СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
И ДОКУМЕНТООБОРОТА
РЕДАКЦИОННАЯ КОЛЛЕГИЯ
А. Н. Артизов – председатель
редакционной коллегии, руководитель
Федерального архивного агентства,
д-р ист. наук
В. И. Андреева – научный редактор
журнала, канд. ист. наук, проф.
каф. трудового права и права социального
обеспечения Российской академии
правосудия
Е. В. Богданова – главный редактор
ИД МЦФЭР
М. В. Ларин – директор Всероссийского
научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела,
д-р ист. наук, проф.
В. Э. Баласанян – председатель совета
директоров компании «Электронные
Офисные Системы», канд. техн. наук
А. А. Линев – генеральный директор
ЗАО «Компания ИнтерТраст»
Г.А. Серова – проф. каф.
автоматизированных систем
документационного обеспечения
управления РГГУ
№7
2015
Уважаемые коллеги!
Специалистами ВНИИДАД
подготовлен проект Правил
организации хранения,
комплектования, учета и
использования документов
Архивного фонда РФ и других
архивных документов
в органах государственной
власти, органах местного
самоуправления и организациях
(далее – Правила).
Чем была вызвана разработка
этого документа? Какие
новые разделы появились в Правилах? В чем заключается
отличие новых Правил от Основных правил работы архивов
организаций? Ответы на эти и многие другие актуальные вопросы
вы найдете в публикации М.В. Ларина и В.Ф. Янковой.
Как минимизировать и предупредить эмоциональное сопротивление
сотрудников при внедрении СЭД? На этот вопрос
отвечает К.С. Федченко в статье «Психология внедрения:
уровни изменений и предварительная оценка эмоционального
сопротивления».
После внедрения СЭД будущих пользователей необходимо
обучить работе в системе. Практические советы по организации
корпоративного обучения при внедрении СЭД вам
даст Е.С. Рожкова.
В рубрике «Формула успеха» читайте об опыте создания
электронного архива ЛНА с использованием средств малой
автоматизации в ООО «Ритм».
Продолжаем цикл статей, посвященный возможностям Google,
Е.Н. Кожановой. Из новой статьи цикла вы узнаете о постановке
задач и контроле исполнения документов в Google.
В рубрике «Специальные системы делопроизводства»
Н.В. Артонкина познакомит вас со структурой и содержанием
Инструкции по конфиденциальному делопроизводству.
В июльском номере вас ждут ответы на актуальные вопросы
в рубрике «Вопрос – ответ».
Пишите нам, задавайте вопросы, делитесь вашим опытом и
знаниями. Мы ждем ваших писем!
Ваш главный редактор
Екатерина Губернская
egubernskaya@mcfr.ru
ISSN 2218-922X
07
9 772218 922153
Стр.3
СОДЕРЖАНИЕ
СОВРЕМЕННОЕ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
М.В. Ларин, В.Ф. Янковая
Правила организации хранения,
комплектования, учета
и исполь зования документов
в архивах организаций
6
Причина разработки Правил организации
хранения, комплектования, учета и использования
документов Архивного фонда РФ
и других архивных документов в органах
государственной власти, органах местного
самоуправления и организациях (далее –
Правила). Структура и содержание новых
Правил. В чем заключается их отличие
от Основных правил работы архивов
организации? Новый раздел Правил
«Передача документов при реорганизации
или ликвидации организации, смене
руководителя архива организации».
Может ли возникнуть потребность
в методическом дополнении Правил?
ИНФОРМАЦИОННЫЕ
ТЕХНОЛОГИИ В СОВРЕМЕННОМ
ДОКУМЕНТООБОРОТЕ
К.С. Федченко
Психология внедрения:
уровни изменений
и предварительная оценка
эмоционального сопротивления
19
Как минимизировать и предупредить
эмоциональное сопротивление сотрудников
при внедрении СЭД? В этом вам может
помочь достаточно простой, но эффективный
инструмент «Лестница изменений».
В чем суть этой методики? Пять уровней
изменений: актив, проект, способность,
желание и убеждения. Помните, что для
полноценного применения «Лестницы
изменений» требуется детальное
рассмотрение сложившейся ситуации
в организации, интервьюирование
руководителей и ключевых сотрудников!
