СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
И ДОКУМЕНТООБОРОТА
РЕДАКЦИОННАЯ КОЛЛЕГИЯ
А. Н. Артизов – председатель
редакционной коллегии, руководитель
Федерального архивного агентства,
д-р ист. наук
В. И. Андреева – научный редактор
журнала, канд. ист. наук, проф.
каф. трудового права и права социального
обеспечения Российской академии
правосудия
Е. В. Богданова – главный редактор
ИД МЦФЭР
М. В. Ларин – директор Всероссийского
научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела,
д-р ист. наук, проф.
В. Э. Баласанян – председатель совета
директоров компании «Электронные
Офисные Системы», канд. техн. наук
А. А. Линев – генеральный директор
ЗАО «Компания ИнтерТраст»
Г.А. Серова – проф. каф.
автоматизированных систем
документационного обеспечения
управления РГГУ
№11
2014
Уважаемые коллеги!
В этом году ВНИИДАД приступил
к переработке ГОСТ
Р 6.30–2003 «УСД. УСОРД.
Требования к оформлению
документов», и в настоящее
время ведется сбор и анализ
материала, который позволит
пересмотреть стандарт.
В.Ф. Янковая, заместитель директора
ВНИИДАД, подготовила
материал о причинах
разработки нового стандарта.
Что должно учитываться при
ISSN 2218-922X
11
его разработке? Каковы основные направления совершенствования
ГОСТ Р 6.30-2003 и какие изменения произойдут
в составе реквизитов документов? Ответы на эти и многие
другие вопросы вы найдете в статье.
Как можно использовать облачные технологии в процессе
обучения? О возможностях сервиса OneDrive читайте в публикации
Г.А. Серовой «Современные информационные
технологии – неотъемлемая часть учебного процесса
(на примере использования сервиса OneDrive)».
Н.В. Артонкина продолжает знакомить вас с основными стандартами
в области управления проектами. Тема статьи из
ноябрьского выпуска – стандарт Organizational Competence
Baseline (OCB), он же – Требования к компетентности организации
в области управления проектами. Кому этот стандарт
может быть интересен и кто может потенциально использовать
его в работе?
В этом номере в рубрике «Формула успеха» мы начинаем
цикл статей, посвященный вопросам управления персоналом
служб ДОУ. Из первой статьи цикла вы узнаете о
том, как составить профиль должности, какие существуют
методы и средства поиска кандидатов, а также познакомитесь
с методикой проведения интервью при отборе кандидатов.
Е.Н. Кожанова поделится с вами секретом, как облегчить
сотрудникам восприятие организационных документов
по делопроизводству, оформив памятки по работе с документами.
Какие
документы необходимо поменять в связи с принятием
профессиональных стандартов? В каких документах и
как их правильно применять? Ответы на эти и многие другие
вопросы ищите в статье Е.В. Шестаковой.
В ноябрьском номере вас также ждут ответы на актуальные
вопросы в рубрике «Вопрос – ответ». Мы ждем ваших новых
вопросов!
Желаем вам нескучного, яркого, богатого событиями и новыми
проектами ноября!
9 772218 922146
Ваш главный редактор
Екатерина Губернская
egubernskaya@mcfr.ru
Стр.3
СОДЕРЖАНИЕ
СОВРЕМЕННОЕ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
В.Ф. Янковая
ГОСТ Р 6.30–2003 «УСД. УСОРД.
Требования к оформлению
документов»: движение вперед
6
Причины разработки нового стандарта.
Что должно учитываться при его разработке?
Основные направления совершенствования
ГОСТ Р 6.30–2003. Какие изменения про и зойдут
в составе реквизитов документов?
Устранение в новом стандарте ошибок,
которые были допущены при подготовке
ГОСТ Р 6.30–2003. Актуальные требования
к оформлению реквизитов и бланков
документов
ИНФОРМАЦИОННЫЕ
ТЕХНОЛОГИИ В СОВРЕМЕННОМ
ДОКУМЕНТООБОРОТЕ
Г.А. Серова
Современные информационные
технологии – неотъемлемая часть
учебного процесса (на примере
использования сервиса OneDrive)
17
Использование сервисных услуг Интернета
для организации обучения. Сетевой сервис
OneDrive и применение его возможностей
на практике. Сервисы: Создание папок,
Календарь, Люди. Приложение Outlook.com.
