Опыт моделирования бизнес-процессов СМК НБ СибГТУ

Стр.1

Стр.2

Стр.3

Елена Викторовна Слукина 67 Елена Викторовна Слукина ОПЫТ МОДЕЛИРОВАНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ СМК НБ СИБГТУ Построение СМК библиотеки вуза предполагает обязательное моделирование ее деятельности как целостной системы - с одной стороны, и как подсистемы вуза - с другой. Исследование библиотеки как целостной системы было характерно прежде для библиотековедов - теоретиков. Для специалистов - практиков библиотеки это совершенно новый подход, новый взгляд на библиотеку, позволяющий увидеть и проанализировать все внутренние и внешние связи, определить и классифицировать процессы библиотеки. В свою очередь использование процессного подхода служит инструментом совершенствования технологической базы деятельности библиотеки и позволяет более эффективно и грамотно внедрять автоматизированные технологии. Понимание •ути процессного подхода разработчиками системы менеджмента качества организации - залог успешного моделирования эффективной структурной модели библиотеки как целостной системы. Процессный подход к производству - четвертый принцип Международного стандарта менеджмента качества ИСО 9001:2000 - декларирует, что желаемый результат в производстве, в том числе услуг библиотеки, достигается наиболее эффективным способом, когда всеми видами деятельности и необходимыми для нее ресурсами управляют как процессами. Согласно ГОСТ Р ИСО 90002001 Процесс - это совокупность взаимосвязанных или взаимодействующих видов деятельности, преобразующая входы в выходы, т.е. любая работа, получающая входные воздействия и преобразующая их в выходные результаты, рассматривается как процесс. Также существует еще определение процесса, приведенное Левшиной В.В., руководителя управления обеспечения качеством СибГТУ, в монографии «Формирование системы менеджмента качества в вузе», дополняющее выше приведенное и помогающее аонять суть процессного подхода. Процесс — последовательность исполнения функций (работ, операций), направленных на создание результата, имеющего ценность для потребителя.

Стр.1

68 Данная формулировка позволяет отметить важнейшие составляющие процесса: - «последовательность исполнения функций» - указывает на то, что надо выстроить порядок, регламент, алгоритм выполнения работ, т.е. позволяет проанализировать как выстраивается порядок выполнения процессов в конкретной организации - системно или стихийно; - «направленных на создание результата» - подчеркиваете,; предназначение процесса. Процесс обязательно должен заканчиваться результатом. Если же процесс не имеет результата, тс возникает сомнение в необходимости данного процесса. Основное требование к процессу - он должен приводить к результату, не обходимому организации и удовлетворяющее требования клиентов; - «результата, имеющего ценность для потребителя» фор мирует ориентированность на клиента как у сотрудников, та и у организации в целом. Это означает, что ценность проделанное работы, оказанной услуги определяет не исполнитель, а потребитель процесса, независимо от того - внешний (читатель, пользователь) или внутренний (соседний отдел). Сущность процессного подхода помогут понять следующей позиции СМК: - причины недостаточно успешной работы организации кроются не в людях, а в системе процессов. Лишь в 2% случаев в проблемах организации виноваты ее сотрудники, а в остальных же 98% причину надо искать в том, как организованна их работа; - любая деятельность может рассматриваться как технологический процесс и потому может быть улучшена - качество - результат оптимизации процессов деятельности, а не контроля качества конечной продукции или услуги; функционирование любой организации это сеть взаимосвязанных и взаимодействующих процессов. Преимущества процессного подхода в возможности постоянного управления, прослеживаемости взаимосвязи и взаимодействия отдельных процессов в пределах системы, которой является библиотека как организация. Разработка СМК научной библиотеки СибГТУ ведется в рамках общего направления деятельности университета по созданию

Стр.2

Елена Викторовна Слукина 69 и внедрению системы менеджмента качества. Новая версия стандартов ГОСТ Р ИСО 9000-2001 не содержит каких-либо жестких указаний по процедуре разработки системы СМК и ее документированию. Разработчикам предоставляется право самим выбрать путь создания СМК. Но, отправной точкой этой работы является определение сети процессов, необходимых для СМК, а также их последовательности и взаимодействия. Каждый процесс предназначен для получения какого-либо результата, который используется далее для получения следующего результата на дальнейших этапах, т.е. является входом в следующий процесс. При построении СМК нашей библиотеки был освоен процессный подход, т.е. библиотека представлена как система, состоящая из сети взаимосвязанных и взаимодействующих процессов. Для этого была проделана следующая работа: - выявлена полная система процессов; - определены последовательность, взаимосвязи и взаимодействия процессов в этой системе - с позиций стратегической важности определены основные (базовые) процессы; - назначены владельцы основных процессов; - описаны процессы, установлены цели и индикаторы эффективности процессов. При выявлении полного перечня процессов, выполняемых библиотекой, нами использован перечень работ, приведенный в «Межотраслевых нормах времени на работы, выполняемые в библиотеках» (приводится 24 укрупненных процесса) и собственный опыт работы. После отсеивания повторяющихся, однотипных процессов, имеющих место в разных отделах, выявлено и идентифицировано более 40 отличных процессов. Идентификация процесса - присвоение процессу идентификатора, который позволяет отличить данный процесс от других процессов в организации. Для идентификации процессов каждому процессу нами присвоено уникальное название. Например: комплектование документов и сериальных изданий; учет, первичная каталогизация документов и др. Дальнейшим этапом стало определение последовательности, взаимосвязи и взаимодействия выявленных процессов. Ключевым аспектом процессного подхода является описание процессов

Стр.3