СОВРЕМЕННАЯ ЛАБОРАТОРНАЯ ПРАКТИКА
Аудит в лАборАтории. Проверяющие и Проверяемые
И. Г. НАЗАРОВА
НИТУ МИСиС – Московский институт стали и сплавов
(технологический университет), центр сертификации «Металлсертификат»
кому предстоит проверка. В данной публикации
мы обсудим вопросы планирования аудитов и поведения
обеих сторон при проведении внешних
проверок, которые приносят руководителям лабораторий
достаточно много забот и волнений.
Аудит – мероприятие заранее планируемое.
П
Организация, заказывающая аудит, платит за него
и, конечно же, ожидает от такого мероприятия не
только констатации того, что в лаборатории выполняется
не так, как требуется нормативными
документами и действующей системой менеджмента,
но и получения полезных рекомендаций
по улучшению деятельности. Ведь основной целью
любого аудита является оценка соответствия
установленным требованиям и определение областей
для улучшения деятельности. А для того,
чтобы аудит прошел на высоком уровне и принес
пользу проверяемой организации (как принято
сегодня говорить – добавил ценность), необходима
серьезная подготовка как со стороны внешних
аудиторов, так и со стороны всех тех, кому такая
проверка предстоит.
Наиболее часто аудит испытательных лабораторий
проводится с целью ее аккредитации, т.е.
подтверждения ее компетентности в соответствии
с требованиями ГОСТ Р ИСО/МЭК 17025
[3]. Однако ряд лабораторий ставят перед собой
еще одну задачу – проведение сертификации системы
менеджмента на соответствие требовани2
родолжим
разговор об аудитах [1, 2].
Как подготовиться к аудиту тем, кто
будет проверять (аудиторам), и тем,
ям системных стандартов, из которых наиболее
распространены ГОСТ Р ИСО 9001 (ISО 9001)
[4], ГОСТ Р ИСО 14001 (ISO 14001) [5], OHSAS
18001[6]. Независимо от конкретной цели аудита
– аккредитации или сертификации – принципы,
методы и процедуры аудита остаются неизменными,
соответствующими руководящим указаниям
ГОСТ Р ИСО 19011[7] .
Для установления первоначального контакта
проверяющих с проверяемыми необходимо получить
информационные данные о лаборатории,
включающие название и юридический статус организации,
численность сотрудников лаборатории,
фамилии руководителей и контактных лиц,
телефоны, факсы и адреса электронной почты для
обмена информацией. Первоначальный контакт
устанавливается с целью:
– подтверждения полномочий для проведения
аудита;
– согласования графика аудита и состава аудиторской
группы;
– определения подготовительных мероприятий
к аудиту;
– получения разрешения на доступ к соответствующим
документам, включая записи;
– согласования присутствия стажеров, наблюдателей
и сопровождающих для аудиторской
группы.
Первым этапом аудита является предварительный
анализ документации. Лаборатория должна
представить документы, которые позволят составить
представление о ее деятельности и системе
март 2011
Стр.2
СОВРЕМЕННАЯ ЛАБОРАТОРНАЯ ПРАКТИКА
менеджмента, гарантирующей получение достоверных
результатов измерений, испытаний и анализов.
Это, в первую очередь, Положение о лаборатории,
Руководство по системе менеджмента,
Паспорт лаборатории. Эксперту необходимо
определить свидетельства адекватности внутренней
документации и процедур лаборатории требованиям
ГОСТ Р ИСО/МЭК 17025, если нужно,
то и требованиям системных стандартов. Анализу
подвергаются также записи по выполняемой
деятельности и результаты предыдущих аудитов,
в случае, когда таковые были.
Посмотрим, что же включает в себя, так называемый,
аудит адекватности. Это оценка качества
документов, при которой оцениваются:
– внешний вид и оформление документа;
– наличие необходимой информации в колонтитулах;
–
идентичность форм страниц документа;
– адекватность наименования и содержания;
– структурное построение документа;
– наличие дат и подписей разработчиков, проверяющих,
согласующих и утверждающих документ;
–
использование точных и однозначных терминов
и определений;
– обеспечение непрерывности при описании
различных видов деятельности;
– описание деятельности с необходимым уровнем
детализации;
– определение необходимости внесения изменений
в документацию.
В случае, если представленных на экспертизу
документов недостаточно для того, чтобы сложить
представление о деятельности и компетентности
лаборатории, эксперт может запросить дополнительную
информацию, либо предложить
доработать представленные документы.
При положительных результатах проверки по
первому этапу принимается решение о возможности
проведения аудита «на месте», т.е. о выезде аудиторской
группы непосредственно в лабораторию.
март 2011
Руководителем органа по аккредитации (или
руководителем экспертной организации) назначается
руководитель группы аудиторов и определяется
ее состав. Следует заметить, что информация
по составу аудиторской группы доводится до сведения
проверяемой организации заблаговременно,
и организация может отклонить какую-либо
кандидатуру в случае, если у нее имеются данные
о предвзятости суждений данного аудитора.
Следующим немаловажным этапом является
подготовка плана аудита, включающего временной
график проверки подразделений и должностных
лиц.
План аудита предусматривает описание деятельности
и мероприятий по проведению аудита.
Он содержит следующую информацию:
– цель и область аудита;
– основание для проведения работ по аудиту;
– перечень документов, на соответствие которым
будет осуществляться проверка;
– даты и места проведения аудита;
– перечень процессов, подразделений и должностных
лиц, которые будут проверяться;
– ожидаемое время проведения аудита на местах,
включая совещания с руководством и совещания
группы по аудиту;
– роли и обязанности членов аудиторской группы
и сопровождающих лиц;
– материально-техническое обеспечение (средства
передвижения, оборудование на месте и др.);
– все, что касается обеспечения конфиденциальности;
–
любые действия по результатам аудита.
После того, как план аудита согласован обеими
сторонами, персонал всех проверяемых структурных
подразделений следует вовремя (до аудита)
проинформировать о цели аудита, времени
проверки, об элементах стандарта, относящихся
к этой проверке, а также о правилах взаимоотношений
с аудиторами.
Принимающей стороне для работы аудиторов
необходимо выделить оборудованное помещение,
3
Стр.3