Преимущества облачного файл-хостинга
Школа заказчика
Н.В. Артонкина
Проектная методология: IPMA
Стандарт Organizational Competence Baseline
(OCB) – Требования к компетентности
организации в области управления
проектами. Кому этот стандарт может быть
интересен и кто может потенциально
использовать его в работе? Какими
компетенциями должна обладать проектноориентированная
организация и каким
образом их можно совершенствовать?
Оценка компетентности организации
в области управления проектами
27
ФОРМУЛА УСПЕХА
О.А. Нечаева
Поиск и отбор персонала в службу
ДОУ
38
Мы начинаем цикл статей, посвященный
вопросам управления персоналом служб
ДОУ. Данные темы будут интересны в первую
очередь руководителям служб ДОУ.
Как составить профиль должности?
Выбор методов и средств поиска кандидатов.
Отбор кандидатов. Собеседование
с кандидатом. Как оформляется заявка
на подбор персонала? Методика проведения
интервью при отборе кандидатов
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ
УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Е.Н. Кожанова
Организационные документы
по делопроизводству: облегчаем
восприятие и продвигаем в массы
59
Регламентирование процессов делопроизводства
в организации. Как сделать
регламент по делопроизводству рабочим
документом, к которому сотрудники будут
обращаться ежедневно? Преодоление
трудностей восприятия. С чего начать?
Средства и инструменты. Как оформить
памятку по работе с документами?
Примеры и полезные рекомендации
Е.В. Шестакова
Какие документы необходимо
поменять в связи с принятием
профессиональных стандартов?
65
Понятие профессиональных стандартов и их
использование. В каких документах и как
правильно применять профессиональные
стандарты? Общие черты профессиональных
стандартов и квалификационных требований
и их отличия. Формирование кадровой политики,
переподготовка и поощрение кадров.
Использование профессиональных
стандартов в должностных инструкциях
СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА • № 11 2014
Стр.4
СОДЕРЖАНИЕ
ВОПРОС – ОТВЕТ
75
Почему разделяются понятия EIM и ECM?
В EIM информация охватывает контент?
Какие функции мобильных приложений СЭД
используются в ходе заседаний? Как
законодательство регламентирует архивное
хранение электронных документов? Какие
сейчас существуют поисковые возможности
в системах электронного документооборота?
Как интегрируются функции автоматизации
административных процессов (BPM)
и традиционные задачи управления
документами в организациях? Кто согласовывает
должностные инструкции, если нет ни
юриста, ни кадровика? Как составить приказ
о проведении субботника? Можно ли
создать единую систему электронного
документооборота в компании всероссийского
масштаба? Какие специфические
проблемы сопутствуют реализации
ЕСМ-проектов? Сейчас есть много CRMсистем,
которые содержат набор функций
для работы с клиентами. Есть облачные,
стационарные, платные и бесплатные.
Каковы отличия в их функционале? Как
правильно расставить знаки препинания?
Какой процесс более сложный: разработка
и внедрение заказного решения или
внедрение тиражируемого продукта? Какие
новые технологии и подходы появятся в
управлении корпоративной информацией
в ближайшем будущем? Что необходимо
для того, чтобы ECM-системы заработали
в полную силу? Квалификационный
справочник является рекомендательным
пособием или обязательным? Существует ли
разница между государственными заказчиками
и клиентами корпоративного сектора?
Для чего собираются итоговые записи
заведенных дел в структурных подразделениях
за год и куда они подшиваются? Как
провести проверку в структурных подразделениях
на предмет сохранности документов?
Уважаемые читатели!
Для более удобной работы с журналом используются следующие
знаки-указатели:
Обратите внимание
Запишите важную
информацию
Учредитель и издатель: ЗАО «МЦФЭР»
Генеральный директор – Максим Межанский
Издательский дом МЦФЭР:
Директор – Валентин Гирихиди
Главный редактор – Екатерина Богданова
Объединенная редакция:
Руководитель – Анна Шилина
ashilina@mcfr.ru
Редакция:
Главный редактор – Екатерина Губернская
egubernskaya@mcfr.ru
Редактор по работе с авторами – Юлия Одинокова
yodinokova@mcfr.ru
Выпускающий редактор – Екатерина Исламова
Редактор – Татьяна Портнова
Дизайн-концепция – Иван Железняк
Верстка – Вадим Соболев
Адрес редакции: 127287, г. Москва,
ул. 2-я Хуторская, д. 38А, стр. 17
Тел.: (495) 937-90-80 (многоканальный)
www.sekretariat.ru, www.profl it.ru
Для писем: 129164, г. Москва, а/я 9
document@mcfr.ru, document@sekretariat.ru
Вопрос
Читайте
в ближайших
номерах
Подписные индексы:
«Роспечать» – 37296, 37295
«Почта России» – 79290, 79281
«Пресса России» – 90061, 90059
Группа маркетинга:
Руководитель – Наталья Кащеева
Тел.: 8 (495) 937-90-80, доб. 57-80, nkcom@mcfr.ru
Размещение рекламы:
Руководитель – Наталья Синицина
Тел.: 8 (495) 937-90-80, доб. 27-45, nsinitsina@mcfr.ru
Ведущий менеджер – Елена Романенко
Тел.: 8 (495) 937-90-80, доб. 57-10, eromanenko@
mcfr.ru
Отдел по работе с клиентами:
Тел.: 8 (495) 937-90-82, 933-63-17.
