СЕКРЕТАРИАТ в вопросах и ответах Делопроизводство и СЭД №11 2015 ноябрь КАКИЕ ОСОБЕННОСТИ ДОЛЖНЫ УЧИТЫВАТЬСЯ ПРИ СОСТАВЛЕНИИ ПРАВИЛ И ИНСТРУКЦИЙ ПО КОНФИДЕНЦИАЛЬНОМУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ЧТО ТАКОЕ ТРУДОГОЛИЗМ И НАДО ЛИ ПОБЕЖДАТЬ ЕГО В СЕБЕ КАК ЗАВЕРЯТЬ КОПИЮ ДОКУМЕНТА, ТЕКСТ КОТОРОЙ РАСПОЛОЖЕН НА ДВУХ СТОРОНАХ ОДНОГО ЛИСТА КАК ПОДГОТОВИТЬ ПУБЛИЧНОЕ ВЫСТУПЛЕНИЕ И НЕЙТРАЛИЗОВАТЬ ВОЗМОЖНЫЕ ФОРС-МАЖОРЫ Дорогие читатели! <...> С 2016 года ваш любимый журнал «Секретариат в вопросах и ответах» продолжит свое развитие в составе журнала «Справочник секретаря и офисменеджера». <...> Все самое лучшее, что, судя по вашим письмам, так нравилось вам в журнале «Секретариат в вопросах и ответах», мы передадим журналу «Справочник секретаря и офис-менеджера». <...> Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера» будет теперь вашим самым верным помощником. <...> Поэтому мы не прощаемся с вами, а говорим вам: «До новых встреч на страницах журнала “Справочник секретаря и офис-менеджера”»! <...> ЗАО «МЦФЭР» ISSN 2070-7371 11 9 772070 737155 СОДЕРЖАНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВ Как правильно оформляется реквизит «подпись», если письмо подписывается физическим лицом на основании доверенности от юридического лица? <...> Можно ли их регистрировать в журнале входящей корреспонденции? <...> Какие особенности должны учитываться при составлении правил и инструкций по конфиденциальному делопроизводству на коммерческом предприятии? <...> ЮРИДИЧЕСКАЯ КОНСУЛЬТАЦИЯ 4 Если в трудовой книжке появилась запись, признанная в дальнейшем недействительной, обязан ли работодатель выдать работнику дубликат такой трудовой книжки? <...> АНГЛИЙСКИЙ ЯЗЫК Что такое позитивный язык делового общения, например, если речь идет об английском языке? <...> При устном общении и ежедневной переписке использование позитивного языка может значительно улучшить ваши взаимоотношения с зарубежными партнерами и способствовать формированию положительного имиджа вашей компании. <...> Что такое трудоголизм и надо ли побеждать <...>
Секретариат_в_вопросах_и_ответах_№11_2015.pdf
СЕКРЕТАРИАТ
в вопросах и ответах
Делопроизводство
и СЭД
№11
2015
ноябрь
КАКИЕ
ОСОБЕННОСТИ ДОЛЖНЫ УЧИТЫВАТЬСЯ
ПРИ СОСТАВЛЕНИИ ПРАВИЛ И ИНСТРУКЦИЙ
ПО КОНФИДЕНЦИАЛЬНОМУ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
ЧТО
ТАКОЕ ТРУДОГОЛИЗМ
И НАДО ЛИ
ПОБЕЖДАТЬ ЕГО В СЕБЕ
КАК
ЗАВЕРЯТЬ КОПИЮ ДОКУМЕНТА,
ТЕКСТ КОТОРОЙ
РАСПОЛОЖЕН
НА ДВУХ СТОРОНАХ
ОДНОГО ЛИСТА
КАК
ПОДГОТОВИТЬ ПУБЛИЧНОЕ
ВЫСТУПЛЕНИЕ И НЕЙТРАЛИЗОВАТЬ
ВОЗМОЖНЫЕ
ФОРС-МАЖОРЫ
Стр.1
Дорогие читатели!
У нас есть для вас новость!
С 2016 года ваш любимый журнал «Секретариат
в вопросах и ответах» продолжит свое развитие
в составе журнала «Справочник секретаря и офисменеджера».
