№ 5, 2015
Редакционная кол ле гия
В.И. Андреева –
научный редактор журнала, канд. ист. наук, проф. кафедры трудового
права и права социального обеспечения
Российской академии правосудия
Е.В. Богданова –
главный редактор Издательского дома МЦФЭР
Л.М. Вялова –
канд. ист. наук, доц. кафедры документоведения
Россий ского государственного гуманитарного университета
В.П. Козлов –
д-р ист. наук, проф. Российского государственного гуманитарного
университета
М.В. Ларин –
д-р ист. наук, проф., директор ВНИИДАД
Н.С. Медведева –
руководитель аппарата генерального директора
ЗАО «МЦФЭР»
Л.В. Санкина –
канд. ист. наук, доц. кафедры документоведения
Россий ского государст венного гуманитарного университета
Стр.3
PRO-CЕКРЕТАРИАТ
Зайцева Н.А.
6
УПРАВЛЕНИЕ
ВЗАИМОО
ВЗАИМООТНОШЕНИЯМИ
С КОЛЛЕГАМИ: КАК
ПРАВИЛЬНО ВЫБРАТЬ МОДЕЛЬ
ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ
Что делать, если у вас не получается выстроить
эффективные взаимоотношения
с коллегами, когда вас считают либо «жилеткой»,
в которую может каждый поплакаться,
либо хамкой, к которой лучше
не подходить, и потому оказываетесь в изоляции?
Как выбрать правильную модель
поведения, чтобы начать получать удовольствие
от взаимодействия с коллегами? Полезные
рекомендации, которые вам помогут
выстроить эффективные отношения.
Будьте профессионалами во всем – даже
в общении!
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
Кожанова Е.Н.
ШКОЛА ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО
СЕКРЕТАРЯ
Андреева В.И.
32 ТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ
С СОВМЕСТИТЕЛЯМИ
С СОВМЕСТ
Какая информация является обязательной
для трудового договора с совместителем?
Какими документами оформляется его прием
на работу? Особенность ведения личной
карточки Т-2 на работника, являющегося
внутренним совместителем. Требуется ли
оформление личных дел на работников-совместителей?
Записи в трудовой книжке
внутреннего и внешнего совместителей. Документ-основание
для внесения в трудовую
книжку записи о работе по совместительству
руководителя организации
40 НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
АНИЗА
Янковая В.Ф.
ОРГАНИЗАЦИИ: ПРАВИЛА
20 ВНЕСЕНИЕ ПРАВИЛ РАБОТЫ
С ЭЛЕКТРО
С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
В ИНСТРУКЦИЮ ПО
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
Организация работы с электронными документами
требует комплексного подхода.
Как регламентировать в организации
работу с электронными документами? Рекомендации
ВНИИДАД. Какие изменения
необходимо внести в Инструкцию по делопроизводству,
действующую в организации?
Основные делопроизводственные операции
и степень участия в них электронных
документов. Пример приказа о внесении дополнений
и изменений в Инструкцию по делопроизводству.
Обратите внимание, что
ограничивать легализацию электронных документов
одной Инструкцией по делопроизводству
нельзя!
2
АБО
СОСТАВЛЕНИЯ ЗАГОЛОВКОВ ДЕЛ
Основные требования к заголовкам
дел – четко и в обобщенной форме отражать
содержание и состав документов дела.
В каком порядке должны быть расположены
заголовки дел в каждом разделе номенклатуры
дел? Признаки заведения дел и состав
элементов заголовка. Как правильно
составлять заголовки? Что необходимо указать
в заголовке дела, если в него включаются
копии документов? Нужно ли в заголовке
дела, включающего документы, составленные
на основе унифицированных форм, указывать
код формы? Ответы на эти и многие
другие вопросы вы найдете в статье
ВОПРОС-ОТВЕТ
48 Каким должно быть угощение
Дополнительную информацию читайте на www.sekretariat.ru
гощение к переговорам
в компании, как по правилам нуж
Стр.4
Справочник секретаря и офис-менеджера • №5 2015
но подавать кофе и/или чай во время приема
делегаций или визита партнеров? С чем
сочетать тигровую расцветку в одежде
и всем ли она подходит? Какие украшения
и «фишки» будут самыми модными в наступающем
весенне-летнем сезоне? Как могут
выглядеть интересные варианты одежды
для выходных дней?
СЕМИНАР НА РАБОЧЕМ МЕСТЕ
Бадя Т.П.
