ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО АЗБУКА
ПРОФЕССИЯ
!
Памятка-вклейка
Чек-лист «Организация
рабочего совещания»
Начинаем публиковать полезное приложение
к журналу – отрывные чеклисты
по основным обязанностям
секретарей и помощников. Чек-лист
можно вырезать и поместить себе на
рабочий стол или доску рядом с рабочим
местом. Можно отдать коллеге.
Соберите нашу профессиональную
коллекцию!
ПРОФЕССИЯ
4
Зимина О.М.
Пять запретных тем для общения
на работе для секретарей
и помощников
Болтун не только находка для шпиона,
но и первый кандидат на увольнение
из компании. Это не значит, что вам
следует постоянно держать рот на замке
– крайности ни к чему. Разглашайте
столько информации, сколько требуется
для налаживания профессиональных
отношений. Научиться поддерживать
деловую коммуникацию, быть
милым и приятным человеком, строго
ограничивая темы бесед, – тяжелый
труд, но оно того стоит. О чем нельзя
разговаривать с коллегами, если вы не
хотите заработать репутацию непрофессионала
с «языком без костей»?
8
Юдакова М.А.
Нетворкинг: как сплести полезные
связи. Часть 1
Вы узнаете, как научиться самому полезному
навыку в мире – завязывать
и поддерживать социальные связи.
Что мешает нетворкингу
в России
и почему не следует оставлять попытки
развивать его? Каких результатов можно
достичь в бизнесе, имея широкий
круг друзей и партнеров? Разбираемся,
как завязывать и продолжать полезное
знакомство, какие темы обсуждать
с новым собеседником, какие правила
этикета соблюдать, как использовать
социальные сети для
налаживания
контактов.
САМООБРАЗОВАНИЕ
16
Зимина О.М.
Самообразование для секретарей:
как учиться эффективно
и доводить начатое до конца
Почему важно продолжать получать
новые навыки, даже имея диплом о высшем
образовании? Чему и где может
обучиться секретарь и помощник? Что
следует подтянуть в первую очередь,
чтобы конкурировать на рынке труда
и оставаться незаменимым сотрудником
на текущем месте работы? Как выбрать
хороший онлайн-курс, не уступающий
«живым» образовательным
программам? Спланируйте программу
вашего самообразования, воспользовавшись
нашими советами и подборкой
полезных курсов.
2 СЕКРЕТАРЬ-РЕФЕРЕНТ / № 10 ОКТЯБРЬ / 2021
24
Кожанова Е.Н.
Инструкция по делопроизводству:
оформление отдельных видов
документов. Часть 2
Рассмотрим, как сформулировать правила
подготовки протоколов и писем,
приведем пример соответствующего
раздела
«Особенности
подготовки
и оформления отдельных видов документов»
для локальной инструкции
по делопроизводству, а также образцы
полного и краткого протокола, выписки
из протокола, делового письма.
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
32
Назарова Л.А.
Как облегчить согласование
документов: реестр неучтенных
замечаний к проекту документа
и другие нюансы
Что делать, если один или несколько
специалистов, которые согласуют документ,
недовольны и исходным текстом,
и правками, внесенными другими
специалистами? Ведь нередко в таких
ситуациях исполнитель не может взять
на себя ответственность за принятие
или непринятие замечаний. Решение
есть – реестр неучтенных замечаний
к проекту документа. В статье объясним
роль этого документа в процессе
согласования, приведем его пример
и расскажем о других нюансах, которые
с ним тесно связаны.
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
44
Номенклатура дел без ошибок.
Практикум
Объясним основные ошибки, которые
допускают секретари и делопроизводители
при подготовке номенклатуры дел.
ШПАРГАЛКА
48
Буслаева Е.С.
Как составить преамбулу распорядительного
документа?
На примере рассмотрим, как без ошибок
составить первую часть распорядительного
документа – преамбулу.
Стр.8
ОТДЕЛ КАДРОВ
50
Артонкина Н.В.
Новый профстандарт для специалистов
по цифровизации документооборота
Расскажем
о профессиональном стандарте
«Специалист цифровой трансформации
документированных сфер деятельности
организации», который утвержден
приказом Минтруда России
от 31.03.2021 № 192н. Документ уже действует
с 01.09.2021. Считаем, что в нем перечислены
одни из самых важных и актуальных
трудовых функций будущего.
АРХИВНОЕ ДЕЛО
70
Ворушина А.П.
Взаимодействие организации –
источника комплектования и государственного
(муниципального)
архива. Часть 1: как согласовывать
номенклатуру дел
В статье объясним, почему для организации
важно точно знать свой архивный
статус, что значит «организация –
источник комплектования» и другие
понятия архивной сферы, которые
помогут лучше разобраться в процессах.
Кроме этого, поясним, когда
предоставлять на рассмотрение в государственный
архив составленную
в организации номенклатуру дел и при
каких условиях ее точно согласуют.
Также рассмотрим основные ошибки,
которые допускаются при составлении
этого документа.
79
Ваш вопрос
Каким документом руководствоваться
при определении сроков хранения
документов, образующихся в деятельности
предприятий нефтегазовой и химической
отраслей?
80
Кожанова Е.Н.
Уничтожение документов
в удаленных филиалах
В статье объясним, как организовать
централизованное уничтожение документов
в филиальной сети компании,
руководить ею из центрального офиса
и документировать ее деятельность.
СЕКРЕТАРЬ-РЕФЕРЕНТ / № 10 ОКТЯБРЬ / 2021 3
86
Кожанова Е.Н.
Как секретарю уточнить номенклатуру
дел: 7 шагов
Приведем алгоритм действий,
СТИЛЬ
который
поможет секретарю организации
собрать информацию со структурных
подразделений, внести актуальные изменения
в номенклатуру дел и оформить
ее.
ТЕХНОЛОГИИ
93
Федоренкова Н.В.
Программы для удаленного синхронного
перевода и не только:
как выбрать подходящую вам
Расскажем о самых популярных в мире
онлайн-платформах для виртуальных
совещаний и удаленного перевода:
KUDO, Interprefy, Interactio, Speakus,
Verspeak, а также об event-платформе
Zoom. Сравним функционал и стоимость
этих сервисов, чтобы помочь
секретарям и помощникам с обязанностями
переводчиков выбрать удобный
вариант.
104
Алексеева А.С.
Волшебная капсула – базовый гардероб
для секретаря: когда каждая
вещь работает
Маша – секретарь в компании, где
нет строгого дресс-кода, однако есть
пожелание руководителя, что секретарь
должна выглядеть респектабельно
и стильно. У Маши есть муж
и дочь-пятиклассница (следовательно,
возможны совместные походы
в кино-кафе-театры-гости). Живет семья
в небольшой квартире (места немного,
хочется компактный, но все же закрывающий
все сферы жизни гардероб,
тем более что в деньгах семейство
ограничено). Носить Мария предпочитает
брюки, а не юбки-платья, потому
что на работу ездит на общественном
транспорте с пересадками. Расскажем,
как пошагово собрать для такого
секретаря базовый гардероб. Заодно
приведем задания, выполнив которые
вы сможете оценить и переосмыслить
свою одежду для работы.
Стр.9