№12 (60) 2015
СОВРЕМЕННЫЕ
ТЕХНОЛОГИИ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА
Применение печатей
организаций: что нас ждет
с введением нового закона?
Документ нашего времени:
политика
Формируем службу ДОУ
Моделирование
бизнес-процессов: основные
принципы и методологии
Сдача подрядчиком
исполнительной документации
заказчику
Предпроектное обследование
перед принятием решения
об автоматизации
документооборота организации
Завершается подписка на 2016 год
Стр.1
© Subbotina / Фотобанк Фотодженика
С Новым
годом!
Дорогие читатели!
Желаем, чтобы новогодний праздник
зарядил вас хорошим настроением на весь год.
Пусть все невзгоды останутся позади,
а перемены будут только к лучшему.
Удачи, радости и благополучия вам и вашим близким!
Ваша редакция
Стр.2
СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
И ДОКУМЕНТООБОРОТА
РЕДАКЦИОННАЯ КОЛЛЕГИЯ
А. Н. Артизов – председатель
редакционной коллегии, руководитель
Федерального архивного агентства,
д-р ист. наук
В. И. Андреева – научный редактор
журнала, канд. ист. наук, проф.
каф. трудового права и права социального
обеспечения Российской академии
правосудия
Е. В. Богданова – главный редактор
ИД МЦФЭР
М. В. Ларин – директор Всероссийского
научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела,
д-р ист. наук, проф.
В. Э. Баласанян – председатель совета
директоров компании «Электронные
Офисные Системы», канд. техн. наук
А. А. Линев – генеральный директор
ЗАО «Компания “ИнтерТраст”»
Г.А. Серова – проф. каф.
автоматизированных систем
документационного обеспечения
управления РГГУ
№12
2015
Уважаемые коллеги!
В этом году был издан Федеральный
закон № 82-ФЗ,
направленный на отмену
обязательности печати хозяйственных
обществ. Действительно
ли теперь печати
необязательны? Подобные вопросы
вы часто задаете в своих
письмах в редакцию. Мы
обратились за разъяснениями
к В.Ф. Янковой, которая
подготовила для вас материал
«Применение печатей орISSN
2218-922X
12
ганизаций: что нас ждет с введением нового закона?».
Многих ваших коллег, которые только начинают свою карьеру
в роли руководителя делопроизводственного подразделения,
интересуют нюансы создания службы ДОУ. Е.Н. Кожанова
в статье «Формируем службу ДОУ» рассказывает о функционале
этой службы, количестве и обязанностях ее сотрудников.
В современных организациях все чаще автоматизируют все
бизнес-процессы, включая процессы управления документами.
А любому проекту автоматизации предшествует этап предпроектного
обследования, о котором подробнее читайте
в публикации Е.В. Романченко.
О.И. Долганова продолжает рассматривать примеры различных
методологий наглядного графического описания
бизнес-процессов.
В рубрике Формула успеха Н.А. Гродская делится своим
опытом приемки исполнительной документации при сдаче
завершенного объекта строительства в организации-заказчике.
Это первый опыт построения системы работы с исполнительной
документацией в энергетической сфере.
Какие новые документы появляются в наше время? В публикации
«Документ нашего времени: Политика» Е.С Буслаева
рассматривает специфику этого документа и этапы его создания
на примере Политики в области качества.
Почему нужно подтверждать расходы? Спрашивает Е.В. Симакова.
Отсутствие документов, подтверждающих расходы,
может повлечь за собой судебные споры как с контрагентами,
так и с проверяющими органами. Наш автор, Е.В. Шестакова,
дает пошаговую инструкцию о том, на что именно нужно
обратить внимание при проверке расходных документов.
В декабрьском номере вас ждут, как обычно, новые ответы
на ваши вопросы в рубрике Вопрос-ответ.
Поздравляем вас с наступающим Новым, 2016 годом! Профессиональных
вам успехов в новом году, большого личного
счастья, удачи и процветания!
Развивайтесь вместе с нами! Ждем ваших писем, свежих тем
и креативных идей!
