делопроизводство новых технологий очень важны знания об организации безбумажного делопроизводства, организация которого требует не только применения современных технических средств (компьютеров, компьютерных сетей и программ), приобретения дополнительных знаний о создании, использовании, хранении документов на машинных носителях. Самое главное – это выработка принципиально новых подходов к организации документоведения, повышение всеобщей культуры и выработка всеобщих моральных норм работы в коллективной сети. Необходимо также изменить психологию отношения к документу и документообороту, четче определить критерии ценности документа, наконец, создать новые правила работы с документами и научиться следовать им. Недостаточно приобрести программный продукт и объединить в общую сеть весь компьютерный парк предприятия, необходимо всем участникам «игры» усвоить общие правила, порядок и нормы, которые во многом предстоит еще создать и внедрить. В настоящий момент на прилавках магазинов и в библиотеках скопилось множество учебной и справочной литературы по делопроизводству. Содержащаяся в них информация не всегда бывает актуальной и правильной. В отдельных изданиях содержатся сведения и примеры, которые противоречат государственным стандартам РФ, инструкциям Росархива и нарушают национальные традиции русского делопроизводства. Подобная «пестрота» мнений и сведений в учебных пособиях вызывает сложность при самостоятельном их изучении. Оправдавшие себя на практике. рациональные формы и методы создания обработки документов могут быть доведены до уровня общей нормы лишь при условии, что все участвующие в этих процессах будут достаточно точно придерживаться в своей деятельности единых правил и норм документационного обеспечения управленческой деятельности. Иными словами, ДОУ – это «игра по правилам», и эти правила должны знать все ее участники. В связи с этим актуальной задачей является изучение основных норм делопроизводства. А так как вуз готовит будущих руководителей и исполнителей, все чаще встает вопрос о том, что специалист с высшим образованием должен получить современные знания и навыки в области документоведения, независимо от выбранной специальности. Это обстоятельство определяет важность изучения такой дисциплины, как «Делопроизводство и документооборот». 4

Стр.2

Оглавление Введение..................................................................................................3 1. Терминологическая база документоведения 1.1. Основные базовые понятия и термины..................................5 1.2. Функции документа .................................................................7 1.3. Системы документации ...........................................................7 2. Нормативные требования к составу основных реквизитов и их оформлению...........................................................................................8 2.1. Требования к составу реквизитов ...........................................9 2.2. Общие требования к оформлению реквизитов....................10 3. Бланки документов...........................................................................23 4. Классификация документов ............................................................24 4.1. Общая классификация документов.......................................25 5. Организационные документы .........................................................26 6. Распорядительные документы ........................................................28 6.1. Приказ по основной деятельности........................................29 6.2. Выписка из приказа................................................................31 6.3. Постановление, распоряжение и указания...........................31 7. Справочно-информационные документы ......................................32 7.1. Акт...........................................................................................32 7.2. Протокол .................................................................................33 7.3. Докладная записка..................................................................36 7.4. Служебная записка.................................................................38 7.5. Объяснительная и пояснительная записка...........................38 7.6. Письмо.....................................................................................39 7.7. Справка....................................................................................41 8. Документы по личному составу......................................................41 8.1. Приказ по личному составу...................................................43 8.2. Резюме.....................................................................................44 8.3. Заявление.................................................................................46 8.4. Система хранения кадровых документов.............................46 8.5. Трудовая книжка ....................................................................47 9. Организация работы с документами...............................................48 10. Организация документооборота и его основные этапы..............51 10.1. Прием и обработка входящих документов ........................52 10.2. Рассмотрение документов руководителем (резолюция)...........................................................................................................53 10.3. Работа с исходящими документами....................................54 11. Анализ документооборота и методы его совершенствования .............................................................................................................54 69 70 12. Работа с конфиденциальными документами............................... 56 13. Компьютерные технологии в делопроизводстве......................... 57 14. Контрольные вопросы ................................................................... 65 15. Задания к практическим работам.................................................. 66 Заключение ........................................................................................... 67 Библиографический список................................................................. 68

Стр.35

Учебное издание Татьяна Викторовна Сиганова ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И ДОКУМЕНТООБОРОТ Учебное пособие (для студентов экономического факультета) Технический редактор Е.В. Лозовая Редактор Л.М. Кицина Подписано в печать 29.04.04. Формат 60х84 1/16. Печ. л. 4,5. Уч.-изд. л. 4,7. Тираж 250 экз. Заказ 241. Издательско-полиграфический отдел ОмГУ 644077, Омск-77, пр. Мира, 55а

Стр.36