Школа заказчика
Е.С. Рожкова
Корпоративное обучение
при внедрении СЭД
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ
УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Е.Н. Кожанова
Постановка задач и контроль
исполнения документов в Google
54
Какие возможности для работы с документами
предоставляет Google Календарь?
Функции этого инструмента Google. Как с его
помощью можно автоматизировать контроль
исполнения документов в компании?
Создание специального календаря
для контроля исполнения документов.
Как предоставить коллегам доступ к
календарю? Постановка задачи по документу.
Прием задания в работу и отправка
отчета. Управляя настройками доступа
к документам Google и используя его
бесплатные (что немаловажно) инструменты,
можно значительно упростить и систематизировать
работу с документами и взаимодействие
с коллегами!
СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА • № 7 2015
29
После внедрения СЭД будущих пользователей
необходимо обучить работе в системе.
Основные методы организации обучения.
Когда и кем осуществляется обучение?
Примеры состава программ обучения
для разных групп пользователей СЭД. Виды
и формы обучения. Основные характеристики
очного обучения в группах. Как проходит
индивидуальное обучение сотрудников?
Особенности дистанционного обучения.
Почему так важна мотивация персонала
при обучении работе в СЭД? Алгоритм
подготовки процесса организации обучения
ФОРМУЛА УСПЕХА
А.А. Чечкина
Создание электронного архива
локальных нормативных актов
42
Каковы основные типы ЛНА и общие
требования к их оформлению? Зачем
в организации требуется создавать архив
ЛНА? Создание электронного архива
в рамках СЭД. Как создать архив ЛНА
средствами малой автоматизации?
Планирование деятельности по разработке
и актуализации ЛНА. Рассмотрим подробнее
опыт создания электронного архива ЛНА
с использованием средств малой
автоматизации в ООО «Ритм»
Стр.4
СОДЕРЖАНИЕ
СПЕЦИАЛЬНЫЕ СИСТЕМЫ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Н.В. Артонкина
Организация конфиденциального
делопроизводства с нуля.
Разработка Инструкции
по конфиденциальному
делопроизводству
63
Какие разделы включает в себя Инструкция
по конфиденциальному делопроизводству?
Содержание раздела «Порядок обращения
с конфиденциальными документами». Какую
информацию желательно включить в раздел
«Оформление конфиденциальных документов,
электронных носителей конфиденциальной
информации и учет носителей
конфиденциальной информации»? Раздел
Инструкции «Обработка входящих,
исходящих, внутренних конфиденциальных
документов». Приложения к Инструкции по
конфиденциальному делопроизводству
ВОПРОС-ОТВЕТ
80
Насколько преимущества облаков способны
перекрывать риски их использования?
Как упростить работу с перепиской в СЭД?
Можно ли организовать обмен электронными
документами в организации, у которой
нет внутреннего ЭДО? В чем заключаются
основные сложности и ошибки интеграции
системы управления контентом и средств
коллективной работы? Помимо сокращения
затрат, получение каких преимуществ
обеспечивает BPM-система? Каковы сегодня
приоритетные задачи среднего бизнеса
в области управления контентом? Каковы
на сегодняшний день требования
к коллективной работе с данными компании?
За счет каких инструментов они могут быть
реализованы? Как можно упростить работу
по обработке обращений граждан? Как
регистрировать письма дочерней компании,
которая прекратила свое существование?
Есть ли разница в том,
как нумеровать страницы или листы
при прошивке журналов регистрации?
Уважаемые читатели!