Все самое лучшее, что, судя по вашим
письмам, так нравилось вам в журнале «Секретариат
в вопросах и ответах», мы передадим журналу
«Справочник секретаря и офис-менеджера».
Ваши вопросы теперь будут рассматриваться
нашими экспертами еще подробнее. Многие ответы
на них станут статьями.
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»
будет теперь вашим самым верным помощником.
Поэтому мы не прощаемся с вами, а говорим
вам: «До новых встреч на страницах журнала
“Справочник секретаря и офис-менеджера”»!
Подпи саться вы можете по счетам в журнале на
с. 47–48. Специально для вас действует скидка 40%.
Надеемся, что вы останетесь с нами как наши
преданные читатели и друзья!
С уважением,
Екатерина Губернская,
главный редактор журналов
«Секретариат в вопросах и ответах»,
«Справочник секретаря и офис-менеджера»
и «Современные технологии делопроизводства
и документооборота»
Стр.2
СЕКРЕТАРИАТ
в вопросах и ответах
Генеральный директор – Максим Межанский
Главный редактор – Екатерина Богданова
ОБЪЕДИНЕННАЯ РЕДАКЦИЯ:
Директор – Валентин Гирихиди
Руководитель – Анна Шилина
ashilina@mcfr.ru
Главный редактор – Екатерина Губернская
egubernskaya@mcfr.ru
РЕДАКЦИЯ:
Выпускающий редактор – Екатерина Брыкова
Дизайн-концепция – Ольга Сутемьева, Галина Скворцова
Верстка – Юлия Петрушина
Редактор – Юлия Одинокова
yodinokova@mcfr.ru
АДРЕС РЕДАКЦИИ:
127287, г. Москва, ул. 2-я Хуторская, д. 38А, стр. 17
Тел.: 8 (495) 937-90-80 (многоканальный)
www.sekretariat.ru, www.shop.mcfr.ru
ДЛЯ ПИСЕМ:
129164, г. Москва, а/я 9
document@mcfr.ru, document@sekretariat.ru
ПОДПИСНЫЕ ИНДЕКСЫ:
«Роспечать» – 47435, 47436
«Почта России» – 79858, 79896
«Пресса России» – 88252, 88253
Бренд-менеджер – Екатерина Финогенова
Тел.: 8 (495) 937-90-80, доб. 2249
efinogenova@mcfr.ru
ОТДЕЛ ПРОДВИЖЕНИЯ:
Ведущий менеджер – Елена Романенко
Тел.: 8 (495) 937-90-80, доб. 5710
eromanenko@mcfr.ru
Руководитель – Наталья Синицина
Тел.: 8 (495) 937-90-80, доб. 2745
nsinitsina@mcfr.ru
РАЗМЕЩЕНИЕ РЕКЛАМЫ:
СЛУЖБА КЛИЕНТСКОЙ ПОДДЕРЖКИ:
Тел.: 8 (495) 937-90-82, 933-63-22
Факс: 8 (495) 933-52-62
E-mail: pressa@mcfr.ru
УЧРЕДИТЕЛЬ И ИЗДАТЕЛЬ: ЗАО «МЦФЭР»
ИЗДАТЕЛЬСКИЙ ДОМ МЦФЭР:
№ 11
ноябрь 2015
Претензии по доставке направляйте по факсу: 8 (495) 933-52-62
Редакция не несет ответственности за содержание рекламных материалов.
Мнение редакции может не совпадать с мнением авторов.
Перепечатка материалов допускается только с письменного согласия редакции.
Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-31924 от 15.05.2008.
Выдано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий
и массовых коммуникаций.
Цена свободная.
Подписано в печать 07.10.2015. Формат 70 Ч 108 1/16.
Печать офсетная. Бумага офсетная. Тираж 2000 экз.
Усл. печ. л. 4,2. Изд. № 7450. Заказ № К-4611.
Дата выхода в свет 27.10.2015
428019, Чувашская Республика, г. Чебоксары, пр-т И. Яковлева, д. 13
© ЗАО «МЦФЭР», 2015
Юридический адрес: 129090, г. Москва, ул. Щепкина, д. 25/20
Отпечатано в АО «ИПК «Чувашия».
