Поощряем дальновидность!
Подпишитесь выгодно на 2015 год уже сейчас
СУПЕРВЫГОДНО!
Счет действителен
до 1 октября
2014 года
ЗАО «МЦФЭР»
129090, г. Москва, ул. Щепкина, д. 25/20
Для писем: 129164, г. Москва, а/я 9
Тел.: 8 (495) 937-90-82, 8 (495) 933-63-17
Факс: 8 (495) 933-52-62
E-mail: ap@mcfr.ru
www.proflit.ru
Банковские реквизиты
ИНН 7702019904, КПП 770201001
ОАО «Сбербанк России», г. Москва
Московский банк
Сбербанка России ОАО г. Москва
БИК 044525225
к/с 30101810400000000225
р/с 40702810638180134443
Счет № Ж1431
Предмет счета
Подписка на журнал на 2015 год
«Современные технологии
делопроизводства и документооборота», 12 номеров
Kоличество
комплектов
«
»
Цена,
руб.
18760-00
2014 г.
Сумма,
руб.
8760-00
НДС 10% 876-00
Всего к оплате 9636-00
Всего к оплате: Девять тысяч шестьсот тридцать шесть рублей 00 копеек
Генеральный директор
Главный бухгалтер
М.А. Межанский
А.П. Игнатова
Внимание!
В платежном поручении в реквизите «Назначение платежа» укажите:
название издания и период подписки (по аналогии с предметом счета);
номер счета;
информацию по НДС;
адрес доставки, включая почтовый индекс;
Ф. И. О. контактного лица и телефон с указанием кода города.
Указание адреса и контактных данных позволит обеспечить своевременность доставки.
Копию платежного поручения отправьте по факсу или е-mail в отдел по работе с клиентами.
Отдел по работе с клиентами
Тел.: 8 (495) 937-90-82, 8 (495) 933-63-17. Факс: 8 (495) 933-52-62. E-mail: ap@mcfr.ru
Подробнее о профессиональных изданиях на www.proflit.ru/officework
Стр.3
Выберите удобный для вас способ подписки
на журнал «Современные технологии
делопроизводства и документооборота»
В редакции
8 (495) 937-9082; www.proflit/officework
Выгодно!
Бесплатная доставка в любую точку России
Больше скидок при подписке на год, комплекты изданий,
по акции «Поощряем дальновидность»
Надежно!
Повторная отправка потерявшихся на почте номеров
Гарантия предоставления бухгалтерских документов
Удобно!
Быстрая подписка по телефону или через Интернет
Индивидуальный подход к каждому заказу
На почте по каталогам
«Роспечать» – 37295, 37296; «Почта России» – 79281, 79290;
«Пресса России» – 90059, 90061
В альтернативном агентстве вашего города
Список альтернативных агентств смотрите на с. 62
Реклама
Стр.4
СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
И ДОКУМЕНТООБОРОТА
РЕДАКЦИОННАЯ КОЛЛЕГИЯ
А. Н. Артизов – председатель
редакционной коллегии, руководитель
Федерального архивного агентства,
д-р ист. наук
В. И. Андреева – научный редактор
журнала, канд. ист. наук, проф.
каф. трудового права и права социального
обеспечения Российской академии
правосудия
Е. В. Богданова – главный редактор
ИД МЦФЭР
М. В. Ларин – директор Всероссийского
научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела,
д-р ист. наук, проф.
В. Э. Баласанян – председатель совета
директоров компании «Электронные
Офисные Системы», канд. техн. наук
А. А. Линев – генеральный директор
ЗАО «Компания ИнтерТраст»
Г.А. Серова – проф. каф.
автоматизированных систем
документационного обеспечения
управления РГГУ
№9
2014
Уважаемые коллеги!
Пройден немалый путь,
но впереди нас ждет еще
более сложное и увлекательное
путешествие!
Это заголовок к интервью
с Н.А. Храмцовской, одним
из ведущих российских
специалистов в области
управления документами
и информацией, признанным
экспертом в вопросах
управления электронными
документами и электронного
ISSN 2218-922X
09
архивного дела. Какие процессы затронули архивное дело
и ДОУ в России за последние годы? Как они повлияли на
нашу профессию? Какие важные изменения законодательства
в области делопроизводства и архивного дела готовятся
в настоящее время? На эти и многие другие вопросы эксперт
ответит в своем интервью.
Зачем нам нужны технологии поиска и анализа неструктурированной
информации? Как оценить экономический эффект
от их внедрения? Прежде всего, давайте определимся с предметом
обсуждения: что же это такое – анализ неструктурированной
информации? О базовых технологиях, применяемых
для поиска и анализа неструктурированной текстовой
информации, вы узнаете из публикации Д.А. Романова.