Для более удобной работы с журналом используются следующие
знаки-указатели:
Обратите внимание
Запишите важную
информацию
Учредитель и издатель: ЗАО «МЦФЭР»
Генеральный директор – Максим Межанский
Издательский дом МЦФЭР:
Директор – Валентин Гирихиди
Главный редактор – Екатерина Богданова
Объединенная редакция:
Руководитель – Анна Шилина
ashilina@mcfr.ru
Редакция:
Главный редактор – Екатерина Губернская
egubernskaya@mcfr.ru
Редактор по работе с авторами – Юлия Одинокова
yodinokova@mcfr.ru
Выпускающий редактор – Екатерина Исламова
Редактор – Татьяна Портнова
Дизайн-концепция – Иван Железняк
Верстка – Вадим Соболев
Адрес редакции: 127287, г. Москва,
ул. 2-я Хуторская, д. 38А, стр. 17
Тел.: (495) 937-90-80 (многоканальный)
www.sekretariat.ru, www.profl it.ru
Для писем: 129164, г. Москва, а/я 9
document@mcfr.ru, document@sekretariat.ru
Вопрос
Читайте
в ближайших
номерах
Подписные индексы:
«Роспечать» – 37296, 37295
«Почта России» – 79290, 79281
«Пресса России» – 90061, 90059
Группа маркетинга:
Бренд-менеджер – Екатерина Финогенова
Тел.: 8 (495) 937-90-80, доб. 22-49,
efi nogenova@mcfr.ru
Размещение рекламы:
Руководитель – Наталья Синицина
Тел.: 8 (495) 937-90-80, доб. 27-45, nsinitsina@mcfr.ru
Ведущий менеджер – Елена Романенко
Тел.: 8 (495) 937-90-80, доб. 57-10,
eromanenko@mcfr.ru
Служба клиентской поддержки:
Тел.: 8 (495) 937-90-82, 933-63-22.
E-mail: ap@mcfr.ru
Претензии по доставке направляйте по факсу:
8 (495) 933-52-62
Е-mail: pressa@mcfr.ru
Редакция не несет ответственности за содержание
рекламных материалов. Мнение редакции может
не совпадать с мнением авторов.
Перепечатка материалов допускается только
с письменного согласия редакции.
На заметку
Письмо
в редакцию
Типичная ошибка
Подробнее
Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-40896
от 15.07.2010
Выдано Федеральной службой по надзору
в сфере связи, информационных технологий
и массовых коммуникаций.
Цена свободная.
Подписано в печать 05.06.2015.
Дата выхода в свет 24.06.2015.
Формат 70 Ч 108 1/16. Тираж 2000 экз.
Печать офсетная. Бумага мелованная.
Усл. печ. л. 8,4. Уч.-изд. л. 6,25.
Изд. № 7113. Заказ № 2616
ЗАО «МЦФЭР»
Юридический адрес: 129090, г. Москва,
ул. Щепкина, д. 25/20
Отпечатано в АО «Первая Образцовая
типография»
Филиал «Чеховский Печатный Двор»
142300, Московская область, г. Чехов,
ул. Полиграфистов, д. 1
Сайт: www.chpd.ru, e-mail: sales@ chpd.ru
Тел./факс: 8 (499) 270-73-59
© ЗАО «МЦФЭР», 2015
document@mcfr.ru
Стр.5
НОВОСТИ
Cвыше 75% потребителей хранят свои персональные данные
в цифровом формате
свои персональные данные в цифровом
формате.
С
Однако согласно тому же опросу, несмотря
на то что пользователи дорожат своей
цифровой информацией, они прилагают мало
усилий, чтобы обеспечить ее сохранность:
менее половины опрошенных пересохраняют
свои данные на внешнем устройстве или
огласно опросу, проведенному компанией
Acronis, свыше 75% потребителей хранят
в облаке; остальные же хранят персональные
данные исключительно на своем компьютере.
Только 5% опрошенных готовы потратить
средства на восстановление данных в случае
их потери, однако 94% заявили, что согласны
единовременно заплатить 3–4 тыс. руб.
за превентивную защиту данных и создание
их резервной копии.
Источник: http://www.cnews.ru
Утверждены новые электронные форматы
бухгалтерских документов
приказом ФНС России от 04.03.2015 № ММВ-76/93@.
Среди утвержденных форматов:
• формат счета-фактуры, применяемого
при расчетах по налогу на добавленную
стоимость, в электронной форме;
И
• формат корректировочного счета-фактуры,
применяемого при расчетах по налогу
на добавленную стоимость, в электронной
форме;
• формат журнала учета полученных и
выставленных счетов-фактур, применяемых
при расчетах по налогу на добавленную
стоимость, в электронной форме;
• формат книги покупок, применяемой
при расчетах по налогу на добавленную
стоимость, в электронной форме;
• формат дополнительного листа книги
покупок, применяемой при расчетах по
зменения электронных форматов
бухгалтерских документов введены
налогу на добавленную стоимость,
в электронной форме;
• формат книги продаж, применяемой
при расчетах по налогу на добавленную
стоимость, в электронной форме;
• формат дополнительного листа книги
продаж, применяемой при расчетах
по налогу на добавленную стоимость,
в электронной форме.
