УДК 002.6
ББК 65.050.2
Р69
Романов, Дмитрий Александрович.
Р69
Правда об электронном документообороте [Электронный ресурс] /
Д. А. Романов, Т. Н. Ильина, А. Ю. Логинова. — 2-е изд. (эл.). — Электрон.
текстовые дан. (1 файл pdf : 222 с.). — М. : ДМК Пресс, 2018. —
(БизнесПРО). — Систем. требования: Adobe Reader XI либо Adobe Digital
Editions 4.5 ; экран 10".
ISBN 978-5-93700-062-0
Эта книга для тех, кто уже использует в своей деятельности автоматизированные
системы, и для тех, кто только задумывается о том, чтобы с помощью современных техно
логий поднять управление на новый качественный уровень.
Издание рассказывает о том, как развивалось отечественное делопроизводство, от чего
зависят его специфические черты и особенности, какие законодательные акты и положе
ния определяют современные деловые отношения, а также о типовых процессах, стандар
тах и регламентах, современных технологиях в области электронного документооборота.
Специальные главы посвящены обзору продуктов и решений от ведущих компанийпостав
щиков российского рынка информационных технологий. Выбор решения не может ограни
чиваться функциональностью продукта, поэтому в книге представлена вся цепочка техно
логического процесса, включая определение критериев выбора, методологию внедрения
и сопровождения системы, а также анализ экономической эффективности.
Электронный документооборот – это не просто автоматизация отдельного бизнес
процесса организации, поэтому в книге нашли отражение такие вопросы, как использо
вание электронной цифровой подписи, защита информации, интеграция различных при
ложений и использование систем управления знаниями.
Книга представляет интерес для работников делопроизводственных служб, секрета
рейреферентов, отделов автоматизации, руководителей среднего и высшего звена, а так
же студентов, изучающих делопроизводство и менеджмент.
ББК 65.050.2
УДК 002.6
Деривативное электронное издание на основе печатного издания: Правда
об электронном документообороте / Д. А. Романов, Т. Н. Ильина, А. Ю. Логинова.
— М. : ДМК Пресс, 2002. — (БизнесПРО). — 224 с. — ISBN
5-94074-171-1.
В соответствии со ст. 1299 и 1301 ГК РФ при устранении ограничений, установленных техническими
средствами защиты авторских прав, правообладатель вправе требовать от нарушителя
возмещения убытков или выплаты компенсации.
ISBN 978-5-93700-062-0
©ДМК Пресс, 2002
Стр.3
СОДЕРЖАНИЕ
ПРЕДИСЛОВИЕ ................................................................................................... 7
ГЛАВА 1. ИСТОРИЯ И ТЕОРИЯ ..................................................................... 9
От киевских князей до наших дней .................................................................. 9
Пергамент .............................................................................................................. 9
Приказы ...............................................................................................................10
Столбец ...............................................................................................................11
Образцовые книги ...............................................................................................12
Коллегии ..............................................................................................................12
Тетради .................................................................................................................13
Министерства ......................................................................................................14
Машинопись ........................................................................................................15
Советская эпоха государственного делопроизводства .......................................16
Компьютерные технологии ..................................................................................19
Автоматизированные системы управления (АСУ) ............................................... 20
Современное законодательное
и нормативнометодическое регулирование ..............................................21
Законодательное регулирование делопроизводства ............................................21
Нормативнометодическое регулирование делопроизводства ............................ 22
Термины и определения ..................................................................................... 24
Документ .............................................................................................................. 25
Делопроизводство, документооборот,
электронный архив, деловые процедуры ............................................................. 25
Действующие лица, основные понятия, типовые процессы .................. 26
Действующие лица .............................................................................................. 26
Основные понятия ............................................................................................... 27
Документооборот: типовые операции ................................................................. 29
Документирование: типовые операции ............................................................... 32
Архив: типовые операции .................................................................................... 32
Выводы ................................................................................................................ 35
ГЛАВА 2. ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ: БЫСТРЕЕ,
ЭКОНОМНЕЕ, ЭФФЕКТИВНЕЕ. ПРОБЛЕМЫ ВЫБОРА ................. 36
Автоматизация документооборота – объективная необходимость ..... 36
WorkFlow, GroupWare и прочие непонятные слова ............................................. 37
Стр.4
4
Правда об электронном документообороте
Какую систему выбрать ..................................................................................... 40
Основные требования к функциональности системы ..........................................41
Совместимость автоматизированной системы
и сложившейся инфраструктуры ......................................................................... 42
Историческая справка о правовой охране
программного обеспечения ................................................................................. 42
Обзор автоматизированных систем управления документами .............. 44
Прикладные решения на основе DOCUMENTUM 4i ......................................... 45
Корпоративная система “Кодекс: Документооборот”.
Внедрение готовых решений ............................................................................... 52
DOCS Fusion (PowerDOCS & CyberDOCS).