Факс: 8 (495) 933-52-62
E-mail: ap@mcfr.ru
Претензии по доставке направляйте по факсу:
8 (495) 933-52-62
Е-mail: pressa@mcfr.ru
Редакция не несет ответственности за содержание
рекламных материалов.
Мнение редакции может не совпадать с мнением
авторов.
Перепечатка материалов допускается только
с письменного согласия редакции.
На заметку
Письмо
в редакцию
Типичная ошибка
Подробнее
Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-40896
от 15.07.2010
Выдано Федеральной службой по надзору
в сфере связи, информационных технологий
и массовых коммуникаций.
Цена свободная.
Подписано в печать 10.10.2014.
Дата выхода в свет 28.10.2014.
Формат 70 Ч 108 1/16. Тираж 4000 экз.
Печать офсетная. Бумага мелованная.
Усл. печ. л. 8,4. Уч.-изд. л. 6,25.
Изд. № 6578. Заказ № 5069
ЗАО «МЦФЭР»
Юридический адрес: 129090, г. Москва, ул. Щепкина,
д. 25/20
Отпечатано в ОАО «Первая Образцовая
типография»
Филиал «Чеховский Печатный Двор»
142300, Московская область, г. Чехов,
ул. Полиграфистов, д. 1
Сайт: www.chpd.ru, e-mail: sales@ chpd.ru
Тел./факс: 8 (496) 726-54-10
© ЗАО «МЦФЭР», 2014
document@mcfr.ru
Стр.5
НОВОСТИ
О европейском проекте E-ARK («Электронный ковчег»)
по хранению архивных документов и знаний
реализация европейского проекта E-ARK
(European Archival Records and Knowledge
Preservation) «Электронный ковчег». В течение
3 лет будет вестись многонациональная
научно-исследовательская работа по созданию
«электронного ковчега» для цифровых и бумажных
архивных документов для решения проблемы
сохранения цифровых данных, хранящихся в
различных системах по всей Европе.
Участниками этого проекта являются DLM
Н
Форум, включающий 22 государственных архива
и ряд коммерческих и технических провайдеров,
Коалиция по обеспечению сохранности цифровых
документов (DigitalPreservationCoalition) и пр.
Коммерческие провайдеры, используя модель
лицензирования Apache (Программирование и
контроль аналоговой информации), смогут включить
проектную продукцию в свои собственные системы,
увеличивая их надежность и долговечность.
Таким образом, работа государственных архивов
по внедрению новой системы архивирования
электронных документов станет примером для
других архивных организаций и архивов.
а период с 1 февраля 2014 г. по
31 января 2017 г. запланирована
Ведущий специалист проекта из
Университета Портсмута д-р Джанет Дельв
заявила, что «проблема накопления данных
является очень серьезной. При использовании
данных, хранящихся в 30 европейских странах,
применяется множество различных методов
на различных системах. С внедрением
электронного правительства и проектов
по открытым данным, архивам в настоящее
время необходимо обеспечивать сохранность
огромного массива цифрового материала. Цель
данного проекта состоит в снижении рисков
потери информации из-за неэффективных
методов хранения документов, особенно таких,
как веб-страницы и большие данные (bigdata,
большие данные – это наборы данных такого
объема, которым трудно управлять с помощью
традиционного программного обеспечения и
баз данных)».
Благодаря проекту E-ARK будет обеспечен
легкий и эффективный доступ к архивным
документам руководящим органам стран
Европы, государственным организациям,
коммерческим структурам и гражданам этих
стран.
Подробную информацию о проекте можно
получить на сайте: http://www.eark-project.eu.
Источник: http://www.vniidad.ru/.