Данный приказ вступил в силу 14 апреля
2015 г.
Приказ ФНС России от 05.03.2012
№ ММВ-7-6/138@ «Об утверждении форматов
счета-фактуры, журнала учета полученных
и выставленных счетов-фактур, книги покупок
и книги продаж, дополнительных листов книги
покупок и книги продаж в электронном виде»
признан утратившим силу.
Источник: http://naar.ru
Президент одобрил отмену круглой печати
В
апреле 2015 г. Владимир Путин подписал
Закон № 82-ФЗ «О внесении изменений
в отдельные законодательные акты РФ в части
отмены обязательности печати хозяйственных
обществ», которым установлено, что
использование круглой печати является
не обязанностью, а правом предпринимателей.
Однако сведения о наличии печати должны
быть внесены в устав компании.
По мнению авторов документа, на
сегодняшний день наличие печати отнюдь
не дает гарантию подлинности документа и,
для того чтобы обеспечить его подлинность,
целесообразно использовать другие
актуальные способы идентификации:
электронную подпись, голографические
печати, специальные фирменные бланки и др.
Помимо этого, ожидается, что реализация
его положений позитивно скажется на позиции
России в рейтинге Всемирного банка «Ведение
бизнеса» (DoingBusiness).
Источник: http://naar.ru
4
СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА • № 7 2015
Стр.6
НОВОСТИ
ФСТЭК указала на ошибки при подаче документов
на «конфиденциальные» лицензии
пакета документов для получения лицензии
на осуществление деятельности, связанной
с защитой конфиденциальной информации
(информационное сообщение от 26.03.2015 №
240/13/1139), сформирован ФСТЭК.
Например, адрес, указанный в заявлении
П
о предоставлении лицензии, не соответствует
адресу, указанному в учредительных документах
соискателя. Также часто в пакете документов
для получения лицензии отсутствуют бумаги,
еречень типовых ошибок, которые
допускают соискатели при подготовке
подтверждающие наличие и уровень квалификации
специалистов в штате соискателя лицензии и др.
Также в информационном сообщении
службы приведен список правительственных
постановлений и административных
регламентов, которые служат для сотрудников
ФСТЭК руководством при осуществлении
лицензирования деятельности по технической
защите конфиденциальной информации и
деятельности по разработке и производству
средств защиты конфиденциальной информации.
Источник: http://fstec.ru
Знание делопроизводства и документооборота станет
обязательным для всех госслужащих
был опубликован законопроект Минтруда,
детализирующий квалификационные требования
к госслужащим и гражданам, претендующим на
замещение госвакансий. Авторы законопроекта
предлагают разделить эти требования на базовые
и профессионально-функциональные.
К базовым требованиям отнесены: уровень
Н
образования, знание конституционных основ,
знание закона о гражданской службе и
антикоррупционного законодательства, а также
грамотная устная и письменная речь и знание
а Едином портале раскрытия правовой
информации (http://regulation.gov.ru)
делопроизводства и документооборота.
К профессионально-функциональным
требованиям отнесены: специальности
профессионального образования, стаж
гражданской службы, профессиональные
знания и умения, необходимые для исполнения
должностных обязанностей по соответствующим
специализациям в рамках направлений
деятельности.
В случае одобрения данного законопроекта
новые требования к квалификации госслужащих
вступят в силу с 1 января 2017 г.
Источник: http://naar.ru
Система «электронного правосудия» будет введена во всех
столичных судах
2016 г. Такое заявление сделала председатель
Московского городского суда Ольга Егорова
в ходе расширенного заседания коллегии
Федеральной службы по надзору в сфере
связи, информационных технологий и массовых
коммуникаций (Роскомнадзора). «Электронное
правосудие» включает в себя аудиои
видеопротоколирование заседаний, прямую
связь Мосгорсуда с районными судами
и мировыми судами, связь с СИЗО, электронный
архив и электронное исполнение.
