Подписка на 2015 год
Сертификат интернет-магазина OZON.ru
в подарок
Счет действителен
до 15 ноября
2014 года
ЗАО «МЦФЭР»
129090, г. Москва, ул. Щепкина, д. 25/20
Для писем: 129164, г. Москва, а/я 9
Тел.: 8 (495) 937-90-82, 8 (495) 933-63-17
Факс: 8 (495) 933-52-62
E-mail: ap@mcfr.ru
www.proflit.ru
Банковские реквизиты
ИНН 7702019904, КПП 770201001
ОАО «Сбербанк России», г. Москва
Московский банк
Сбербанка России ОАО г. Москва
БИК 044525225
к/с 30101810400000000225
р/с 40702810638180134443
Счет № Ж1474
Предмет счета
Подписка на комплект журналов*:
«Современные технологии делопроизводства и документооборота»
«Справочник секретаря и офис-менеджера»
«Секретариат в вопросах и ответах»
на 2015 год
* Все журналы комплекта выходят ежемесячно, 12 номеров
Kоличество
комплектов
1
«
»
Цена,
руб.
2014 г.
Сумма,
руб.
24 180-00 24 180-00
НДС 10% 2418-00
Всего к оплате 26 598-00
Всего к оплате: Двадцать шесть тысяч пятьсот девяносто восео емь рубле
Генеральный директор
Главный бухгалтер
семь рублей 00 копеек
0 к
М.А. Межанский
А.П. Игнатова
Внимание!
В платежном поручении в реквизите «Назначение платежа» укажите:
название издания и период подписки (по аналогии с предметом счета);
номер счета;
информацию по НДС;
адрес доставки, включая почтовый индекс;
Ф. И. О. контактного лица и телефон с указанием кода города.
Указание адреса и контактных данных позволит обеспечить своевременность доставки.
Копию платежного поручения отправьте по факсу или е-mail в отдел по работе с клиентами.
Служба клиентской поддержки
Тел.: 8 (495) 937-90-82, 8 (495) 933-63-17. Факс: 8 (495) 933-52-62. E-mail: ap@mcfr.ru
Подробнее о профессиональных изданиях на www.proflit.ru/officework
Стр.3
Выберите удобный для вас способ подписки
на журнал «Секретариат в вопросах
и ответах»
В редакции
8 (495) 937-9082; www.proflit.ru/officework
Выгодно!
Бесплатная доставка в любую точку России
Больше скидок при подписке на год, комплекты изданий,
по акции «Сертификат интернет-магазина
OZON.ru в подарок»
Надежно!
Повторная отправка потерявшихся на почте номеров
Гарантия предоставления бухгалтерских документов
Удобно!
Быстрая подписка по телефону или через Интернет
Индивидуальный подход к каждому заказу
На почте по каталогам
«Роспечать» – 47435, 47436; «Почта России» – 79858, 79896;
«Пресса России» – 88252, 88253
В альтернативном агентстве вашего города
Список альтернативных агентств смотрите на с. 32
Реклама
Стр.4
СЕКРЕТАРИАТ
в вопросах и ответах
Генеральный директор – Максим Межанский
Главный редактор – Екатерина Богданова
ОБЪЕДИНЕННАЯ РЕДАКЦИЯ:
Директор – Валентин Гирихиди
Руководитель – Анна Шилина
ashilina@mcfr.ru
Главный редактор – Екатерина Губернская
egubernskaya@mcfr.ru
РЕДАКЦИЯ:
Выпускающий редактор – Екатерина Брыкова
Дизайн-концепция – Ольга Сутемьева, Галина Скворцова
Верстка – Юлия Петрушина
Редактор – Юлия Одинокова
yodinokova@mcfr.ru
АДРЕС РЕДАКЦИИ:
127287, г. Москва, ул. 2-я Хуторская, д. 38А, стр. 17
Тел.: 8 (495) 937-90-80 (многоканальный)
www.sekretariat.ru, www.shop.mcfr.ru
ДЛЯ ПИСЕМ:
129164, г. Москва, а/я 9
document@mcfr.ru, document@sekretariat.ru
ПОДПИСНЫЕ ИНДЕКСЫ:
«Роспечать» – 47435, 47436
«Почта России» – 88252, 88253
«Пресса России» – 79858, 79896
Руководитель – Наталья Кащеева
Тел.: 8 (495) 937-90-80, доб. 5780
nkcom@mcfr.ru
ОТДЕЛ ПРОДВИЖЕНИЯ:
Ведущий менеджер – Елена Романенко
Тел.: 8 (495) 937-90-80, доб. 5710
eromanenko@mcfr.ru
Руководитель – Наталья Синицина
Тел.: 8 (495) 937-90-80, доб. 2745
nsinitsina@mcfr.ru
РАЗМЕЩЕНИЕ РЕКЛАМЫ:
ОТДЕЛ ПО РАБОТЕ С КЛИЕНТАМИ:
Тел.: 8 (495) 937-90-82, 933-63-17
Факс: 8 (495) 933-52-62
E-mail: pressa@mcfr.ru
УЧРЕДИТЕЛЬ И ИЗДАТЕЛЬ: ЗАО «МЦФЭР»
ИЗДАТЕЛЬСКИЙ ДОМ МЦФЭР:
№ 10
октябрь 2014
Претензии по доставке направляйте по факсу: 8 (495) 933-52-62
Редакция не несет ответственности за содержание рекламных материалов.