9 772218 922153
Ваш главный редактор
Екатерина Губернская
egubernskaya@mcfr.ru
Стр.3
СОД РЖАН
ДЕРЖА ИЕ
СОВРЕМЕННОЕ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
В.Ф. Янковая
Применение печатей организаций:
что нас ждет с введением нового
закона?
6
Создает ли Федеральный закон № 82-ФЗ
«О внесении изменений в отдельные
законодательные акты Российской
Федерации в части отмены обязательности
печати хозяйственных обществ» основу
для действительной отмены печатей?
Применение печати теперь становится
не обязанностью, а правом хозяйственного
общества. В каких случаях хозяйственное
общество должно будет по-прежнему
использовать печати?
ИНФОРМАЦИОННЫЕ
ТЕХНОЛОГИИ В СОВРЕМЕННОМ
ДОКУМЕНТООБОРОТЕ
Е.В. Романченко
Предпроектное обследование
перед принятием решения об
автоматизации документооборота
организации
13
Что проверяется, изучается и анализируется
в период предпроектного обследования?
Какие методы и подходы при этом можно
применять? Изучение постановки делопроизводства
и архивного дела, анализ внутренних
нормативных актов и распорядительных
документов. Организация работы сотрудников
с документами на рабочих местах
Школа заказчика
О.И. Долганова
Моделирование бизнес-процессов:
основные принципы и методологии
21
Детальное моделирование является
обязательным этапом, без которого невозможно
создать удобно работающую информационную
систему. Принципы моделирования,
типы и примеры описания различных
моделей. Какую модель описания бизнес-процесса
выбрать? Описание потоков работ
Е.С. Буслаева
Документ нашего времени: Политика
Политика как документ. В чем его специфика
и отличительные черты? Основные этапы
в рамках подготовки и издания Политики.
Какова структура этого документа? Пример
составления Политики в области качества.
Обращаем ваше внимание на то, что
Политика не имеет устойчивого формуляра,
однако практика работы сформировала
определенный порядок оформления
реквизитов
43
Е.Н. Кожанова
Формируем службу ДОУ
Когда в организации возникает потребность
в службе ДОУ? Какие процессы делопроизводства
возьмет на себя будущая служба
ДОУ? Перечень функций сотрудников этого
структурного подразделения. Численность
персонала службы ДОУ и распределение
обязанностей в подразделении. Отправная
точка при создании любого подразделения
будет всегда одна и та же: для начала следует
определить, кто и что будет делать!
50
Уважаемые читатели! Для более удобной работы с журналом
используются следующие знаки-указатели:
Вопрос
Обратите внимание
Запишите важную
информацию
Читайте
в ближайших
номерах
На заметку
Письмо
в редакцию
Подробнее
СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА • № 12 2015
ФОРМУЛА УСПЕХА
Н.А. Гродская
Сдача подрядчиком исполнительной
документации заказчику после
завершения строительства объекта
28
В нормативных актах не конкретизирована
процедура подготовки исполнительной
документации службами подрядчика для
передачи заказчику. Каковы основные
нюансы процедуры приема документов со
стороны организации-заказчика от
организации-подрядчика? Структура
комплекта исполнительной документации.
В статье автор делится практическим
опытом приемки исполнительной
документации при сдаче завершенного
объекта строительства в организации-заказчике
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ
УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Типичная
ошибка
Стр.4
СОДЕРЖАНИЕ
СПЕЦИАЛЬНЫЕ СИСТЕМЫ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Е.В. Шестакова
Какие документы подтверждают
расходы и как их проверить?
58
Почему нужно подтверждать расходы?
Отсутствие документов, подтверждающих
расходы, может повлечь судебные споры как
с контрагентами, так и с проверяющими
органами. Как следует проверять документы,
и какие именно документы подтверждают
расходы? Пошаговая инструкция о том, на
что именно нужно обратить внимание при
проверке расходных документов
ВОПРОС-ОТВЕТ
70
Основная задача BPM-проекта в зависимости
от специфики деятельности организации.
