СЕКРЕТАРИАТ
в вопросах и ответах
Генеральный директор – Максим Межанский
Главный редактор – Екатерина Богданова
ОБЪЕДИНЕННАЯ РЕДАКЦИЯ:
Директор – Валентин Гирихиди
Руководитель – Анна Шилина
ashilina@mcfr.ru
Главный редактор – Екатерина Губернская
egubernskaya@mcfr.ru
РЕДАКЦИЯ:
Выпускающий редактор – Екатерина Брыкова
Дизайн-концепция – Ольга Сутемьева, Галина Скворцова
Верстка – Юлия Петрушина
Редактор – Юлия Одинокова
yodinokova@mcfr.ru
АДРЕС РЕДАКЦИИ:
127287, г. Москва, ул. 2-я Хуторская, д. 38А, стр. 17
Тел.: 8 (495) 937-90-80 (многоканальный)
www.sekretariat.ru, www.shop.mcfr.ru
ДЛЯ ПИСЕМ:
129164, г. Москва, а/я 9
document@mcfr.ru, document@sekretariat.ru
ПОДПИСНЫЕ ИНДЕКСЫ:
«Роспечать» – 47435, 47436
«Почта России» – 88252, 88253
«Пресса России» – 79858, 79896
Руководитель – Наталья Кащеева
Тел.: 8 (495) 937-90-80, доб. 5780
nkcom@mcfr.ru
ОТДЕЛ ПРОДВИЖЕНИЯ:
Ведущий менеджер – Елена Романенко
Тел.: 8 (495) 937-90-80, доб. 5710
eromanenko@mcfr.ru
Руководитель – Наталья Синицина
Тел.: 8 (495) 937-90-80, доб. 2745
nsinitsina@mcfr.ru
РАЗМЕЩЕНИЕ РЕКЛАМЫ:
ОТДЕЛ ПО РАБОТЕ С КЛИЕНТАМИ:
Тел.: 8 (495) 937-90-82, 933-63-17
Факс: 8 (495) 933-52-62
E-mail: pressa@mcfr.ru
УЧРЕДИТЕЛЬ И ИЗДАТЕЛЬ: ЗАО «МЦФЭР»
ИЗДАТЕЛЬСКИЙ ДОМ МЦФЭР:
№ 12
декабрь 2014
Претензии по доставке направляйте по факсу: 8 (495) 933-52-62
Редакция не несет ответственности за содержание рекламных материалов.
Мнение редакции может не совпадать с мнением авторов.
Перепечатка материалов допускается только с письменного согласия редакции.
Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-31924 от 15.05.2008.
Выдано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий
и массовых коммуникаций.
Цена свободная.
Усл. печ. л. 4,2. Тираж 4000 экз. Изд. № 6645. Заказ № 1036-ОП.
Дата выхода в свет 21.11.2014
Юридический адрес: 129090, г. Москва, ул. Щепкина, д. 25/20.
ЗАО «МЦФЭР»
Отпечатано в ООО «Чебоксарская типография № 1»
428000, Чувашская Республика, г. Чебоксары, пр-т И. Яковлева, 15.
Тел. +7 (8352) 28-77-98, 57-01-87, www.volga-print.ru
© ЗАО «МЦФЭР», 2014
Подписано в печать 31.10.2014. Формат 70 Ч 108 1/16.
Печать офсетная. Бумага офсетная.
ISSN 2070-7371
12
9 772070 737148
Стр.3
СОДЕРЖАНИЕ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВ
Как правильно оформить дату документа? Должны ли быть в организации
Правила внутреннего трудового распорядка? Что это за
документ? Заполнение без ошибок основных разделов номенклатуры
дел. Как подготовить приказ по уничтожению документов с истекшими
сроками хранения? Необходимо ли каждый год обновлять
журналы регистрации внутренних документов, выданных доверенностей
и учета работников, выбывших в командировку? Уничтожение
документов, которые одновременно хранятся и в электронной,
и в бумажной версии
ЮРИДИЧЕСКАЯ КОНСУЛЬТАЦИЯ
Работница ушла в отпуск с 04.11.2014 по 09.11.2014. Начальник
отдела, где она работает, написал докладную о возложении ее
обязанностей и установлении доплаты на себя только 22.11.2014,
а директор подписал документ «в приказ» только 25.11.2014.
Может ли отдел кадров издавать приказ о возложении обязанностей
и выплате уже после срока выполнения обязанностей?
Можно ли отозвать работника из отпуска по предварительной
устной договоренности? Секретарь и ведение воинского учета
в организации. Допускается ли вести воинский учет по «своим
образцам»?
