№ 12, 2014
Редакционная кол ле гия
В.И. Андреева –
научный редактор журнала, канд. ист. наук, проф. кафедры трудового
права и права социального обеспечения
Российской академии правосудия
Е.В. Богданова –
главный редактор Издательского дома МЦФЭР
Л.М. Вялова –
канд. ист. наук, доц. кафедры документоведения
Россий ского государственного гуманитарного университета
В.П. Козлов –
д-р ист. наук, проф. Российского государственного гуманитарного
университета
М.В. Ларин –
д-р ист. наук, проф., директор ВНИИДАД
Н.С. Медведева –
руководитель аппарата генерального директора
ЗАО «МЦФЭР»
Л.В. Санкина –
канд. ист. наук, доц. кафедры документоведения
Россий ского государст венного гуманитарного университета
Стр.3
PRO-СЕКРЕТАРИАТ
Долинова М.В.
6
ПРЕДНОВОГОДНИЙ МАРАФОН
Как подготовиться к Новому году? ЗадумыК
вались
ли вы, какие главные дела связаны
с Новым годом? В этом празднике есть четыре
стороны или четыре больших задачи.
Как подводить итоги года? Новый год и наши
отношения с людьми: подарки, корпоративная
этика и взаимопомощь. Отдых.
Устать или отдохнуть за время праздников?
Как распределить новогодние финансы?
В конце декабря или в самом начале января
постарайтесь найти время для построения
планов. Это приблизит к вам то будущее,
о котором вы мечтаете! Желаем вам и вашим
близким счастья в Новом году!
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
Лепеха О.А.
При изменении каких условий труда в организации
могут уменьшаться объемы работ?
Почему работодателю может быть невыгодно
увольнение работников, в том числе массовое?
Сохранение рабочих мест. На какой
максимальный срок может вводиться режим
неполного рабочего времени? Процедура
учета мнения выборного органа первичной
профсоюзной организации. По какому
основанию увольняют работника, отказавшегося
работать в режиме неполного рабочего
времени?
29 ИНФОРМАЦИОННОАВОЧН
Янковая
В.Ф.
СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ.
ХАРАКТЕРИСТИКА
14 НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ОРГА
ОТ ИДЕИ К РЕ
ОТ ИДЕИ К РЕАЛИЗАЦИИ
АНИЗАЦИИ:
Функции номенклатуры дел в организации.
Какими принципами нужно руководствоваться
при составлении номенклатуры дел?
Заполнение граф номенклатуры дел: индекс
дела, заголовок дела, количество дел (единиц
хранения), срок хранения и номера статей
по перечню и примечания. Составление заголовков
некоторых видов документов и пример
итоговой записи к номенклатуре дел
ШКОЛА ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО
СЕКРЕТАРЯ
20 ВВЕДЕНИЕ В ОРГАНИЗАЦИИ
Р
2
2
Андреева В.И.
РЕЖИМА НЕПОЛНОГО РАБОЧЕГО
РЕЖИМА Н
ВРЕМЕНИ
АНИЗАЦ
Что такое характеристика и кто ее обычно
составляет? Правильно ли утверждение:
«Характеристика составляется на бланке
организации»? Содержание этого документа.
Кем подписывается характеристика?
Какие из персональных данных
работника указываются в характеристике?
Если характеристика представляется
в другую организацию, нужно ли ее заверять
печатью?
ВОПРОС-ОТВЕТ
36 Как вернуть себе радость от празднования
Нового года? Что можно включить в план
подготовки к Новому году? Какие компьютерные
гаджеты можно подарить коллегам
и партнерам на праздники, в том числе
на Новый год? Предлагаем вашему вниманию
небольшой обзор наиболее популярных
USB-гаджетов для офиса и для отдыха.
Какие подобрать сапоги для девушки
невысокого роста? С чем их лучше сочетать?
Какое зимнее пальто выбрать для
офиса?
ть от п
Дополнительную информацию читайте на www.sekretariat.ru
Стр.4
Справочник секретаря и офис-менеджера • №12 2014
СЕМИНАР НА РАБОЧЕМ МЕСТЕ
Бадя Т.П.
48 ИНТЕЛЛЕКТ-КАРТЫ КАК
ИНСТРУМЕ
И ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЙ
(Эффективная работа
с информацией)
ИНСТРУМЕНТ ПЛАНИРОВАНИЯ
Что такое интеллект-карты? Основные
правила составления интеллект-карт. Общие
рекомендации, которые помогут сделать
ваш майндмеп нагляднее и эффективнее.