Каким образом и какими способами
можно оптимизировать расходы на работу
с корпоративным контентом? Какую
гарантию на безопасное хранение
оцифрованных документов должна дать
компания, которая занимается организацией
электронного архива? Описание
бизнес-процессов компании. На какой
бизнес ориентированы продукты и услуги
ЮЗЭДО? С чего начать работу по описанию
бизнес-процессов компании? Кто должен
принимать участие в этом мероприятии
и т. д.? Чем отличаются вебориентированные
системы от других СЭД?
Стоит ли сразу отдать предпочтение такой
системе? Нужна ли мобильная СЭД на
смартфоне? Как максимально быстро
перевести все бумажные документы
в электронный вид? Какие программные
продукты лучше подходят для автоматизации
конструкторско-технологических
систем? Востребованы ли сейчас на рынке
облачные ECM-системы на предприятиях с
большой филиальной сетью и множеством
европейских партнеров? Как доказать
директору, что внедренная впопыхах СЭД
не работает и не только из-за сопротивления
персонала? Какими могут быть
последствия отказа от командировки?
Может ли работник не сообщать о своей
инвалидности работодателю? На что нужно
обратить внимание, чтобы понять, что
документ поддельный? Нюансы составления
и отправки телеграмм.
Перечень материалов,
92 опубликованных в 2015 г.
Учредитель и издатель: ЗАО «МЦФЭР»
Генеральный директор – Максим Межанский
Издательский дом МЦФЭР:
Директор – Валентин Гирихиди
Главный редактор – Екатерина Богданова
Объединенная редакция:
Руководитель – Анна Шилина
ashilina@mcfr.ru
Редакция:
Главный редактор – Екатерина Губернская
egubernskaya@mcfr.ru
Редактор по работе с авторами – Юлия Одинокова
yodinokova@mcfr.ru
Выпускающий редактор – Екатерина Исламова
Редактор – Татьяна Портнова
Дизайн-концепция – Иван Железняк
Верстка – Вадим Соболев
Адрес редакции: 127287, г. Москва,
ул. 2-я Хуторская, д. 38А, стр. 17
Тел.: (495) 937-90-80 (многоканальный)
www.sekretariat.ru, www.profl it.ru
Для писем: 129164, г. Москва, а/я 9
document@mcfr.ru, document@sekretariat.ru
Подписные индексы:
«Роспечать» – 37296, 37295
«Почта России» – 79290, 79281
«Пресса России» – 90061, 90059
Группа маркетинга:
Бренд-менеджер – Екатерина Финогенова
Тел.: 8 (495) 937-90-80, доб. 22-49,
efi nogenova@mcfr.ru
Размещение рекламы:
Руководитель – Наталья Синицина
Тел.: 8 (495) 937-90-80, доб. 27-45, nsinitsina@mcfr.ru
Ведущий менеджер – Елена Романенко
Тел.: 8 (495) 937-90-80, доб. 57-10,
eromanenko@mcfr.ru
Служба клиентской поддержки:
Тел.: 8 (495) 937-90-82, 933-63-22.
E-mail: ap@mcfr.ru
Претензии по доставке направляйте по факсу:
8 (495) 933-52-62
Е-mail: pressa@mcfr.ru
Редакция не несет ответственности за содержание
рекламных материалов. Мнение редакции может
не совпадать с мнением авторов.
Перепечатка материалов допускается только
с письменного согласия редакции.
Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-40896
от 15.07.2010
Выдано Федеральной службой по надзору
в сфере связи, информационных технологий
и массовых коммуникаций.
Цена свободная.
Подписано в печать 22.10.2015.
Дата выхода в свет 10.11.2015.
Формат 70 Ч 108 1/16. Тираж 2000 экз.
Печать офсетная. Бумага мелованная.
Усл. печ. л. 8,4. Уч.-изд. л. 6,25.
Изд. № 7485. Заказ № 5276
ЗАО «МЦФЭР»
Юридический адрес: 129090, г. Москва,
ул. Щепкина, д. 25/20
Отпечатано в АО «Первая Образцовая
типография»
Филиал «Чеховский Печатный Двор»
142300, Московская область, г. Чехов,
ул. Полиграфистов, д. 1
Сайт: www.chpd.ru, e-mail: sales@chpd.ru
Тел./факс: 8 (499) 270-73-59
© ЗАО «МЦФЭР», 2015
document@mcfr.ru
Стр.5