ЗАО «МЦФЭР»
ISSN 2070-7371
11
9 772070 737155
Стр.3
СОДЕРЖАНИЕ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВ
Как правильно оформляется реквизит «подпись», если письмо подписывается
физическим лицом на основании доверенности от
юридического лица? Есть ли разница в том, как нумеровать страницы
или листы при прошивке журналов регистрации? В каком документе
прописаны данные правила? Как заверять копию документа,
текст которой расположен на двух сторонах одного листа? В
каком нормативном документе об этом говорится? В адрес закрытой
компании продолжают поступать письма. Можно ли их регистрировать
в журнале входящей корреспонденции? Какие особенности
должны учитываться при составлении правил и инструкций по
конфиденциальному делопроизводству на коммерческом предприятии?
Что лучше: создавать комиссию по уничтожению печатей и
штампов на постоянной основе или время от времени, исходя из
потребностей?
ЮРИДИЧЕСКАЯ КОНСУЛЬТАЦИЯ
4
Если в трудовой книжке появилась запись, признанная в дальнейшем
недействительной, обязан ли работодатель выдать работнику дубликат
такой трудовой книжки? Сотрудник компании несколько месяцев
находился в состоянии временной нетрудоспособности, а потом был
признан полностью нетрудоспособным. В кадровой службе потребовали
от него написать заявление об увольнении и приложить справку
об инвалидности. Не противоречит ли это требование законодательству?
АНГЛИЙСКИЙ
ЯЗЫК
Что такое позитивный язык делового общения, например, если речь
идет об английском языке? Как вы строите предложения на английском
языке? Наши рекомендации по построению позитивных фраз.
Нуждаются ли официальные документы в позитивной переработке?
При устном общении и ежедневной переписке использование позитивного
языка может значительно улучшить ваши взаимоотношения
с зарубежными партнерами и способствовать формированию
положительного имиджа вашей компании. Don’t be negative, be
positive!
ПСИХОЛОГИЯ
Может ли секретарь некоторое время ничего не делать? Стоит ли
брать на себя все новые и новые обязанности? Как научиться говорить
«нет» самой себе? Отчего вы устаете на работе? Как бороться с постоянной
загруженностью? Почему необходимо спать по 8 часов в
день? Что такое трудоголизм и надо ли побеждать его в себе? Что
делать, если среди ваших коллег довольно много людей, которые
негативно смотрят на окружающий мир? Как с ними общаться? Типы
негативных людей. Негативное поведение сотрудника можно скорректировать
и сделать его хотя бы нейтральным. Каким образом?
2
10
13
17
Задавайте вопросы: document@mcfr.ru, тел.: 8(495)937-9080, доб. 58-20
2
2
2
Стр.4
СОДЕРЖАНИЕ
ДЕЛОВОЙ ПРОТОКОЛ И ЭТИКЕТ
Как подготовить публичное выступление и нейтрализовать возможные
форс-мажоры, которые могут испортить даже самое успешное
выступление? Существует ли классификация «трудных» слушателей
и есть ли методы работы с ними?
ЭЛЕКТРОННЫЙ ОФИС
Как упростить работу с электронной перепиской в организации?
Каковы на сегодняшний день требования к коллективной работе с
данными компании? За счет каких инструментов они могут быть
реализованы? Можно ли организовать обмен электронными документами
в организации, у которой нет внутреннего ЭДО? Каковы
сегодня приоритетные задачи среднего бизнеса в области управления
контентом? Какие задачи в работе с обращениями граждан можно
решить с помощью современных технологий текстовой аналитики?
ИМИДЖ И СТИЛЬ
31
35
Существуют различные виды маникюра и педикюра на любой вкус.
Как не ошибиться и сделать правильный выбор, подобрать то, что
подходит именно вам? Маникюр в домашних условиях. Какие виды
педикюра сейчас наиболее популярны? Сахарный скраб для ног.
Способы наращивания ногтей. Виды декоративных покрытий. Советы
по домашнему уходу за ногтями
САМОКОНТРОЛЬ
Проверьте себя! Разгадайте интересный кроссворд!
40
46
УВАЖАЕМЫЕ ЧИТАТЕЛИ!
Для более удобной работы с журналом используются следующие знаки-указатели:
?
Вопрос
№ 11•2015
Внимание
На заметку
Подробнее
Ошибка
Запишите
3
3
3
3
Стр.5