Распределенная система управления документами ............................................ 58
Fulcrum Knowledge Network. Система управления
базами знаний в масштабе предприятия .............................................................61
Решения Lotus/IBM в области электронного управления
документами, потоками работ и поиска информации .......................................... 62
LanDocs: тиражируемый продукт и основа построения
корпоративной информационной системы .......................................................... 67
Программный комплекс компании “Оптима” ..................................................... 73
Продукция компании ABBYY ............................................................................... 77
ГЛАВА 3. СИСТЕМА “БОССРЕФЕРЕНТ”: АРХИТЕКТУРА
И ОСНОВНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ ............................................................... 84
Электронный документооборот “в разрезе” ............................................... 84
Компоненты системы “БОССРеферент” и их назначение ................... 85
Общесистемные словари и справочники ..................................................... 86
Модуль “Справочник организации” .................................................................... 86
Модуль “Словари” ............................................................................................... 88
Модуль “Внешние адресаты” .............................................................................. 89
Общесистемные сервисы ................................................................................. 90
Модуль “Шаблоны” ............................................................................................ 90
Модуль “Регистратор” ......................................................................................... 90
Модуль “Согласование” ...................................................................................... 92
Модуль “Поручения” ........................................................................................... 94
Модуль “Коммутатор” ......................................................................................... 96
Специализированные функциональные подсистемы ............................... 97
Модули “Канцелярия” и “Документы” ................................................................ 97
Модуль “Внешние контакты” ............................................................................ 100
Модуль “Контроль договоров” ..........................................................................101
Модуль “Инженерное обеспечение” .................................................................102
Модули “Конференция” и “Новости” ............................................................... 102
Потоковое сканирование ................................................................................ 104
Стр.5
Содержание
5
ГЛАВА 4. МЕТОДОЛОГИЯ
“ACСELERATED VALUE METHOD” .........................................................110
Типы информационных систем ......................................................................110
Инновация процессов .....................................................................................115
Бизнесконтекст. Краткое досье ........................................................................116
Бизнеспроцессы ...............................................................................................117
Модели идеальных бизнеспроцессов ............................................................... 122
Подготовка плана действий ............................................................................... 124
Коллективная разработка .............................................................................. 125
Закон Парето и концепция ValueFrame .............................................................125
Структурное интерактивное прототипирование ................................................ 127
Этапы работы ....................................................................................................129
Стратегия проектирования и разработки .......................................................... 130
Пилотный проект ...............................................................................................131
Внедрение в масштабах предприятия ........................................................ 132
Первый этап внедрения ..................................................................................... 133
Планирование архитектуры и топологии ........................................................... 134
Техническая поддержка .....................................................................................136
Управление конфигурацией ............................................................................... 137
Итерационное тестирование пилотного проекта ............................................... 138
Оценка готовности среды ..................................................................................139
Тиражирование разработанных приложений .................................................... 140
Управление преобразованиями ....................................................................141
Внедрение изменений. .......................................................................................141
Почему люди сопротивляются изменениям ....................................................... 142
Оценка готовности к изменениям ...................................................................... 143
Анализ вкладов участников процесса ................................................................ 144
Как сделать знания общими .............................................................................. 146
Предварительный план обучения ...................................................................... 147
Коммуникационная стратегия ........................................................................... 149
Управление обязательствами ........................................................................ 152
ГЛАВА 5. ВОПРОСЫ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ
ЭФФЕКТИВНОСТИ ........................................................................................ 154
Типы организаций ............................................................................................. 154
Критерий 1: производящие и управляющие организации ................................ 154
Критерий 2: масштабы организации ................................................................. 155
Критерий 3: годовой объем документооборота
на предприятии .................................................................................................. 156
Критерий 4: стиль управления и корпоративная культура организации ............ 157
Стр.6
6
Правда об электронном документообороте
Измеряем документооборот ........................................................................... 158
Факторы повышения эффективности ......................................................... 163
Фактор № 1: сокращение затрат на бумажные документы ............................... 164
Фактор № 2: сокращение непроизводительных затрат
рабочего времени сотрудников .......................................................................... 164
Фактор № 3: ускорение информационных потоков .......................................... 167
Фактор № 4: изменение корпоративной культуры организации ....................... 170
Этапы перехода к электронному документообороту
и их влияние на эффективность системы ................................................... 172
ГЛАВА 6. ПЕРСПЕКТИВЫ РАЗВИТИЯ ................................................... 176
Защита информации в электронном документообороте ....................... 177
Требования к криптосистемам ........................................................................... 179
Электронная цифровая подпись ........................................................................ 183
Проблемы и перспективы криптографических систем ...................................... 187
Юридическая сторона вопроса .......................................................................... 189
Интеграция с ERPсистемами ....................................................................... 192
XML: назначение и перспективы .......................................................................195
Мобильные устройства .................................................................................. 199
Перспективы использования в СЭД ................................................................. 199
Управление знаниями ...................................................................................... 201
История термина и технологии .......................................................................... 201
Типовая функциональность систем управления знаниями ................................ 203
Масштабные задачи и разумные ограничения .................................................. 205
ПРИЛОЖЕНИЕ ................................................................................................ 206
ИСПОЛЬЗУЕМАЯ ЛИТЕРАТУРА .............................................................. 218
Стр.7