Мнение редакции может не совпадать с мнением авторов.
Перепечатка материалов допускается только с письменного согласия редакции.
Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-31924 от 15.05.2008.
Выдано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий
и массовых коммуникаций.
Цена свободная.
Подписано в печать 22.09.2014. Формат 70 Ч 108 1/16.
Печать офсетная. Бумага офсетная.
Усл. печ. л. 4,2. Изд. № 6477. Заказ № К-1646.
Дата выхода в свет 10.10.2014
428019, Чувашская Республика, г. Чебоксары, пр-т И. Яковлева, д. 13.
© ЗАО «МЦФЭР», 2014
Юридический адрес: 129090, г. Москва, ул. Щепкина, д. 25/20.
Отпечатано в ГУП ЧР «ИПК «Чувашия».
ЗАО «МЦФЭР»
ISSN 2070-7371
10
9 772070 737148
Стр.5
СОДЕРЖАНИЕ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВ
Какие реквизиты документов появились в Правилах делопроизводства
в федеральных органах исполнительной власти по сравнению
с ГОСТ Р 6.30–2003? Каким образом осуществляется замена подписи
руководителя на подпись другого уполномоченного лица? Когда
применяются указания и чем они отличаются от приказов и распоряжений?
Как правильно оформить пояснительную записку? Когда
именно и с какой периодичностью разрабатывается номенклатура
дел, с кем согласовывается и как правильно оформляется? Почему
некоторые дела имеют срок хранения с особой отметкой – «ЭПК»?
Отличается ли форма номенклатуры дел для федеральных органов
исполнительной власти и коммерческих организаций? В чем заключается
подготовка к передаче в архив электронных документов?
ЮРИДИЧЕСКАЯ КОНСУЛЬТАЦИЯ
Может ли работодатель применять меры взыскания за нецензурную
брань на рабочем месте, что для этого нужно и какие это могут быть
меры? Сколько хранятся графики сменности в кадровой службе? В
организации была изготовлена печать с фамилией сотрудницы, но
сотрудница вышла замуж, и тогда печать изготовили с новой фамилией.
Как быть со старой печатью? Работник причинил ущерб предприятию.
Можно ли произвести удержание из его зарплаты по распоряжению
работодателя?
ПСИХОЛОГИЯ
06
15
Как создать благоприятный психологический климат в коллективе?
Что на него может влиять? Что нужно сделать офис-менеджеру для
адаптации нового человека в коллективе? Значение гендерных отличий
в коллективе. Конфликт на работе: как его избежать? Что
делать, если вы перепутали время важной встречи своего босса и изза
этого сорвались переговоры с нужными людьми? Как подобрать
в этой ситуации нужные слова и сделать так, чтобы конфликт с руководителем
сошел на нет?
ДЕЛОВОЙ ПРОТОКОЛ И ЭТИКЕТ
Как правильно взаимодействовать с представителями Польши? На
какие ключевые моменты нужно обратить внимание во время общения?
Приветствия и формы обращения. Деловое общение. Наиболее
подходящие темы для беседы и темы, требующие корректности
и внимания. Какие подарки лучше выбрать для польских партнеров?
Стиль одежды, которого лучше придерживаться во время переговоров
и личных встреч
4
19
33
Задавайте вопросы: document@mcfr.ru, тел.: 8(495)937-9080, доб. 58-20
4
4
4
Стр.6
СОДЕРЖАНИЕ
ЭЛЕКТРОННЫЙ ОФИС
Чем отличается работа со SmartArt в Microsoft Office 2010 по сравнению
с предыдущими версиями? SmartArt в работе. Рассмотрим
возможности работы с объектами SmartArt на примере создания
схемы движения исходящих документов. Обратите внимание, что
объекты SmartArt являются хорошей основой для построения практически
любых графических иллюстраций и открывают большой
простор для творчества, позволяя легко, быстро и удобно создавать
их в оптимальном оформлении!