Три наиболее практичных метода
планирования при помощи интеллекткарт:
по квадранту Эйзенхауэра, по группам
и по часам. Как составить «генеральный
план» на 2015 год? Принятие
решений при помощи интеллект-карт.
Успехов в наступающем году! И пусть мечты
сбываются!
56 ЗАЧЕМ НУЖЕН ПОРЯДОК
В ОФИСЕ И
Иголкина И.Н.
В ОФИСЕ И КАК ЕГО СОЗДАВАТЬ?
(Школа практической психологии)
Что такое «идеальный порядок»? Как
не просто наводить порядок, а создавать такие
системы, когда работа происходит
с минимальными усилиями, а порядок поддерживается
«сам собой»? С чего начинать
наведение порядка? Личные привычки и рабочие
требования. 5 японских «S». Когда надо
остановиться, или как не стать рабом
порядка? График зависимости полезности
от упорядоченности. Вы можете применить
эти советы не только на работе, но и дома,
где они так же успешно работают, ежедневно
принося вам пользу!
63 НОВЫЙ ГОД И РОЖДЕСТВО
УЖЕ НЕ ЗА Г
Блех И.А.
УЖЕ НЕ ЗА ОРАМИ!
ОД И РОЖДЕСТ
(Деловой английский язык
для секретаря)
У ваших зарубежных партнеров есть все
шансы оказаться на Рождество в России.
Как поздравить их соответствующим образом
и преподнести подарки? Любому человеку
всегда приятно, когда окружающие
демонстрируют знания об обычаях
и традициях его страны. British vs. American.
Слышали ли вы когда-нибудь о таком
празднике, как Boxing day? Что такое
Christmas Crackers? Традиционные рождественские
растения. Знаете ли вы рождественские
приметы? Надеемся, что вы
сумеете создать настоящую атмосферу
праздника для ваших гостей, которых Рождество
застало вдали от дома!
КРАСОТА И ЗДОРОВЬЕ
Луговая М.М.
68 В ЧЕМ ВСТРЕЧАТЬ НОВЫЙ Г
К
ТЬ НОВЫЙ ОД-2015
Какую одежду выбрать для встреч с друзьями,
волшебной праздничной ночи, корпоративной
вечеринки и новогодних выходных
дней? Самые актуальные тенденции
праздничной новогодней моды. Какую цветовую
гамму предпочесть в этом году?
Модные рисунки и силуэты вечерних нарядов.
Какие украшения являются актуальными
в этом сезоне? Праздничные прическа,
макияж и маникюр. Рекомендации по выбору
обуви и аксессуаров. Вечерняя мода для
мужчин
Севастьянова А.А.
75 ЧЕМ ПОРАДОВАТЬ СЕБЯ
ПЕРЕД НО
ПЕРЕД НОВЫМ ГОДОМ?
В предновогодней суете очень сложно выкроить
время для себя. Как правильно подобрать
уходовые средства и не потеряться
в многообразии косметических продуктов?
Самые актуальные и наиболее популярные
средства по уходу за собой и процедуры,
которые помогут любой женщине почувствовать
себя королевой. Уход за волосами,
телом и лицом. Топ-средства, салонный
и домашний уход. Особенности новогоднего
макияжа. Желаем вам встретить Новый
год во всеоружии, быть самыми красивыми
и лучезарными!
Дополнительную информацию читайте на www.sekretariat.ru
3
Стр.5
Содержание
ЭЛЕКТРОННЫЙ ОФИС
Ключко Н.В.
КОРРЕСПО
EXCEL 2010
УВАЖАЕМЫЕ ЧИТАТЕЛИ!
82 ВЕДЕНИЕ ЖУРНАЛА РЕГИ2 ВЕДЕНИЕ ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ
КОРРЕСПОНДЕНЦИИ В MS OFFICE
Как использовать приложение Microsoft
Offi ce Excel для решения делопроизводственных
задач? Создание журнала регистрации
документов в MS Offi ce Excel 2010.
Как возможности таблиц позволяют комфортно
работать с журналами регистрации?
Основные графы журнала регистрации входящей
корреспонденции. Диапазоны и таблицы
в MS Excel
87 ДОМАШНЕЕ ЗАДАНИЕ
89 ОТВЕТ НА ДОМАШНЕЕ ЗА
ИЗ № 11
91 ПЕРЕЧЕНЬ МАТЕРИАЛОВ,
ОПУБЛИКО
Для более удобной работы
со статьями редакция журнала
«Справочник секретаря и офисменеджера»
вводит следующие
условные обо зна че ния:
обратите внимание
на заметку
ОТВЕТ НА ДОМАШНЕЕ ЗАДАНИЕ
ИЗ№11
ОПУБЛИКОВАННЫХ В 2014 ГОДУ
запишите важную
информацию
типичная ошибка
вопрос
пришлите
ответ на задание
читайте на портале
PRO-Секретариат
4
Дополнительную информацию читайте на www.sekretariat.ru
Стр.6
МАРИЯ ДОЛИНОВА
ПРЕДНОВОГОДНИЙ МАРАФОН
Будущее должно быть заложено
в настоящем. Это называется
планом. Без него ничто в мире не
может быть хорошим.