Всероссийский конкурс «Проектный Олимп»
проектной деятельностью в государственном
секторе «Проектный Олимп», организованный
Аналитическим центром при Правительстве
РФ. Методическую поддержку в организации
конкурса оказывает Ассоциация СОВНЕТ.
Это первый конкурс подобного рода,
1
который планируется сделать ежегодным.
Цель конкурса – поддержка организаций
госсектора, внедряющих проектное
управление, популяризация лучших практик.
В ходе конкурса будет оцениваться не
конкретный проект или программа,
а именно система управления проектами. А это
значит, что предметом оценки может быть и
часть проектной деятельности, к примеру
управление приоритетными проектами.
августа 2014 г. стартовал Первый ежегодный
конкурс профессионального управления
Для участия в конкурсе приглашены
федеральные министерства, ведомства,
подведомственные учреждения, госкорпорации,
региональные администрации, правительства
субъектов Федерации, региональные органы
исполнительной власти и т. д. Оценка конкурса
будет проводиться по эксклюзивной методике,
основанной на хорошо зарекомендовавших
себя в мире критериях оценки такого рода
деятельности. Возглавляет жюри Первый
заместитель Руководителя Аппарата
Правительства РФ М.А. Акимов.
Награждение победителей состоится
20 ноября 2014 г. в Аналитическом центре в
рамках Конференции «Практика применения
проектного управления в государственном
секторе».
Источник: http://ac.gov.ru/
4
СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА • № 11 2014
Стр.6
НОВОСТИ
О порядке заверения копий документов,
представляемых в налоговые органы
М
инистерство финансов РФ в своем письме
от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142 дает
разъяснения относительно заверения копий
документов, представляемых в налоговые
органы.
Например, при заверении необходимо
учитывать цели представления в налоговые
органы копий документов налогоплательщика,
а именно их дальнейшее использование в
контрольной работе, в том числе в качестве
доказательственной базы.
При прошивке многостраничного
документа необходимо:
• обеспечить возможность свободного
чтения текста каждого документа, всех дат,
виз, резолюций и т. д.;
• исключить возможность механического
разрушения подшивки при изучении копии
документа;
• обеспечить возможность свободного
копирования каждого отдельного
листа документа в пачке современной
копировальной техникой (в случае
необходимости представления копии
документа в суд);
• осуществить последовательную нумерацию
всех листов в подшивке и при заверении
указать общее количество листов
(кроме отдельного листа, содержащего
заверительную надпись).
На оборотной стороне последнего листа
(либо на отдельном листе) должны быть
проставлены реквизиты: «Подпись», «Верно»,
должность лица, заверившего копию, личная
подпись, расшифровка подписи (инициалы,
фамилия), дата заверения. Указанный
лист должен содержать надпись: «Всего
пронумеровано, прошнуровано, скреплено
печатью ___ листов» (количество листов
указывается словами).
С целью обеспечения прав
налогоплательщиков и контроля ими
выполнения налоговыми органами
ограничения на повторное истребование
документов (в соответствии с п. 5 ст. 93
Налогового кодекса) рекомендуется
представлять истребуемые документы
с сопроводительным письмом и описью
представляемых документов.
Источник: http://base.consultant.ru/
Шесть групп документов
переведены из бумажной в электронную форму
Правительства РФ в части отмены ограничений
на использование электронных документов при
взаимодействии предпринимателей
и органов государственной власти» новые
группы документов (их шесть), предоставляемые
предпринимателями в государственные органы,
теперь возможно использовать в электронном
виде.
Ранее эти группы документов могли быть
С
предоставлены только в бумажном виде.
Среди этих документов – справки валютного
контроля и протоколы согласования цены в
фармацевтической отрасли, заявление
на регистрацию радиоэлектронных средств
и высокочастотных устройств, результаты
проведения независимой оценки пожарного
огласно постановлению от 15.08.2014 № 816
«О внесении изменений в некоторые акты
риска. Также юридические и физические лица,
владеющие на праве аренды находящимися
в федеральной собственности памятниками
истории и культуры, могут подать заявление
на право получения льготной арендной платы
также в электронном виде. В форме электронного
документа или на бумажном носителе можно
предоставлять сведения для регистрации
объектов в государственном реестре опасных
производственных объектов.
Проект этого постановления был
подготовлен при участии АНО «Агентство
стратегических инициатив по продвижению
новых проектов» и внесен Министерством связи
и массовых коммуникаций РФ в соответствии
с пунктом 1 Плана мероприятий «Повышение
качества регуляторной среды для бизнеса».