56 «ВОЛШЕБНЫЕ» ТАБЛИЦЫ
ДЛЯ СКОРО
УЛУЧШАЮТ ЗРЕНИЕ
(Эффективная работа
с информацией)
ДЛЯ СКОРОЧТЕНИЯ, КОТОРЫЕ
Что такое таблицы Шульте и почему их называют
«волшебными»? Как таблицы
Шульте используются в скорочтении? Вашему
вниманию предлагаются таблицы
для самостоятельной тренировки и ссылка
на бесплатную электронную программу.
Соревнуйтесь не с нормативами, а сами
с собой. Если сегодня у вас получилось
выполнить упражнение на 1–2 секунды быстрее,
чем вчера, похвалите себя. Это отличный
прогресс!
62 КОНФЛИКТЫ С СОТРУДНИКАМИ:
ЧТО ДЕЛАТЬ? (Школа практической ЧТО ДЕЛАТЬ?
Иголкина И.Н.
ДН
психологии)
Какие конфликты чаще всего возникают
на работе? Виды конфликтов. Что нужно
предпринять для их профилактики? Признаки
наличия скрытых конфликтов в коллективе.
Основные стадии развития конфликта.
Как вести себя, если конфликтные
ситуации уже произошли? Способы поведения
в конфликте
71 ВЫСТУПАЕМ ПУБЛИЧНО
(Деловой английский язык
Блех И.А.
ВЫСТУПАЕМ ПУБЛИЧНО!
(Деловой а
для секретаря)
Как сделать ваше выступление на иностранном
языке живым, непринужденным и нескучным?
Визуальная составляющая публичного
выступления. Каковы причины
появления нечитабельных презентаций? Рекомендации
по правильному оформлению
слайдов. Старайтесь сократить текст в слайдах
до минимума, упростить графики и схемы,
избавиться от ненужных таблиц и иллюстративного
материала, загромождающих
поле слайда! Предлагаем вам набор типовых
фраз, которые помогут во время вашего выступления
при обращении к изображению
на экране
КРАСОТА И ЗДОРОВЬЕ
Оникевич А.А.
78 УХОД ЗА НОГТЯМИ: МАНИКЮР
И ПЕДИКЮ
УХОД ЗА НОГТЯМИ: МАН
И ПЕДИКЮР
Ухоженные ногти – визитная карточка деловой
женщины. Какие виды маникюра и педикюра
наиболее популярны сегодня? Как
не ошибиться и сделать правильный выбор,
подобрав то, что подходит именно вам?
Маникюр и педикюр в домашних условиях.
Какие виды декоративных покрытий существуют?
Советы по домашнему уходу
за ногтями, благодаря которым вы сможете
сделать свои ногти блестящими и крепкими.
При желании вы можете самостоятельно
сделать свои ногти идеальными. Желаем
вам в этом удачи!
ЭЛЕКТРОННЫЙ ОФИС
Мальцев М.А.
84 МОБИЛЬНЫЕ ИНТЕРНЕТ,
А И Д
ПОЧТА И ДРУГИЕ ПОЛЕЗНЫЕ
ПРИЛОЖЕНИЯ
Какие мобильные браузеры позволяют повысить
удобство и скорость просмотра
веб-страниц в Интернете? Мобильные почтовые
клиенты: как они работают? Почтовые
клиенты для Android, iOS и Windows
Phone. Как искать полезные приложения?
Мобильные приложения, которые помоДополнительную
информацию читайте на www.sekretariat.ru
3
Стр.5
Содержание
гают отдыхать и учиться. Пользуйтесь мобильными
приложениями, повышайте
свою эффективность и помните о том, что
устройства нужны не для того, чтобы вы
работали на них, а для того, чтобы они работали
на вас!
91 ДОМАШНЕЕ ЗАДАНИЕ
ОТВЕТ НА ДОМАШНЕЕ ЗА
ИЗ№4
УВАЖАЕМЫЕ ЧИТАТЕЛИ!
Для более удобной работы
со статьями редакция журнала
«Справочник секретаря и офисменеджера»
вводит следующие
условные обо зна че ния:
92 ОТВЕТ НА ДОМАШНЕЕ ЗАДАНИЕ
ИЗ № 4
обратите внимание
на заметку
запишите важную
информацию
типичная ошибка
вопрос
пришлите
ответ на задание
читайте на портале
PRO-Секретариат
4
Дополнительную информацию читайте на www.sekretariat.ru
Стр.6
Н.А. ЗАЙЦЕВА
УПРАВЛЕНИЕ
ВЗАИМООТНОШЕНИЯМИ
С КОЛЛЕГАМИ: КАК ПРАВИЛЬНО
ВЫБРАТЬ МОДЕЛЬ
ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ
Самая главная формула успеха –
знание, как обращаться
с людьми.