Георг Кристоф Лихтенберг (1742–1799),
немецкий писатель, публицист и ученый
Стр.7
PRO-Секретариат
Предновогодний
марафон
П
© М. Долинова, 2014
6
риближается Новый год – праздник, который вызывает одновременно
и радость, и беспокойство. Радость понятна: длинные каникулы,
новогодние «чудеса», приятные воспоминания детства,
запах мандаринов, предпраздничная суета, красиво украшенные
улицы... Но и беспокойство возникает не случайно. Новый
год, как и день рождения, – это особая точка во времени, рубеж. Чтобы сделать
праздник по-настоящему чудесным и предотвратить новогоднюю хандру
(с которой знакомы, увы, очень многие), к торжеству нужно правильно подготовиться.
Как
подготовиться к Новому году
Зачем вообще нужны «рубежные» праздники – Новый год и день
рождения? Ведь если бы не наше особое отношение к этим датам в календаре,
они ничем не отличались бы от других дней.
Многие века календарные праздники были теми отметками, которые
помогали считать годовые циклы. Время для наших предков как бы
шло по кругу, и каждый год был очень похож на предыдущий и последующий.
Нового было мало.
Сейчас ситуация совсем другая. Мы живем в другом времени – лиМария
ДОЛИНОВА,
психолог, канд. психол.
наук
нейном. В отличие от наших предков, мы не ходим по кругу, а как бы
движемся из точки А в точку Б. И роль календарных праздников, особенно
Нового года, теперь другая: это уже не просто механический отсчет
прожитых лет, а оценка результатов и достижений. Вот почему
на Новый год принято подводить итоги, ставить цели и загадывать
желания.
Четыре стороны Нового года
Задумывались ли вы, какие главные дела связаны с Новым годом?
Возможно, вы сразу подумали про подарки для близких и коллег,
про украшение дома, угощение и праздничный наряд? Да, все
это действительно нужно подготовить, причем желательно заранее.
Но если мы посмотрим на Новый год более внимательно, то увиДополнительную
информацию читайте на www.sekretariat.ru
Стр.8
Справочник секретаря и офис-менеджера • №12 2014
дим, что в этом празднике есть четыре стороны или четыре больших
задачи:
1) найти прошлому место в душе и подвести итоги уходящего года;
2) укрепить отношения с важными для нас людьми;
3) подготовиться к будущему, составить планы и загадать желания;
4) отдохнуть и порадоваться, получить заряд положительных эмоций, чтобы
с улыбкой пережить зиму.
Давайте разберемся с этими четырьмя задачами по порядку.
Как подводить итоги года?
Перед Новым годом важно разложить по полочкам воспоминания
прошлого, подвести итоги, сохранить в памяти лучшие воспоминания
уходящего года. И еще более важно – выбросить из жизни то, что не хочется
продолжать.
Во многих странах традиционно перед Новым годом люди очищают
пространство дома от разного хлама.
В Италии, например, в новогоднюю ночь из окон домов радостно
выбрасывают старую мебель. Тибетцы перед самым Новым годом стараются
раздать все долги, чтобы не нести их с собой в следующий год.
Эти народные поверья и символические действия вполне оправданны:
они действительно помогают очистить свою жизнь от всего ненужного.
Возможно, вы тоже захотите присоединиться к этим традициям.
Тогда попробуйте сделать что-то из этого списка:
• сделайте генеральную уборку в офисе и дома;
• помиритесь с теми, с кем вы в ссоре;
• закройте все проекты уходящего года и отчитайтесь по ним;
• верните долги (как материальные, так и нематериальные);
• напишите главные для вас события уходящего года. Поделитесь
этой записью с близкими людьми:
например, создайте «Альбом памятных моментов» или опубликуйте запись
об итогах года в социальных сетях;
• сделайте подборку фотографий с итогами года.
Создайте фотогалерею или фотокнигу. Выберите те фотографии, которые
вас по-настоящему радуют, и повесьте их в доме или на работе на память
о том, что было хорошего в уходящем году. Раз в год обновляйте эти
фотографии;
Дополнительную информацию читайте на www.sekretariat.ru
7
Стр.9