Источник: http://minsvyaz.ru/
document@mcfr.ru
5
Стр.7
СОВРЕМЕННОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
ОВРЕМЕННОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
ГОСТ Р 6.30-2003
«УСД. УСОРД. Требования к оформлению
документов»: движение вперед
Разработка новой редакции стандарта диктуется рядом причин: вопервых,
срок действия стандарта уже превышает 10 лет (стандарт
принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от
03.03.2003 № 65-ст) – это тот срок, после которого стандарт должен
перерабатываться или отменяться; во-вторых, за прошедшие годы
произошли серьезные изменения в нормативной базе; в-третьих, мы
наблюдаем изменения в технологиях, применяемых для документирования
деятельности организаций. Гораздо более широкое применение
получили информационные системы электронного документооборота,
в связи с чем организации постепенно переходят к использованию
электронных документов, которые в условиях безбумажного документооборота
становятся единственным экземпляром документа, т. е.
подлинником. Все это, безусловно, должно учитываться при разработке
правил и требований, предъявляемых к документированию управленческой
деятельности.
ведется сбор и анализ материала, который позволит пересмотреть
стандарт, уточнить ряд положений, какие-то положения,
как уже сейчас полагают разработчики, нужно будет исключить
из стандарта, но и, конечно, необходимо при этом добавить
ряд новых положений, актуальных для современной практики
документирования.
В
В.Ф. Янковая,
зам. директора
ВНИИДАД,
канд. ист. наук
© В.Ф. Янковая, 2014
Из истории стандарта
Напомним, что стандарт распространяется на организационнораспорядительные
документы, относящиеся к Унифицированной
системе организационно-распорядительной документации
(УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения,
протоколы, акты, письма и др. Стандарт устанавливает состав
реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов
и требования к бланкам документов, включая бланки докумен6
СОВРЕМЕННЫЕ
ТЕХНОЛОГИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА • № 11 2014
этом году Всероссийский научно-исследовательский институт
документоведения и архивного дела приступил к
переработке данного стандарта, и в настоящее время
Стр.8
СОВРЕМЕННОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
тов с воспроизведением Государственного герба Российской
Федерации. В связи с тем что в настоящее время УСОРД фактически
в организациях не применяется (система с 1993 г. не
ведется, т. е. не актуализируется), и не функционирует (ликвидирован)
тот технический комитет Росстандарта, который когдато
занимался вопросами унификации документации и через
который проходили соответствующие стандарты, работа по
переработке ГОСТ Р 6.30-2003 будет вестись в другом техническом
комитете – ТК 191, занимающемся разработкой стандартов
по информации, библиотечному и издательскому делу.
Это тот комитет, через который проходили стандарты по управлению
документами (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, ГОСТ Р ИСО
23081-1-2008 и др.), а также недавно утвержденный стандарт
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному
и издательскому делу. Делопроизводство и архивное
дело. Термины и определения».
ГОСТ Р 6.30-2003 является фактически четвертой редакцией
первых двух стандартов, разработанных еще в 1972 г.:
● ГОСТ 6.38-72 «Унифицированные системы документации.
Система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов»;
● ГОСТ 6.39-72 «Унифицированные системы документации.
Система организационно-распорядительной документации.
Формуляр-образец».
В 1990 г. эти стандарты были переработаны, их содержание
было объединено в один стандарт – ГОСТ 6.38-90 «Унифицированные
системы документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования
к оформлению документов», который был переработан в 1997 г.
(ГОСТ Р 6.30-97). В 2003 г. стандарт был пересмотрен, и был
утвержден и введен в действие ГОСТ Р 6.30-2003, действующий
в настоящее время.
Процедура разработки и утверждения национальных стандартов
Российской Федерации, проведение работ по их обновлению,
а также правила отмены действующих стандартов установлены
ГОСТ Р 1.2-2004*. Стандарт предусматривает случаи,
при которых национальный стандарт подлежит обновлению
(раздел 5.1 стандарта):
● если содержание стандарта вошло в противоречие с
федеральными законами, иными нормативными правовыми
актами Российской Федерации, техническими
регламентами, целями и принципами национальной
стандартизации и в результате не удовлетворяет со*
ГОСТ Р 1.2-2004. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила
разработки, утверждения, обновления и отмены. М.: ИПК издательство стандартов,
2005.
document@mcfr.ru
7
Стр.9