ПСИХОЛОГИЯ
Как оставаться позитивной на рабочем месте и перестать обращать
внимание на проблемы, которые подстерегают вас каждый день
в офисе, приемной, при общении с руководителем и коллегами? Что
нам мешает быть позитивными? Инструменты и приемы, помогающие
быть позитивным. Как научиться удерживать внимание на чем-то
одном, когда вокруг так много отвлекающих факторов? Главные
правила улучшения концентрации внимания и упражнения для его
развития. Используйте наши советы на практике – и вскоре вы научитесь
концентрировать внимание моментально, без дополнительных
упражнений. Удачи!
ДЕЛОВОЙ ПРОТОКОЛ И ЭТИКЕТ
Каковы правила театрального этикета? Как одеться в театр? Появление
в театре или в концертном зале. Как вести себя в гардеробе
и в зрительном зале? Можно ли есть или пить, находясь в зрительном
зале? Когда принято аплодировать? Как вести себя
в театральном буфете и во время антракта? Как правильно покинуть
театр?
2
04
16
20
32
Задавайте вопросы: document@mcfr.ru, тел.: 8(495)937-9080, доб. 58-20
2
2
2
Стр.4
СОДЕРЖАНИЕ
ЭЛЕКТРОННЫЙ ОФИС
Как сделать действительно оригинальный и в то же время приятный
новогодний подарок? Два способа создания видеопоздравления:
самостоятельно или с помощью профессионалов. Как сделать открытку
своими руками? Устанавливаем специальную программу или
используем шаблоны, размещенные в Интернете, в режиме онлайн.
Какие варианты видеооткрыток предлагает сегодняшний рынок
интернет-услуг? Съемка поздравления на профессиональную камеру
и создание видеооткрытки по шаблону
ИМИДЖ И СТИЛЬ
Какой наряд лучше всего выбрать для встречи Нового года? Материалы
и цветовая гамма сезона. Стилистическое направление. Новогодний
наряд и аксессуары. Прическа, макияж и маникюр. Желаем
вам быть красивыми и счастливыми на встрече Нового года, а также
весь предстоящий год! С Новым годом!
39
43
САМОКОНТРОЛЬ
Проверьте себя! Разгадайте интересный кроссворд!
47
УВАЖАЕМЫЕ ЧИТАТЕЛИ!
Для более удобной работы с журналом используются следующие знаки-указатели:
?
Вопрос
№ 12•2014
Внимание
На заметку
Подробнее
Ошибка
Запишите
3
3
3
3
Стр.5
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВ
?
Вопрос
Порядок оформления реквизита «дата документа» установлен ГОСТ Р 6.30–
На заметку
2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов» и Методическими рекомендациями по разработке инструкций по
делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом
Росархива от 23.12.2009 № 76. Дату документа оформляют арабскими
цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц
оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя
арабскими цифрами. Например, дату 14 февраля 2014 г. следует оформлять
так: 14.02.2014.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 14 февраля
2014 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день
месяца, например: 2014.02.14. Если дата оформляется цифровым способом, сокращение
г. (год) не указывается.
К
ак правильно оформить дату документа? Например:
14.02.14 г. Нужно ли после 14 ставить г. или же правильно
так: 14.02.14?
Секретарь, Приморский край
? Д
Вопрос
Правила внутреннего трудового распорядка – документ, который должна иметь
каждая организация, независимо от формы собственности, штатного состава,
количества структурных подразделений.
В статье 189 ТК РФ установлено, что трудовой распорядок в организации
определяется правилами внутреннего трудового распорядка – локальным нормативным
актом организации, регламентирующим порядок приема и увольнения
работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового
договора, режим работы, время отдыха, меры поощрения и взыскания, а также
иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя.
4
Задавайте вопросы: document@mcfr.ru, тел.: 8(495)937-9080, доб. 58-20
олжны ли быть в организации правила внутреннего
трудового распорядка? Что это за документ?
Секретарь отдела, г. Чебоксары
Стр.6
Делопроизводство и архив
Если в организации есть коллективный договор, правила внутреннего трудового
распорядка могут прилагаться к нему, а если коллективный договор отсутствует,
правила внутреннего трудового распорядка (далее – Правила) издаются
работодателем как самостоятельный документ. При этом если в организации
создан профсоюзный комитет, то в соответствии со ст. 372 ТК РФ его мнение
необходимо учитывать.
Профсоюзные органы согласно ст. 370 ТК РФ наделены правом осуществлять
контроль за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных
правовых актов, содержащих нормы трудового права, включая выполнение
работодателями условий коллективных договоров и, конечно Правил. Поэтому
работодатель обязан направить в профсоюзный орган проект Правил и обоснование
к нему, а профсоюз не позднее 5 рабочих дней со дня получения должен
направить работодателю «мотивированное мнение» в письменной форме. Так
как профсоюз – это общественная организация, мнения и решения принимаются
коллегиально и фиксируются в протоколе. «Мотивированное мнение» в соответствии
с ГОСТ Р 6.30–2003 оформляется грифом согласования.