Пошаговое руководство подготовки ТЭО для СЭД вы найдете
в материале Е.С. Рожковой «Разрабатываем технико-экономическое
обоснование внедрения СЭД».
Опытом реализации проекта по обновлению системы электронного
документооборота в ОАО «БИНБАНК» делится
руководитель Центра документооборота ОАО «БИНБАНК»
А.В. Васюнина.
В рубрике Документирование управленческой деятельности
вас ждет публикация нашего постоянного автора Е.Н. Кожановой
«Документирование совещаний».
Как выбрать действительно достойного кандидата, избежав
многих распространенных рисков, связанных с наймом новых
работников? Подробную информацию об этом смотрите
в материале И.И. Наделяевой «Как пройти стажировку
и остаться на работе?».
В сентябрьском номере в рубрике «Вопрос-ответ» читайте
ответы на важные вопросы по делопроизводству, архивному
делу, информационным технологиям, трудовому праву.
Желаем вам теплой, солнечной, по-настоящему золотой осени!
Будем рады получить от вас письма с предложениями актуальных
тем и новыми вопросами!
9 772218 922146
Ваш главный редактор
Екатерина Губернская
egubernskaya@mcfr.ru
Стр.5
СОДЕРЖАНИЕ
СОВРЕМЕННОЕ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
Н.А. Храмцовская
Пройден немалый путь, но впереди
нас ждет еще более сложное
и увлекательное путешествие!
8
Предлагаем вашему вниманию интервью
с Натальей Александровной Храмцовской –
одним из ведущих российских специалистов в
области управления документами
и информацией, признанным экспертом
в вопросах управления электронными
документами и электронного архивного дела.
Какие важные изменения в законодательстве
в области делопроизводства и архивного дела
готовятся в настоящее время? Какие
международные стандарты особенно
актуальны для России? На эти и многие другие
вопросы эксперт ответит в своем интервью
Д.А. Романов
Зачем нам нужны технологии поиска
и анализа неструктурированной
информации? Как оценить
экономический эффект?
21
Определимся с предметом обсуждения: что
же это такое анализ неструктурированной
информации? Насколько объемным будет
множество источников неструктурированной
информации и насколько многочисленными
окажутся файловые форматы в конкретной
организации? Базовые технологии, применяемые
для поиска и анализа неструктурированной
текстовой информации. Морфологический
и синтаксический анализ текста,
технологии семантического анализа
и определения значимости, технологии
визуализации, анализа эмоциональной
окраски и выделения мнений и другие
ИНФОРМАЦИОННЫЕ
ТЕХНОЛОГИИ В СОВРЕМЕННОМ
ДОКУМЕНТООБОРОТЕ
Е.С. Рожкова
Разрабатываем техникоэкономическое
обоснование
внедрения СЭД
31
Структура технико-экономического обоснования.
Разделы «Ожидаемые технико-экономические
результаты внедрения СЭД» (перечень
ожидаемых затрат, источники экономической
эффективности, последовательность и этапы
внедрения СЭД с распределением необходимых
ресурсов) и «Выводы и предложения». Напомним,
что мы рассматриваем пример подготовки ТЭО
на внедрение СЭД для автоматизации работы
с внутренними документами (служебными
записками) и договорами
ФОРМУЛА УСПЕХА
А.В. Васюнина
Реализация проекта по обновлению
системы электронного документооборота
в ОАО «БИНБАНК»
40
Внедрение СЭД в БИНБАНКе было осуществлено
еще в 2003 году. Как происходил выбор СЭД
для БИНБАНКа? Многие годы система успешно
работала и развивалась, но в 2011 году встал
вопрос о ее реновации. Модернизация
системы документооборота Company Media 3.1
до версии 3.6. Новые функциональные
возможности системы. Операции с документами.
Рассказывает руководитель Центра
документооборота ОАО «БИНБАНК»
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ
УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Е.Н. Кожанова
Документирование совещаний
Виды совещаний. Обратите внимание,
что независимо от вида совещания его
документирование сводится к трем этапам:
подготовка, протоколирование и исполнение
протокола. Рассмотрим эти этапы
подробно с точки зрения оформления
документов. Пример письма-приглашения
на совещание со списком рассылки.
Оформление протокола и нюансы составления
его текста. Пример информационного
письма в другую организацию, в котором
излагаются задачи по итогам совещания
54
СПЕЦИАЛЬНЫЕ СИСТЕМЫ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
И.И. Наделяева
Как пройти стажировку и остаться
на работе?
