Министерство образования и науки российской Федерации
Федеральное агентство по образованию
Ярославский государственный университет им. П.Г. Демидова
Кафедра управления и предпринимательства
ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ
ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ
(организационно-распорядительная документация)
Методические указания
к практическим занятиям
для студентов экономических специальностей
Рекомендовано
научно-методическим советом университета
для студентов специальностей Бухгалтерский учет, анализ и аудит, Менеджмент
организации, Мировая экономика
Ярославль 2005
1
Стр.1
УДК 338.2+651(078)
ББК У9(2)212.86я73
Д 63
Рекомендовано
редакционно-издательским советом ЯрГУ
в качестве учебного издания. План 2005 года
Рецензент
кафедра управления и предпринимательства
Ярославского государственного университета им. П.Г. Демидова.
Составитель Л.Н. Сальникова
Д 63
Документационное обеспечение управления (организационно-распорядительная
документация): методические указания к
практическим занятиям / Сост. Л.Н. Сальникова ; Яросл. гос. ун-т. –
Ярославль: ЯрГУ, 2005. – 95 с.
Данные указания являются методическим руководством по
проведению практических занятий по документационному обеспечению
управления. Изучение дисциплины предполагает проведение
теоретических (лекционных) занятий, выполнение контрольных заданий
и самостоятельных работ. В методическом руководстве рассмотрены
вопросы: применение нового государственного стандарта
по ДОУ; требования к оформлению реквизитов; оформление организационной
и распорядительной документации; вопросы организации
документооборота. Разработаны контрольные вопросы, задания,
тематика рефератов, тесты. Определены требования к знаниям
и умениям студентов по разделам изучаемого курса.
Предназначено студентам, обучающимся по специальностям
Бухгалтерский учет, анализ и аудит, Менеджмент организации, Мировая
экономика (дисциплина "Документальное обеспечение управления,
блок ОПД, ДС). всех форм обучения.
Табл. 1. Рис. 2. Библиогр.: 40 назв.
УДК 65.01:338.2
ББК У9(2)212.14
© Ярославский государственный
университет, 2005
© Л.Н. Сальникова, 2005
2
Стр.2
1. Терминология документационного
обеспечения управления
Основы документационного обеспечения управления – это
деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации
работы с документами при осуществлении процесса
управления.
Документ выступает объектом и результатом труда в управленческом
аппарате, он закрепляет организационно-распорядительную
деятельность, взаимодоговоренности сторон, дает информацию
по экономическим результатам деятельности организации.
Документы
имеют юридическую силу и служат доказательством
фактов при решении хозяйственных споров в арбитражном
суде или при рассмотрении трудовых споров с работниками
предприятия.
Знание вопросов документирования управленческой деятельности
дает возможность работать без конфликтов.
Значение организации делопроизводства для совершенствования
аппарата управления объясняется большим удельным весом
документации в процессе управления организацией, предприятием,
учреждением.
В зависимости от назначения документы могут выполнять
различные роли. Коммуникативная функция документов обеспечивает
внешние связи учреждений, организаций; информационная
функция дает возможность анализировать деятельность; научно-историческая
функция обеспечивает исследование истории
организаций, их взаимосвязи, место и значение в обществе.
Функцию информационно-документационного обеспечения
выполняют специальные структурные подразделения: управления
делами, общие отделы, секретариаты, канцелярии, архивы, в
небольших фирмах - секретари-референты (секретари-помощники).
Постановлением
Госстандарта России от 27 февраля 1998 г.
№ 28 принят и введен в действие новый стандарт на терминологию
делопроизводства и архивного дела – ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство
и архивное дело. Термины и определения. Стан3
Стр.3
дарт принят взамен ранее действовавшего ГОСТ 16487-83 с аналогичным
названием. Новый стандарт отразил изменения, произошедшие
в понятийном аппарате документационного обеспечения
и архивного дела, накопившиеся за прошедшие 15 лет.
Термины, представленные в ГОСТ Р 51141-98, разделены на
три раздела: общие понятия, делопроизводство (с двумя подразделами:
документирование и организация работы с документами)
и архивное дело (с подразделами: организация документов Архивного
фонда Российской Федерации, обеспечение сохранности
документов, научно-информационная деятельность архивов).
Приведем основные понятия по ГОСТ Р 51141-98:
Делопроизводство; документационное обеспечение (управления)
-
отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и
организацию работы с официальными документами.
Документ - документированная информация, зафиксированная
на материальном носителе с реквизитами, позволяющими ее
идентифицировать.
Реквизит документа – обязательный элемент оформления
официального документа.
Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих
автора официального письменного документа.
Понятие формуляра документа впервые введено в стандарт
и определяется как «набор реквизитов официального письменного
документа, расположенных в определенной последовательности».
В
новом стандарте формуляр-образец (документа) определяется
как «модель построения документа, устанавливающая область
применения, форматы, размеры полей, требования к построению
конструкционной сетки и основные реквизиты».
В стандарт введены давно используемые, но ранее не стандартизированные
термины:
– входящий документ; поступивший документ – документ,
поступивший в учреждение;
– исходящий документ; отправляемый документ – официальный
документ, отправляемый из учреждения;
– внутренний документ – официальный документ, не выходящий
за пределы подготовившей его организации.
4
Стр.4
К числу вновь введенных в стандарт понятий из области документационного
обеспечения относятся следующие понятия:
– иконографический документ – документ, содержащий преимущественно
изображение произведения искусства, специальной
или художественной фотографии;
– служебный документ – официальный документ, используемый
в текущей деятельности организации;
– организационно-распорядительный документ – вид письменного
документа, в котором фиксируется решение административных
и организационных вопросов, а также вопросов управления,
взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности
органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их
подразделений и должностных лиц;
– внешние признаки документа – признаки, отражающие
форму и размер документа, носитель информации, способа записи,
элементы оформления;
– носитель (документированной) информации – материальный
объект, используемый для закрепления и хранения на нем
речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе
в преобразованном виде;
– документ на машинном носителе - документ, созданный с
использованием носителей и способов записи, обеспечивающих
обработку его информации электронно-вычислительной машиной;
–
видеограмма (документа) – изображение документа на экране
электронно-лучевой трубки.
Включение в стандарт таких терминов, как носитель информации,
документ на машинном носителе, видеограмма свидетельствует,
прежде всего, о расширении понятийной базы делопроизводства
в связи с широким применением автоматизированной
технологии обработки документов.
Кроме названных понятий, впервые включенных в терминологический
стандарт, в ГОСТ вошли и термины из области унификации,
в частности:
– система документации – совокупность документов, взаимосвязанных
по признакам происхождения, назначения, вида, сферы
деятельности, единых требований к их оформлению;
5
Стр.5