7 апреля 2015 г. депутаты приняли
в первом чтении правительственный
С
истема «электронного правосудия»
заработает во всех столичных судах к концу
законопроект, который предусматривает
корректировки Уголовно-процессуального,
Арбитражного процессуального и Гражданского
процессуального кодексов. Данные изменения
позволят участникам судебного разбирательства
направлять в суд в электронном виде
ходатайства, заявления, жалобы, представления
и прилагаемые к ним доказательства, которые
будут приняты (если завизированы электронной
подписью) и поданы через специальную форму
на сайте суда. Судебные решения также будут
электронными, а по ходатайству участника
разбирательства они будут направляться ему
на электронную почту.
Источник: http://www.mskagency.ru
document@mcfr.ru
5
Стр.7
СОВРЕМЕННОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
ОВРЕМЕННОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
Правила организации
хранения, комплектования,
учета и использования
документов в архивах
организаций
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской
Федерации» (далее – Закон «Об архивном деле в РФ») устанавливает,
что «государственные органы, органы местного самоуправления,
организации и граждане, занимающиеся предпринимательской
деятельностью без образования юридического
лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных
документов, в т. ч. документов по личному составу,
в течение сроков их хранения, установленных федеральными
законами, иными нормативными правовыми
актами РФ, а также перечнями документов…»
(п. 1 ст. 17). Для комплектования, учета и использования
образовавшихся в процессе деятельности архивных
документов государственные органы и органы
местного самоуправления в соответствии с законом
обязаны создавать архивы, иные организации и граждане
– вправе создавать архивы (ст. 13).
М.В. Ларин,
директор ВНИИДАД,
д-р ист. наук, проф.
В.Ф. Янковая,
зам. директора
ВНИИДАД,
канд. ист. наук
© М.В. Ларин,
В.Ф. Янковая, 2015
документов руководствуются Основными правилами работы
архивов организаций*, которые не являются документом нормативного
характера, а носят рекомендательный характер. Именно
по этой причине был подготовлен проект нормативного
документа – Правил организации хранения, комплектования,
учета и использования документов Архивного фонда РФ и
других архивных документов в органах государственной
В
6
* Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии
Росархива 06.02.2002). – М.: Росархив, ВНИИДАД, 2003.
СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА • № 7 2015
настоящее время архивы органов государственной власти,
органов местного самоуправления, организаций (далее –
архив организации) при организации хранения архивных
Стр.8
СОВРЕМЕННОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
власти, органах местного самоуправления и организациях
(далее – Правила). Проект Правил в настоящее время представлен
на утверждение в Министерство культуры РФ и в установленном
порядке проходит согласование с заинтересованными
органами государственной власти и организациями.
В ходе разработки проекта Правил дважды проводилось
рецензирование документа архивистами: первый раз – работниками
органов управления архивным делом в субъектах РФ,
государственных и муниципальных архивов, второй раз – работниками
архивов федеральных органов исполнительной власти.
Все полученные замечания внимательно рассматривались,
причем на заключительном этапе – временной рабочей группой,
в которую входили специалисты ВНИИДАД и Росархива.
Прежде чем мы перейдем к рассмотрению содержания Правил,
отметим, что многие замечания были вызваны желанием специалистов
как можно более детально описать отдельные процессы
архивных технологий, применяемых при обеспечении сохранности,
учете, комплектовании и использовании документов в архивах
организаций, что было невозможно, учитывая статус Правил как
строго нормативного документа. Вместе с тем некоторые замечания,
по мнению разработчиков, носили принципиальный характер,
в частности замечание о том, что в разделе «Комплектование»
(полное название в проекте – «Комплектование архива организации
документами архивного фонда РФ и другими архивными
документами») недостаточно последовательно изложен вопрос об
экспертизе ценности документов, например, исключенными оказались
положения, связанные с номенклатурой дел. Если учесть,
что в настоящее время форма номенклатуры дел организации и
порядок ее разработки изложены только в документе методического
характера – Методических рекомендациях по разработке
инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной
власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009
№ 76), при доработке проекта Правил было принято решение о
включении в раздел «Комплектование» основных положений о
номенклатуре дел, включая форму номенклатуры дел.
О содержании Правил
Правила разработаны в соответствии с законом «Об архивном
деле в РФ» и во взаимосвязи с утвержденными в 2007 г. Правилами
организации хранения, комплектования, учета и использования
документов Архивного фонда РФ и других архивных
документов в государственных и муниципальных архивах,
музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук*.
* Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов
Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных
и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской
академии наук (утв. приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19).
document@mcfr.ru
7
Стр.9