63
Проблема недостатка профессиональных
специалистов высокого уровня. Как выбрать
СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА • № 9 2014
Стр.6
СОДЕРЖАНИЕ
действительно достойного кандидата,
избежав многих распространенных рисков,
связанных с наймом новых работников?
Стажировка кандидата на рабочем месте.
Структурно-функциональная модель
процесса стажировки. Оформление приема
на стажировку. Работа под руководством
опытного наставника. Как составить
план-график стажировки? Какие документы
оформляются на завершающем этапе
стажировки?
ВОПРОС – ОТВЕТ
75
С какими проблемами сегодня сталкиваются
заказчики и их ИТ-отделы при внедрении и
развитии ECM-систем? Когда система уже
внедрена, какова должна быть стратегия
повышения эффективности применения
ECM? Как в СЭД/ЕСМ решаются задачи
ситуативного управления, требующего
решения задач или ситуаций, которые не
описаны в регламентах? С какими проблемами
внедрения ЮЗД сталкиваются заказчики
и операторы, как их решают? В каких
системах в настоящий момент испытывает
потребность крупный бизнес? Как долго
можно хранить подписанные электронные
документы? Какие еще критерии, кроме
эргономики интерфейсов, учитывают
заказчики сейчас при выборе ECM-системы?
Какие есть особенности при внедрении СЭД
в дистрибьюторской организации? Как
определить грамотные критерии подсчета
эффекта от внедрения СЭД для компании?
Имеет ли право работница выйти из отпуска
по уходу за ребенком досрочно или должна
находиться в нем до конца срока? Под каким
индексом должны идти переходящие дела
в НД? Необходимо ли создавать журнал
учета проектов конфиденциальных
документов? В течение какого срока
контрагент должен подписать договор?
В каких нормативных документах указаны
требования к составлению и оформлению
номенклатуры дел? Сколько хранятся
графики сменности в кадровой службе?
Уважаемые читатели!
Для более удобной работы с журналом используются следующие
знаки-указатели:
Обратите внимание
Запишите важную
информацию
Учредитель и издатель: ЗАО «МЦФЭР»
Генеральный директор – Максим Межанский
Издательский дом МЦФЭР:
Директор – Валентин Гирихиди
Главный редактор – Екатерина Богданова
Объединенная редакция:
Руководитель – Анна Шилина
ashilina@mcfr.ru
Редакция:
Главный редактор – Екатерина Губернская
egubernskaya@mcfr.ru
Редактор по работе с авторами – Юлия Власова
yvlasova@mcfr.ru
Выпускающий редактор – Екатерина Исламова
Редактор – Татьяна Портнова
Дизайн-концепция – Иван Железняк
Верстка – Вадим Соболев
Адрес редакции: 127287, г. Москва,
ул. 2-я Хуторская, д. 38А, стр. 17
Тел.: (495) 937-90-80 (многоканальный)
www.sekretariat.ru, www.profl it.ru
Для писем: 129164, г. Москва, а/я 9
document@mcfr.ru, document@sekretariat.ru
Вопрос
Читайте
в ближайших
номерах
Подписные индексы:
«Роспечать» – 37296, 37295
«Почта России» – 79290, 79281
«Пресса России» – 90061, 90059
Группа маркетинга:
Руководитель – Наталья Кащеева
Тел.: 8 (495) 937-90-80, доб. 57-80, nkcom@mcfr.ru
Размещение рекламы:
Руководитель – Наталья Синицина
Тел.: 8 (495) 937-90-80, доб. 27-45, nsinitsina@mcfr.ru
Ведущий менеджер – Елена Романенко
Тел.: 8 (495) 937-90-80, доб. 57-10, eromanenko@mcfr.ru
Отдел по работе с клиентами:
Тел.: 8 (495) 937-90-82, 933-63-17.
Факс: 8 (495) 933-52-62
E-mail: ap@mcfr.ru
Претензии по доставке направляйте по факсу:
8 (495) 933-52-62
Е-mail: pressa@mcfr.ru
Редакция не несет ответственности за содержание
рекламных материалов.
Мнение редакции может не совпадать с мнением
авторов.
Перепечатка материалов допускается только
с письменного согласия редакции.
На заметку
Письмо
в редакцию
Типичная ошибка
Подробнее
Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-40896
от 15.07.2010
Выдано Федеральной службой по надзору
в сфере связи, информационных технологий
и массовых коммуникаций.
Цена свободная.
Подписано в печать 12.08.2014.