Теодор Рузвельт (1858–1919),
американский политик, 25-й вицепрезидент
США, 26-й президент США
Стр.7
PRO-Секретариат
взаимоотношениями
с коллегами:
Управление
как правильно выбрать
модель взаимодействия
Н
Н.А. ЗАЙЦЕВА,
д-р экон. наук,
проф., бизнес-тренер
компании «Ораторика»
© Н.А. Зайцева, 2015
6
а работе мы проводим большую часть времени, и от того, какие
модели и правила взаимоотношений приняты в коллективе, зависит
не только результативность нашей деятельности, но и душевное
равновесие и в конце концов состояние нашего здоровья.
Как выбрать правильную модель поведения, чтобы начать получать
удовольствие от взаимодействия с коллегами и минимизировать неприятные
моменты при общении с сотрудниками с отклоняющимся поведением, рассмотрим
в данной статье.
В чем польза некорректной модели взаимодействия
сотрудников?
В любом коллективе есть «звезды» – те, кого принято называть
«свой парень», сплетники, интриганы и другие типы личностей. У каждого
из них есть свои потребности, которые удовлетворяются именно
таким поведением.
Александра, секретарь руководителя департамента продаж
крупной торговой компании, часто допускала по отношению к коллегам,
равным с ней по положению, мягко говоря, не вполне корректное,
а порой и откровенно хамское поведение. При этом она имела хорошее
университетское образование, была высокоэрудированным человеком,
специалистом своего дела, за что, собственно, ей и прощались такие
выходки. Ее руководитель неоднократно проводил с ней беседы
о том, что следует быть дипломатичнее в отношениях с коллегами.
Александра каждый раз обещала, что «это больше не повторится»,
Дополнительную информацию читайте на www.sekretariat.ru
Стр.8
Справочник секретаря и офис-менеджера • №5 2015
однако не считала нужным эти обещания сдерживать. Тем коллегам,
с которыми она позволяла себе говорить откровенно, Александра
открыто заявляла о причине использования такой модели поведения:
«Пусть знают, какая я и что со мной лучше не связываться. Так что
в следующий раз они не подойдут ко мне с какой-нибудь очередной
просьбой».
Таким образом, можно сформулировать первый совет по определению
модели взаимодействия с коллегами: поймите, какую потребность
удовлетворяет ваш коллега, демонстрируя по отношению
к вам некорректное поведение, и действуйте, опираясь на это
знание.
«И словно мухи, тут и там, ходят слухи по домам…»*
В одном из последних социологических исследований была приведена
информация, что более 70% россиян периодически сталкиваются
со слухами, из них около 45% чаще чем 1–2 раза в неделю.
Рассмотрим, что представляют из себя слухи и в чем заключается их негативное
воздействие на отношения в трудовом коллективе.
Г. Бальтасар** писал о том, что «слух – черный вход для правды
и парадный – для лжи». В этом, безусловно, есть смысл, т. к. слух в общем
случае – это какое-либо сообщение (новость, информация) о некоторых
событиях, официально не подтвержденных, которое исходит
от одного или более лиц и устно передается в массе людей от одного
члена коллектива другому. Отличительной особенностью слухов
является то, что они касаются важных для определенной социальной
группы явлений, отвечают направленности ее потребностей и интересов.
Кроме того, в слухах информация недостаточно отражает
реальное положение дел или даже искажает его. Также с помощью
слухов создается и передается общественное мнение, настроение, социальные
стереотипы и установки определенной части или коллектива
в целом. Как говорил известный специалист в области военной
психологии и психологии пропаганды Э. Боринг***, «люди повторяют
слухи только тогда, когда они способствуют удовлетворению какойлибо
их потребности».
* В.С. Высоцкий (1938–1980) – советский поэт, писатель, актер и автор-исполнитель песен.
**
Бальтасар Грасиан-и-Моралес (1601–1658) – испанский писатель, философ и теоретик
литературы, иезуит. Крупнейший представитель литературы барокко.
*** Эдвин Гарригс Боринг (1886–1968) – американский психолог. Его ранние исследования
посвящены психологии ощущения и восприятия. Наибольшую известность
Борингу принесли его труды по истории науки и, в частности, по истории психологии.
Дополнительную
информацию читайте на www.sekretariat.ru
7
Стр.9