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания профкома
от 12.01.2014 № 2
В 80-е годы прошлого века все организации при составлении Правил пользовались
Типовыми правилами внутреннего трудового распорядка. Однако в трудовом
законодательстве за последние десятилетия произошло много изменений, поэтому
лучше не пользоваться этими правилами, а основываться на новой редакции
ТК РФ, отражая особенности регулирования трудовых отношений у данного
конкретного работодателя.
В Правила необходимо включать вопросы взаимоотношений работодателя с работниками,
которые имеют ярко выраженную специфику для данной организации.
Внимание
Например, организация не берет денег с работников за бланк трудовой книжки
и вкладыша в нее. Этот факт должен быть зафиксирован в Правилах, т. к. у проверяющих
инстанций может возникнуть вопрос: что является основанием того, что
деньги не взимают, из каких средств осуществляется оплата бланков трудовых книжек
и вкладышей в них? Ведь государство эти бланки продает, а частное лицо не
имеет права их приобрести.
Что касается вопроса оформления Правил, он разрешается довольно просто
– есть унифицированная форма этого документа, представленная в Унифицированной
системе организационно-распорядительной документации (УСОРД).
Так как Правила относятся к системе организационно-распорядительной
документации, они оформляются на общем бланке организации, имеют конкрет№
12•2014
5
Стр.7
Делопроизводство и архив
ную структуру текста, утверждаются руководителем организации, согласуются
с проф союзной организацией (при ее наличии). Например:
ФГБУК Государственный
УТВЕРЖДАЮ
центральный Музей кино
ПРАВИЛА
12.01.2014 № 1
г. Вологда
внутреннего трудового распорядка
1. Общие положения.
2. Порядок приема, перевода и увольнения работников.
3. Основные обязанности работников.
4. Основные обязанности работодателя.
5. Рабочее время и его использование.
6. Поощрения за успехи в работе.
7. Взыскания за нарушение трудовой дисциплины.
8. Внутриобъектный режим (если есть необходимость его фиксации).
Должность лица, ответственного
за разработку Правил
Личная подпись
Расшифровка
подписи
Правила могут визироваться юридической службой организации, руководителями
структурных подразделений организации и другими должностными лицами.
Их состав определяет руководитель организации.
Визы оформляются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30–2003 на оборотной
стороне последней страницы Правил, например:
Зам. генерального директора
Нестеров
Начальник юридического отдела
12.01.2014
Волкова
12.01.2014
Необходимо помнить о том, что в соответствии с п. 3 ст. 68 ТК РФ работодатель
обязан знакомить работника при приеме на работу под роспись с Правилами до
подписания трудового договора, т. е. принимаемый на работу должен поставить
свою подпись на Правилах.
6
Задавайте вопросы: document@mcfr.ru, тел.: 8(495)937-9080, доб. 58-20
А.О. Нестеров
О.Л. Волкова
Генеральный директор
Орлов А.Р. Орлов
12.01.2014
Стр.8
Делопроизводство и архив
?
Вопрос
Текст номенклатуры имеет табличную форму, состоящую из пяти граф:
1. Индексы дел.
2. Заголовки дел.
3. Количество единиц хранения.
4. Сроки хранения и № статей по перечню.
5. Примечание.
Индекс дела включен в графу 1 номенклатуры дел. Каждое дело, заголовок
которого включен в номенклатуру, имеет свой индекс.
Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения
Подробнее
структурного подразделения (он указан в штатном расписании) и порядкового
номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения.
Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
Например: 03-16, где 03 – индекс структурного подразделения (отдел кадров);
16 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре (переписка с высшими
учебными заведениями).
Если структурное подразделение в свою очередь имеет структурные подразделения,
это находит отражение в индексе дела.
Например: 03-02-19, где 03 – обозначение структурного подразделения (управление
кадров), 02 – обозначение структурного подразделения внутри управления
кадров (отдел персонала), 19 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре
(личные карточки).
Если номенклатура строится по функциональному принципу, наименованием
раздела служит название функции, направление деятельности выполняемой
организации.
Например: 03-04, где 03 – название функции (учебная работа), 04 – порядковый
номер заголовка дела (пятилетний учебный план специальности).
Заголовки дел вносят во вторую графу номенклатуры дел, заводимых организацией.
Составление заголовков дел – самый сложный участок работы при
№ 12•2014
7
К
ак правильно заполнять основные разделы номенклатуры
дел, чтобы не допустить ошибок и различных
толкований?
Делопроизводитель, г. Пенза
Стр.9