Дата выхода в свет 28.08.2014.
Формат 70 Ч 108 1/16. Печать офсетная.
Бумага мелованная. Усл. печ. л. 8,4. Уч.-изд. л. 6,25.
Изд. № 6386. Заказ № 4073
ЗАО «МЦФЭР»
Юридический адрес: 129090, г. Москва, ул. Щепкина,
д. 25/20
Отпечатано в ОАО «Первая Образцовая
типография»
Филиал «Чеховский Печатный Двор»
142300, Московская область, г. Чехов,
ул. Полиграфистов, д. 1
Сайт: www.chpd.ru
Тел./факс: 8 (495) 988-63-87
© ЗАО «МЦФЭР», 2014
document@mcfr.ru
Стр.7
НОВОСТИ
Утверждены требования к операторам электронного
документооборота для представления электронной отчетности
в налоговые органы
П
риказом ФНС России от 04.03.2014 № ММВ-76/76@
утверждены Требования к оператору
электронного документооборота. В соответствии
с п. 3 ст. 80 Налогового кодекса Российской Федерации
(НК РФ) налогоплательщики представляют в
налоговый орган налоговые декларации и расчеты
в электронной форме по телекоммуникационным
каналам связи посредством электронного документооборота.
Установлены следующие требования
к оператору электронного документооборота:
• наличие лицензий ФСБ России на разработку,
производство, распространение шифровальных
(криптографических) средств и
т. д, а также на выполнение работ, оказание
услуг в области шифрования информации,
технического обслуживания шифровальных
(криптографических) средств, информационных
и телекоммуникационных систем и др.;
• наличие лицензий на предоставление телематических
услуг или услуг связи по передаче
данных Роскомнадзора;
• наличие сертифицированных программных
средств, обеспечивающих электронный документооборот
по форматам, установленным
ФНС России, информирование абонентов
о присвоенных им идентификаторах и направление
в налоговый орган в электронной
форме по телекоммуникационным каналам
связи с использованием электронной подписи
установленной информации о налогоплательщике;
•
наличие сертифицированных в соответствии
с законодательством РФ средств электронной
подписи, обеспечение электронного
документооборота с применением усиленной
квалифицированной электронной
подписи;
• наличие расположенной на территории РФ
телекоммуникационной инфраструктуры.
Приказ зарегистрирован в Министерстве
юстиции РФ 3 июня 2014 года, рег. № 32556.
http://www.consultant.ru
Правительство не выполнило задачу Путина о попадании
в топ-20 мирового рейтинга электронного правительства
В
мировом рейтинге стран Россия остается
на 27-м месте по уровню развития
электронного правительства.
Департамент по экономическим
и социальным вопросам Организации
Объединенных Наций (ООН) опубликовал
новый рейтинг государств по уровню развития
электронного правительства — United Nations
E-Government Survey 2014.
Государства в рейтинге E-Government
Survey располагаются в зависимости от
E-Government Development Index (индикатора
готовности и способности органов власти
использовать информационные технологии
и технологии связи для оказания услуг
населению).
В общем списке E-Government Survey 2014
Россия заняла 27-е место (EGDI 0,7296). По
сравнению с 2012 г. позиция государства
не изменилась. То есть Россия не вошла в
двадцатку рейтинга к 2015 г., как планировало
Минкомсвязи.
Задача занять место в числе двадцати
ведущих стран мира к 2015 г. была поставлена
Президентом РФ Владимиром Путиным
в Стратегии развития информационного
общества, подписанной в феврале 2008 г.
http://www.cnews.ru
Начато публичное обсуждение нового стандарта ИСО по
менеджменту портфолио проектов и программ
проект нового стандарта Международной
организации по стандартизации ISO 21502
«Менеджмент портфолио проектов и программ»
(Project and Programme Portfolio Management).
Цель международного стандарта –
Н
рекомендации по принципам менеджмента
(управления) портфолио проектов и программ.
Данный стандарт предназначен для:
• представителей высшего руководства,
отвечающих за разработку и реализацию
стратегии организации и планирование
деловой деятельности;
а сайте Британского института стандартов
для публичного обсуждения размещен
• руководителей, отвечающих за отбор,
авторизацию и управление проектами,
программами и портфолио;
• групп и отдельных лиц, отвечающих
за практическую реализацию
и менеджмент портфолио проектов
и программ;
• руководителей программ и проектов,
а также иных заинтересованных лиц.