ИМИДЖ И СТИЛЬ
Как быть, если днем на работу, а вечером на свидание? Не носить же
с собой целый комплект одежды? Я часто езжу в командировки. Подскажите,
пожалуйста, как лучше одеваться в эти поездки и что брать
с собой? По роду своей деятельности я часто бываю за границей. Есть
ли национальные особенности делового стиля в одежде или он универсален?
САМОКОНТРОЛЬ
38
44
Проверьте
себя! Разгадайте интересный кроссворд!
48
УВАЖАЕМЫЕ ЧИТАТЕЛИ!
Для более удобной работы с журналом используются следующие знаки-указатели:
?
Вопрос
№ 10•2014
Внимание
На заметку
Подробнее
Ошибка
Запишите
5
5
5
5
Стр.7
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВ
?
Вопрос
К
акие реквизиты документов появились в Правилах делопроизводства
в федеральных органах исполнительной
власти, утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009
№ 477 по сравнению с Государственным стандартом РФ ГОСТ
Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной
документации»?
Секретарь, Ставропольский край
Большая часть реквизитов, представленных в Государственном стандарте РФ
ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная
система организационно-распорядительной документации» и в Правилах
делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. постановлением
Правительства РФ от 15.06.2009 № 477, имеют одинаковые названия
или названия, различающиеся незначительно. Но есть несколько реквизитов,
названия которых требуют комментария.
Прежде всего это реквизит «Указания по исполнению документа» (соответствует
реквизиту «Резолюция» ГОСТа Р 6.30–2003).
Подробнее
Указания по исполнению документа оформляются непосредственно на документе
(в заголовочной части документа) или на специальном бланке и могут представлять
собой резолюцию или поручение (расширенную или развернутую резолюцию).
Реквизит Правил «Наименование документа» соответствует реквизиту стандарта
«Заголовок к тексту». Изменение названия реквизита – «Заголовок к тексту»
на «Наименование документа» – вызвано тем, что в федеральных органах
исполнительной власти значительная часть издаваемых документов относится
к категории нормативных актов (правила, положения, инструкции, регламенты
и др.), а эти документы имеют название, состоящее из названия вида документа
и краткого содержания документа, тесно слившихся в одном названии. Например:
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти;
Положение о защите персональных данных государственных служащих и работников
министерства.
Строго говоря, наименование документа – это название, включающее обозначение
вида документа и краткое содержание документа.
6
Задавайте вопросы: document@mcfr.ru, тел.: 8(495)937-9080, доб. 58-20
Стр.8
Делопроизводство и архив
Для документов, не относящихся к категории нормативных актов, название документа
нужно рассматривать как заголовок к тексту, раскрывающий содержание документа.
Не представлены в стандарте, но присутствуют в Правилах следующие реквизиты:
«Должность лица, подписавшего документ» и «Отметка о конфиденциальности».
Реквизит
«Должность лица, подписавшего документ» – это реквизит так называемых
должностных бланков документов.
Этот реквизит давно используется на практике. И хотя ГОСТ Р 6.30–2003 установил
должностные бланки как особый вид бланков, соответствующего реквизита,
отличающего этот вид бланков от других, в стандарт включено не было.
Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается под
наименованием федерального органа исполнительной власти в бланках писем
должностных лиц.
Бланк письма руководителя федерального органа исполнительной власти, бланк
письма заместителя руководителя федерального органа исполнительной власти,
других должностных лиц, имеющих право использовать должностные бланки.
Реквизит «Отметка о конфиденциальности» – это также реквизит, широко
применяемый на практике. Отметка о конфиденциальности проставляется на документах,
содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному
виду конфиденциальной информации*.
В предыдущих редакциях стандарта, например в ГОСТ Р 6.30–90, 6.30–97, этот
реквизит присутствовал, но под названием «Гриф ограничения доступа к документу».
В Правилах отсутствует ряд реквизитов, имеющихся в стандарте:
Внимание
«Герб субъекта Российской Федерации», «Эмблема организации или товарный
знак (знак обслуживания)», «Код организации, основной государственный регистрационный
номер (ОГРН) юридического лица», «Идентификационный номер налогоплательщика
/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП»), «Код формы
документа», «Отметка о поступлении документа в организацию», «Идентификатор
электронной копии документа».
* Виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от
06.03.1997 № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера».
№ 10•2014
7
Стр.9