Стандарт может применяться в компаниях
любых отраслей как государственного, так и
частного секторов.
http://drafts.bsigroup.com
http://www.iso.org
6
СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА • № 9 2014
Стр.8
НОВОСТИ
Разрешено оформление договоров
отдельных видов страхования в электронном виде
В
закон РФ от 27.11.1992 № 4015-1 «Об
организации страхового дела в Российской
Федерации» внесены изменения. Закон дополнен
статьей 6.1 «Особенности обмена информацией
в электронной форме между страхователем
и страховщиком».
Создание и отправка страхователем
(застрахованным лицом, выгодоприобретателем)
страховщику информации в электронной
форме для заключения договора страхования,
для получения страховой выплаты в случаях
и в порядке, которые предусмотрены
правилами страхования, осуществляются с
использованием официального сайта страховщика
в информационно-телекоммуникационной
сети Интернет. При этом официальный
сайт страховщика может использоваться
в качестве информационной системы,
обеспечивающей обмен информацией
в электронной форме между страхователем
и страховщиком, являющимся оператором этой
информационной системы.
Через официальный сайт можно будет подать
следующие документы:
• заявления о заключении договора страхования;
• уведомления о наступлении страхового случая;
• заявления об осуществлении страховой
выплаты;
• иные документы.
Доступ к официальному сайту страховщика
для совершения действий, предусмотренных
данной статьей закона, может осуществляться
страхователем (застрахованным лицом,
выгодоприобретателем) с использованием единой
системы идентификации и аутентификации.
Требования к использованию электронных
документов и порядок обмена информацией
в электронной форме между страхователем
(застрахованным лицом, выгодоприобретателем)
и страховщиком при осуществлении
добровольного страхования устанавливаются
правилами страхования и (или) иным соглашением
между указанными лицами.
Требования к использованию электронных
документов и порядок обмена информацией
в электронной форме между страхователем и
страховщиком при осуществлении обязательного
страхования, – в частности, признание информации
в электронной форме, подписанной простой
электронной подписью, электронным документом,
равнозначным документу на бумажном носителе,
подписанному собственноручной подписью, –
устанавливаются федеральными законами
о конкретных видах обязательного страхования
и принятыми в соответствии с ними нормативными
актами органа страхового надзора (п. 3).
Договор добровольного страхования
может быть составлен в виде электронного
документа. При этом в случае направления
страховщиком страхователю – физическому лицу
на основании его заявления в письменной или
устной форме страхового полиса (свидетельства,
сертификата, квитанции), подписанного
усиленной квалифицированной электронной
подписью страховщика, договор добровольного
страхования, составленный в виде электронного
документа, считается заключенным страхователем
на предложенных страховщиком условиях с
момента уплаты страхователем страховой премии
(страхового взноса). Страхователь – физическое
лицо уплачивает страховую премию (страховой
взнос) после ознакомления с условиями,
содержащимися в договоре добровольного
страхования и правилах страхования, подтверждая
тем самым свое согласие заключить этот договор на
предложенных страховщиком условиях (п. 4).
Деятельность страховых агентов и страховых
брокеров по оказанию услуг, связанных с
заключением договоров страхования в виде
электронных документов в соответствии с
настоящей статьей, не допускается (п. 5).
В статье 32.9 «Виды страхования» уточнено,
что по некоторым видам страхования (см. ниже),
а также в случае, если договор страхования
или правила страхования предусматривают
проведение осмотра страхуемого имущества
или обследование страхуемого лица при
заключении договора страхования либо содержат
условия иные, чем те, которые установлены
минимальными (стандартными) требованиями к
условиям и порядку осуществления отдельного
вида добровольного страхования в случае их
установления нормативными актами органа
страхового надзора, договоры страхования в виде
электронных документов не заключаются.
Заключение договоров обязательного
страхования в установленном статьей 6.1
порядке допускается, если это предусмотрено
федеральными законами о конкретных видах
обязательного страхования.
Виды страхования, по которым договоры
страхования в виде электронных документов не
заключаются:
• пенсионное страхование;
• страхование жизни с условием периодических
страховых выплат (ренты, аннуитетов) и (или)
с участием страхователя в инвестиционном
доходе страховщика;
• страхование грузов;
• сельскохозяйственное страхование
(страхование урожая, сельскохозяйственных
культур, многолетних насаждений, животных);
• страхование имущества юридических лиц,
за исключением транспортных средств и
сельскохозяйственного страхования;
• страхование гражданской ответственности
организаций, эксплуатирующих опасные
объекты;
• страхование гражданской ответственности за
неисполнение или ненадлежащее исполнение
обязательств по договору;
• страхование предпринимательских рисков.
http://rusrim.blogspot.ru
document@mcfr.ru
7
Стр.9